Neue Anforderungen an Vergabestrategie und Leistungsbeschreibung
Ein Fachbeitrag von Thomas Vorbach
Mit dem Krankenhausversorgungsverbesserungsgesetz (KHVVG), seiner Fortentwicklung durch das Krankenhausreformanpassungsgesetz (KHAG) und dem seit 2026 operativen Transformationsfonds steht das deutsche Gesundheitswesen vor einer tiefgreifenden strukturellen Neuordnung. Die Einführung von Leistungsgruppen, die stärkere Spezialisierung medizinischer Leistungen sowie die Bildung regionaler Versorgungsstrukturen verändern nicht nur die Krankenhauslandschaft selbst, sondern erzeugen zugleich erheblichen Handlungsdruck bei der Modernisierung klinischer IT-Infrastrukturen.
Während das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) unmittelbar die Digitalisierung von Krankenhäusern förderte, schafft die Krankenhausreform strukturelle Rahmenbedingungen, aus denen sich ein zusätzlicher Bedarf an standortübergreifenden, interoperablen und standardisierten IT-Lösungen ergibt. Die Reform wirkt damit als wesentlicher Beschleuniger komplexer IT-Großvergaben. Krankenhausträger stehen vor der Herausforderung, historisch gewachsene und häufig heterogene IT-Landschaften innerhalb kurzer Zeiträume zu harmonisieren und auf die Anforderungen zukünftiger Versorgungsmodelle auszurichten.
Die Umsetzung der Reform setzt leistungsfähige digitale Infrastrukturen voraus. Leistungsgruppensteuerung, sektorenübergreifende Patientenpfade, Telekonsile, digitale Dokumentationsprozesse sowie die Nutzung datenbasierter Entscheidungsunterstützungssysteme erfordern einen sicheren und standardisierten Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Einrichtungen und Versorgungsebenen. Gleichzeitig steigen die regulatorischen Anforderungen an Informationssicherheit und Cyberresilienz erheblich; hinzu kommt die zunehmende Bedrohung von Einrichtungen des Gesundheitswesens durch Cyberangriffe.
Für die Beschaffungspraxis führt dies zu einem grundlegenden Wandel. Während in der Vergangenheit vielfach einzelne Fachanwendungen oder isolierte Softwarelösungen beschafft wurden, stehen heute integrierte Plattformansätze im Mittelpunkt. Gefordert werden skalierbare und interoperable Systemlandschaften, die medizinische, administrative und logistische Prozesse standortübergreifend unterstützen können. Offene Schnittstellen, Standardisierung und Erweiterbarkeit gewinnen gegenüber isolierten Funktionalitäten einzelner Anwendungen erheblich an Bedeutung.
Vor diesem Hintergrund stößt die klassische konstruktive Leistungsbeschreibung zunehmend an ihre Grenzen. Auftraggeber können bei komplexen IT-Projekten häufig nicht mehr abschließend definieren, welche technische Lösung die angestrebten Ziele am besten erreicht. Gleichzeitig entwickelt sich die Technologie schneller weiter, als Vergabeverfahren typischerweise abgeschlossen werden können. Die funktionale Leistungsbeschreibung gemäß § 121 Abs. 1 GWB i. V. m. § 31 Abs. 2 Nr. 1 VgV entwickelt sich daher zunehmend zum Standard moderner Krankenhausvergaben. Nicht mehr die technische Ausgestaltung, sondern die Beschreibung von Prozessen, Zielbildern und funktionalen Anforderungen steht im Vordergrund.
Dieser Ansatz ermöglicht es, die Innovationskraft des Marktes zu nutzen und unterschiedliche Lösungsansätze miteinander zu vergleichen. Gleichzeitig reduziert er das Risiko vergaberechtswidriger Produktspezifikationen und fördert den Wettbewerb. Sofern die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, kommen insbesondere das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV sowie bei besonders komplexen Beschaffungsvorhaben der wettbewerbliche Dialog nach § 18 VgV in Betracht. Beide Verfahrensarten bieten die notwendige Flexibilität, um komplexe technische und organisatorische Fragestellungen gemeinsam mit dem Markt zu konkretisieren.
Eine besondere Herausforderung besteht in den personellen und fachlichen Kapazitäten der Auftraggeber. In der Praxis zeigt sich, dass die Ressourcen vieler Krankenhausträger für die parallele Vorbereitung und Umsetzung komplexer IT-Großprojekte begrenzt sind. Interne IT-Abteilungen sind häufig bereits durch den laufenden Betrieb, regulatorische Anforderungen und bestehende Digitalisierungsprojekte stark ausgelastet. Hinzu kommen Fachkräftemangel und die zunehmende Komplexität moderner IT-Architekturen. Externe Vergabeunterstützungsleistungen, vergaberechtliche Beratung, technische Fachplanung, Projektmanagement und Change-Management gewinnen deshalb an Bedeutung.
Ein weiterer Effekt der Krankenhausreform ist der wachsende Bedarf an einer Standardisierung klinischer IT-Landschaften. Die Bildung von Krankenhausverbünden und regionalen Versorgungsnetzwerken erhöht die Anforderungen an einheitliche Datenmodelle, harmonisierte Prozesse und interoperable Systemarchitekturen. Damit gewinnen insbesondere Interoperabilität, Integrationsfähigkeit, standardisierte Schnittstellen und die standortübergreifende Nutzbarkeit von IT-Lösungen als Beschaffungskriterien an Bedeutung. Gleichzeitig können Verbundvergaben, gemeinsame Beschaffungen und Rahmenvereinbarungen an Attraktivität gewinnen, da sie Skaleneffekte ermöglichen und den Beschaffungsaufwand reduzieren können.
Die Krankenhausreform führt damit nicht lediglich zu zusätzlichen IT-Investitionen. Sie verändert die Anforderungen an die Beschaffung grundlegend. Funktionale Leistungsbeschreibungen, dialogorientierte Vergabeverfahren, professionelle Projektorganisationen und standardisierte IT-Architekturen werden künftig maßgeblich darüber entscheiden, ob Krankenhäuser die mit der Reform verbundenen Digitalisierungs- und Transformationsziele erfolgreich umsetzen können. Die Beschaffung leistungsfähiger digitaler Infrastrukturen entwickelt sich damit von einer operativen Unterstützungsfunktion zu einer strategischen Kernaufgabe moderner Krankenhaussteuerung.
