Der 12. Deutsche Vergabetag brachte erneut Expertinnen und Experten der öffentlichen Beschaffung zusammen und bot einen konzentrierten Überblick über aktuelle Rechtsentwicklungen, Digitalisierungstrends und Praxisimpulse. Die IMTB-Beschaffungsmanagement & Consulting GmbH war gemeinsam mit VISION Consulting mit einem eigenen Partnerstand vertreten und präsentierte moderne Lösungsansätze für eine effiziente, sichere und zukunftsorientierte Vergabepraxis.
Ein Auftakt mit klaren Botschaften
Die Veranstaltung wurde durch drei hochrangige Rednerinnen und Redner eröffnet, die die strategische Bedeutung der öffentlichen Beschaffung eindrucksvoll hervorhoben. Gitta Connemann, Parlamentarische Staatssekretärin im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, betonte die Rolle des Vergaberechts als wirtschaftlichen Gestaltungshebel. Martina Klement, Chief Digital Officer (CDO) des Landes Berlin und Staatssekretärin für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung, zeigte auf, wie unverzichtbar digitale und prozessorientierte Beschaffung für moderne Verwaltung ist. Dr. Alexander Eisvogel, Präsident des Beschaffungsamtes des BMI, ordnete aktuelle Herausforderungen ein und unterstrich den Stellenwert von Standardisierung und Effizienz in der staatlichen Einkaufsorganisation.
Starker Auftritt am Partnerstand!
Viele Teilnehmende nutzten den IMTB/VISION-Stand für fachliche Gespräche zu operativem Vergabemanagement, digitaler Transformation und technischer Beschaffungsberatung. Besonders gefragt waren Einblicke in den Einsatz generativer KI in Vergabestellen, datenschutzkonforme Prozessgestaltung und die Frage, wie öffentliche Auftraggeber angesichts des Fachkräftemangels Effizienzpotenziale realisieren können.
Workshop: „KI in der Vergabestelle: Effizienz trifft Compliance- Verantwortungsvolles Prompten“
Ein Höhepunkt des Vergabetags war der Workshop von Kathrin Lambrecht und Tom de Boer von der IMTB-Beschaffungsmanagement & Consulting GmbH. Ergänzt wurde das Team durch Josepha Rausch-Holst, Teamleiterin „Beschaffung und Vertragsmanagement“ der ALDB GmbH, einem spezialisierten IT-Dienstleister im öffentlich-rechtlichen Bereich. Frau Rausch-Holst brachte wertvolle Praxiseinblicke in die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen ein.
Im Rahmen des Deutschen Vergabetags stellten Kathrin Lambrecht und Tom de Boer gemeinsam mit Josepha Rausch-Holst vor, welche Chancen und Grenzen der Einsatz von KI im öffentlichen Beschaffungswesen bietet. Zunächst wurden die zentralen rechtlichen Anforderungen erläutert, darunter die EU KI Verordnung, die DSGVO sowie die Vertraulichkeitspflichten nach VgV und UVgO. Zudem wurde die Verantwortung des Auftraggebers sowie die Bedeutung von Transparenz und Gleichbehandlung hervorgehoben.
Anhand eines Praxisbeispiels zur Smartboard-Beschaffung wurde gezeigt, wie generative KI den Prozess unterstützen kann etwa durch strukturierte Bedarfsermittlung, Echtzeit-Prompten für belastbare Textbausteine und den Einsatz von Prompt-Ketten zur Entwicklung vollständiger Spezifikationen.
Die wichtigsten Erkenntnisse
KI bietet große Effizienzpotenziale, insbesondere bei Analyse und Texterstellung. Gleichzeitig bleibt Rechtskonformität im Umgang mit sensiblen Daten essenziell. Risiken wie „Shadow AI“ machen sichere, kontrollierte KI-Frameworks und lokale Systeme notwendig. Erfolgsentscheidend bleibt die fachkundige menschliche Steuerung.
Fazit
Der 12. Deutsche Vergabetag hat gezeigt, dass KI im öffentlichen Beschaffungswesen angekommen ist. Mit dem gemeinsamen Stand von IMTB BMC und VISION Consulting sowie dem praxisorientierten Workshop konnte gezeigt werden, wie rechtssicherer, verantwortungsvoller und innovativer KI-Einsatz in Vergabestellen gelingt. Die IMTB BMC bleibt damit ein Impulsgeber für moderne, professionelle und technologisch fortschrittliche Beschaffungsprozesse.
