+++ VergabeWelt +++ 03/2018 +++

Viele (Kommunikations-)Wege führen zum Bieter?

Ob es sich bei dieser Annahme nicht eher um einen (Kommunikations-)Irrweg handelt, hatte die VK Bund (VK 2-142/17) zu einem Sachverhalt zu klären, in dem die Angebotsaufklärung scheiterte.
 
Mit Beschluss vom 20.12.2017 (VK 2-142/17) stellte die VK Bund auffallend trivial klingend fest, dass, sofern innerhalb der Ausschreibungsunterlagen die Anwendung eines ausschließlichen Kommunikationsweges (wie hier etwa die verwendete E-Vergabe-Plattform) bestimmt wurde, der Auftraggeber nicht eigenmächtig den Kommunikationsweg wechseln kann.
Ferner stellte die VK Bund klar, dass über Umwege im Internet ermittelte Kontaktdaten eines Bieters nicht ohne Weiteres die Annahme seitens Vergabestelle zulassen, dass Benachrichtigungen oder Mitteilung, die unter Verwendung der selbst ermittelten Kontaktdaten, dem Bieter übermittelt werden, diesem auch tatsächlich und ordnungsgemäß zugehen.

Doch was war eigentlich geschehen?

Innerhalb eines europaweiten offenen Vergabeverfahrens legte der Auftraggeber als ausschließlichen Kommunikationsweg, die von Ihm genutzte E-Vergabe-Plattform fest.
 
Innerhalb der Angebotsprüfung ergab sich jedoch ein Aufklärungserfordernis hinsichtlich des Angebots eines Bieters. Um eine zügige Aufklärung zu bewerkstelligen, versandte der Auftraggeber mittels Fax das Aufklärungsschreiben mit Bitte um Rückmeldung innerhalb einer sechstägigen Frist. Interessant ist hierbei die Tatsache, dass das aufklärungsbedürftige Angebot selbst keine Faxnummer des Bieters enthielt und somit die Annahme naheliegt, dass die für das Aufklärungsschreiben verwendete Faxnummer eigenständig durch den Auftraggeber ermittelt worden sein muss.
 
Einen Tag nach Ablauf der Frist zur Aufklärung meldet sich der Bieter mit dem Hinweis, dass ihm das Aufklärungsschreiben nun erst erreicht habe und bat um Fristverlängerung.
 
Mehr als einen Monat später teilte der Auftraggeber dem Bieter gem. § 134 GWB mit, dass dessen Angebot mangels erfolgreicher Aufklärung nach § 60 VgV nicht berücksichtigt werden könne und beabsichtigt sei, den Zuschlag auf das Angebot eines anderen Bieters zu erteilen.
 
Hiergegen wandte sich der Bieter fristgerecht mittels Rüge, welche der Auftraggeber jedoch nicht abzuhelfen vermochte, sodass die Sache – wie oben dargestellt – von der VK Bund zu entscheiden war.

Drum prüfe wer sich „ausschließlich“ bindet.

Die zuvor beschriebene Trivialität des Beschlusses der VK gewinnt zunehmend an Brisanz, bei Berücksichtigung des dahinterliegenden Sachverhalts. Richtigerweise bestätigt die VK Bund Verhaltensregeln der Vergabepraxis, die einfacher kaum sein könnten.
 
Regelungen und Bestimmungen eines Vergabeverfahrens gelten für beide Parteien eines Beschaffungsprozesses und sollten mehr mit Bedacht als mittels „Copy & Paste“ innerhalb der Vergabeunterlagen getroffen werden.
 
Für die Praxis kann hiernach festgehalten werden:
 

  1. Google ersetzt oder ergänzt nicht die Kontaktdaten eines Bieters oder Bewerbers
    Wir empfehlen im Vorfeld die Vergabeunterlagen so auszugestalten, dass der Bieter mit Angebotseinreichung seine vollständigen Kontaktdaten anzugeben hat.
  2. Treffen Sie ausschließliche Regelungen mit Bedacht
    Seien Sie vorsichtig bei der Formulierung ausschließlicher Regelungen (wie bspw. Kommunikationswege) innerhalb der Verfahrensbedingungen. Treffen Sie nur „ausschließlich“ Regelungen, die tatsächlich in der Praxis auch umgesetzt werden.