Nachdem wir uns im ersten Blogbeitrag zur Reihe „Digitalisierung in Europa“ dem Thema E-Akte in der DACH-Region gewidmet haben, schauen unsere Kollegin Isabella Helbach und unser Kollege Michael Trautmann in Teil 2 der Reihe nach Norden und nehmen die digitale dänische Erfolgsgeschichte unter die Lupe.
Warum Dänemark zu den digital stärksten Ländern Europas gehört
Eine für deutsche Ohren überraschende Nachricht sorgte Ende 2025 für Schlagzeilen: Dänemark hat zum Jahreswechsel die gesetzliche Beförderungspflicht für Briefpost abgeschafft. Dänemark ist somit das erste europäisches Land, das die staatliche Briefpost abschafft. Möglich wird das auch, weil die Behördenkommunikation dort seit Jahren digital organisiert ist. Wir nehmen die Meldung zum Anlass, im Rahmen unserer Reihe Digitalisierung in Europa den Blick auf unser nordisches Nachbarland Dänemark zu richten.
Digitale Identitäten als Grundpfeiler des digitalen Staats
In europäischen Benchmarks wie dem Digital Economy and Society Index (DESI) zählt Dänemark seit Jahren zu den Spitzenreitern bei digitalen öffentlichen Diensten. Dieses hohe Leistungsniveau fußt nicht auf einem einzelnen System, sondern auf dem orchestrierten Zusammenspiel nationaler Basiskomponenten. Die „Digital Government Strategy 2022–2025“ richtet Leistungen konsequent an Lebenslagen aus, fördert die rechtssichere Datenwiederverwendung nach dem Once-Only-Prinzip und baut proaktiv digitale Services aus.
Der Zugang zu digitalen Verwaltungsleistungen ist in Dänemark landesweit vereinheitlicht. Bürgerinnen und Bürger identifizieren sich bei der Nutzung von Angeboten der öffentlichen Verwaltung, aber auch bei Online-Käufen, mittels des staatlichen digitalen Identifikationssystems MitID. Die MitID ist das Ergebnis einer Zusammenarbeit zwischen dem öffentlichen Sektor und den Finanzinstituten des Landes. Das MitID-Konsortium besteht aus der Agentur für Digitalisierung, die den Staat, die dänischen Regionen und Kommunen repräsentiert und den Finanzinstituten des Landes, vertreten durch ihren Branchenverband, Finance Denmark.
Dänemark hat digitale Standards und digitale Kommunikation früh per Strategie und Gesetz verankert und schrittweise verpflichtend gemacht. Als wichtige Grundbausteine dieser Entwicklung gelten, neben der Etablierung der „MitID“ als einheitliche digitale Identität dänischer Bürgerinnen und Bürger, die Portale Borger.dk und virk.dk. Diese staatlichen Online-Portale erleichtern und zentralisieren den Zugang zu Verwaltungsleistungen.
Der digitale Briefkasten als zentraler Kommunikationskanal
Ein wichtiger Schritt zum ganzheitlichen eGovernment war die Etablierung der „Digital Post“ als verpflichtender digitaler Briefkasten, über den Bürger, Unternehmen und Behörden miteinander kommunizieren. Für die behördliche Kommunikation dient Digital Post als rechtssicherer Standardkanal zwischen Verwaltung, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. Für Privatpersonen bedeutet die digitale Behördenkommunikation, dass amtliche Schreiben in der Regel in der eigenen Digital-Post-Box eingehen, erreichbar über das zentrale Portal borger.dk mit Anmeldung via MitID.
Digitale Inklusion
Digital Post ist der Standard – aber auch in Dänemark soll niemand ausgeschlossen werden. Wer Digital Post aus besonderen Gründen nicht nutzen kann, kann sich befreien lassen. Daneben leisten auch Kommunen ihren Beitrag und bieten Hilfe zur Selbsthilfe, typischerweise in den „Borgerservice-Stellen“ und häufig in Kooperation mit Bibliotheken. Speziell für ältere Menschen ergänzen zivilgesellschaftliche Angebote die staatlichen Hilfen: etwa landesweite, niedrigschwellige IT-Kurse und individuelle Unterstützung der Seniorenorganisation Ældre Sagen zu Themen wie MitID und Digital Post. Auch Stellvertretungs- und Delegationsfunktionen sind vorgesehen. In Digital Post können Zugriffsrechte für Vertrauenspersonen eingeräumt werden; in der Unternehmenswelt sorgen „MitID Erhverv“ und „NemLog-in“ für geregelte Vertretungen.
Auch für Unternehmen ist Digital Post verpflichtend; das Unternehmenspostfach ist hier über das Portal virk.dk erreichbar. Die zentrale Kommunikation über Portale reduziert Mehrfacheingaben, weil Behörden gemeinsame Registerdaten wiederverwenden können. Kommunikationswege und Durchlaufzeiten verkürzen sich.
Elektronische Akten als Rückgrat digitaler Verfahren
Auch innerhalb der dänischen Behörden ist digitale Schriftgutverwaltung seit Jahren die Norm –sie verknüpft Facharbeit, Kommunikation und Archivierung und dient als Rückgrat digitaler Verfahren. Die elektronische Aktenführung in Dänemark stützt sich auf eine klare gesetzliche Basis, eine robuste IT-Infrastruktur und eine Kultur, die digitale Prozesse als Standard betrachtet.
In Dänemark gibt es keine einzelne, für alle Behörden gesetzlich vorgeschriebene Software, die für die zentrale Aktenführung verwendet werden muss. Stattdessen basiert das System auf Interoperabilität, Standards und gemeinsamen Rahmenverträgen. Behörden (Kommunen, Regionen, Ministerien) nutzen unterschiedliche Softwarelösungen, müssen aber Daten austauschen können. Viele kommunale IT-Lösungen (z. B. KIR – Kommunesystemet) sind standardisiert, um den Datenaustausch zu vereinfachen.
Behörden müssen sicherstellen, dass ihr gewähltes System den gesetzlichen Anforderungen der Arkivalieloven (Archivgesetz) entspricht. Zum Einsatz kommen E-Akte-Systeme (in Dänemark ESDH-Systeme genannt) verschiedener Hersteller. Sie ermöglichen es Behörden Anträge, Bescheide und Mitteilungen digital zu erstellen, bearbeiten und über Digital Post rechtssicher zuzustellen. . Dadurch bleiben Integrität, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit dauerhaft gewährleistet.
Schlüsselfaktoren der erfolgreichen Digitalisierung
Die dänische eGovernment Strategie beruht auf gut aufeinander abgestimmten Bausteinen. Dänemark zeigt, wie gemeinsame Basiskomponenten und klare Inklusionsmechanismen zusammenwirken. Eine zentrale, breit genutzte eID, ein verpflichtender, sicherer digitaler Zustelldienst, gemeinsame Register und klare Archiv- und Sicherheitsstandards bilden das Fundament für eine effiziente digitale Verwaltung, die niemanden ausschließt.
