Bei der City Challenge Berlin 2025 haben wir es mit unserer Idee „VergabeFIX“ in die nächste Runde geschafft.
Die City Challenge Berlin 2025 wurde von der Senatskanzlei Berlin ausgerufen und wird in enger Zusammenarbeit mit der Berlin Partner Unit for Energy | Environment | Smart City umgesetzt.
In der ersten Runde wurden für die beiden Themen „Digitales Hallenbuch“ und „Digitalisierung der Vergabevorbereitung“ mehr als 30 Ideen eingereicht. Unter diesen wurden von der Jury Ende Juli jeweils 3 Bestplatzierte ausgewählt und in die zweite Wettbewerbsphase eingeladen.
Unsere Webapplikation VergabeFix konnte die Jury überzeugen. Sie bildet formale Strukturen digital ab und macht sie für Mitarbeitende deutlich einfacher nutzbar. Statt komplexer, redundanter Formularbearbeitung führt die Web-Applikation Schritt für Schritt durch den formularbasierten Vergabevorbereitungsprozess. Das Herzstück ist die dynamische Formularanpassung: Je nach Vergabeart und getroffenen Entscheidungen zeigt die Eingabemaske automatisch nur die relevanten Felder an. So entsteht eine klare, intuitive Arbeitsumgebung, die den Prozess spürbar beschleunigt.
Der Ansatz ist modular, flexibel und zukunftsorientiert: Das System lässt sich schrittweise erweitern und an neue Formulararten, Verwaltungsbereiche und Schnittstellen anpassen. Technisch basiert „VergabeFix“ auf Open-Source-Komponenten, läuft containerisiert und bietet offene Schnittstellen für die spätere Integration in andere Plattformen. Damit ist die Anwendung keine Insellösung, sondern ein tragfähiger Baustein der digitalen Verwaltungsinfrastruktur.
„VergabeFix“ ist weit mehr als ein digitales Formularwerkzeug. Es ist ein praktischer Begleiter für die tägliche Arbeit in Vergabestellen.
Für die Mitarbeitenden bedeutet das:
- weniger Zeitaufwand durch intelligente Automatisierung
- mehr Datenqualität durch passgenaue Datenbankstruktur
- mehr Klarheit durch übersichtliche Strukturen und direkte Hilfestellungen
Für die Verwaltung insgesamt bietet „VergabeFix“:
- vollständige Transparenz über den gesamten Prozess
- revisionssichere Dokumentation
- eine nachhaltige, offene Architektur, die auch auf andere Anwendungsfelder übertragbar ist
Der Lösungsansatz baut damit eine Brücke zwischen bewährten Verwaltungsverfahren und digitaler, effizienter Arbeitsweise und bietet eine spürbare Entlastung für die Beschäftigten. Er ist damit ein wichtiger Schritt in Richtung einer digital souveränen Verwaltung.
Wir freuen uns, dass unsere Idee ankam und wir unter den drei Bestplatzierten in der Challenge „Digitalisierung der Vergabevorbereitung“ sind.
