Prozessmanagement
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir bereits vorgestellt, wie wir Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen erstellen, den Posteingang einer Organisation digitalisieren und Personalbedarfe ermitteln. Der heutige vierte Teil beschreibt das Prozessmanagement im öffentlichen Sektor. Viel Spaß beim Lesen!
Prozessmanagement
Um Prozessmanagement kommen wir in unserem Arbeitsalltag selten herum: Identifizieren, Optimieren, Dokumentieren und Gestalten von Abläufen einer Organisation sind Bestandteil vieler IMTB-Projekte. Die Digitalisierung der Verwaltung hat dem Prozessmanagement einen zentralen Stellenwert eingebracht. Denn vor dem Digitalisieren kommt das Optimieren: Bevor Arbeitsschritte des Verwaltungshandelns digitalisiert werden können, müssen die zugrundeliegenden Prozesse (Ablauforganisation) aufgenommen, überprüft und angepasst werden.
Ausgehend vom derzeitigen Zustand – welcher oftmals nicht offensichtlich und einheitlich ist – denken wir Prozesse neu. Wir bringen involvierte Akteurinnen und Akteure an einen Tisch und lassen uns von Fragen leiten, wie zum Beispiel: Gibt es redundante Prozessschritte, die wegfallen können? Welche Best Practices kennen wir bereits, die einheitlich umgesetzt werden können? Bestehen Möglichkeiten zur Digitalisierung? Wie sollen Schnittstellen zwischen Systemen oder Organisationen gestaltet werden? Können Medienbrüche eliminiert werden? Dabei behalten wir alle Perspektiven im Blick: die der Kundinnen und Kunden ebenso wie der Mitarbeitenden.
Unsere Rolle als Prozessmanagerinnen und -manager besteht darin, Fragen zu stellen, Arbeitsschritte sichtbar zu machen, für Konsens zu sorgen, Verbesserungspotenziale und Zusammenhänge zu erkennen. Denn die Außenperspektive ermöglicht es uns, losgelöst von vorhandenen Strukturen und gelebtem Alltag zu denken.
Die Visualisierung ist bei uns Prozessmanagerinnen und -managern das Hilfsmittel der Wahl. Egal ob mit spezieller Software wie Adonis (wie u.a. das Land Berlin sie verwendet) oder Camunda oder ganz einfach als Flussdiagramm in Powerpoint, das Modellieren von Prozessen macht sichtbar, was gut funktioniert und was nicht. Dabei orientieren wir uns am BPMN 2.0-Standard (Business Process Model and Notation), der dabei hilft, eine einheitliche visuelle Sprache zu schaffen und komplexe Zusammenhänge grafisch darzustellen. Am Ende steht dann der Soll-Prozess – im Ideal ein Ablauf mit möglichst vielen Automatisierungen, hohem Standardisierungsgrad und ohne Redundanzen, der in einem Ergebnis von hoher Qualität mündet.
