von Erik | 6. März J | Fachveranstaltung, Vergabeberatung
Impulse für die Zukunft der öffentlichen Beschaffung – Eine Rückschau
Als IMTB waren wir auf dem Hamburger Vergabetag 2025 vertreten, der am 30. und 31. Januar in der Handelskammer Hamburg stattfand. Die Veranstaltung brachte Fachleute aus Verwaltung, Wirtschaft und Recht zusammen, um aktuelle Entwicklungen im Vergaberecht zu diskutieren und Best Practices für die öffentliche Beschaffung auszutauschen. Für uns stand insbesondere die Auseinandersetzung mit den Themen Digitalisierung, geplante Reformen im Vergaberecht sowie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Fokus.
Schwerpunkte der Veranstaltung
Bereits zu Beginn boten verschiedene Workshops praxisnahe Einblicke für unterschiedliche Zielgruppen. Während sich im Forum Experten, wie Dr. Martin Schellenberg, mit der neusten Rechtsprechung der Vergabekammern und Oberlandesgerichte beschäftigten, erhielten Einsteiger im Plenarsaal einen fundierten Überblick über die Grundlagen des Vergaberechts. Für Bieter und Auftragnehmer gab es gezielte Hinweise zur rechtssicheren Angebotsgestaltung – ein Aspekt, der auch für unsere Arbeit im Bereich der strategischen Beschaffungsberatung von hoher Relevanz ist.
In der anschließenden offiziellen Begrüßung betonten Vertreter der Handelskammer Hamburg sowie der Finanzbehörde Hamburg die wachsende Bedeutung effizienter Vergabeverfahren für die öffentliche Verwaltung, insbesondere im Hinblick auf, Transparenz und Nachhaltigkeit.
Reform und aktuelle Rechtsprechung
Ein zentrales Thema des Vergabetages war die geplante – aber aufgrund des bevorstehenden Regierungswechsels wohl überholte – Reform des Vergaberechts. Die möglichen Abschaffungen des Unterschwellenvergaberechts bei Lieferungen und Dienstleistungen sowie Änderungen am Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) wurden dabei besonders intensiv diskutiert. Aus Sicht der öffentlichen Auftraggeber und Bieter ergeben sich hierdurch potenziell erhebliche Auswirkungen auf die Vergabepraxis, insbesondere in Bezug auf Flexibilität und Effizienz von Verfahren.
Diskussionen zur aktuellen Rechtsprechung boten darüber hinaus wertvolle Einblicke in die Entwicklungen auf Ebene der Oberlandesgerichte und Vergabekammern. Für uns als IMTB ist es essenziel, diese Entscheidungen zu verstehen, um unsere Kunden optimal zu beraten und die rechtlichen Anforderungen effizient in die Praxis umzusetzen.
Künstliche Intelligenz im Fokus – Fortschritt oder doch nur ein Hype?
Höhepunkt der Veranstaltung war die Diskussion um den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Beschaffung. Beiträge von Experten aus Verwaltung und Wirtschaft – darunter Vertreter der Senatskanzlei Hamburg und Consinex – zeigten die Chancen von KI-Anwendungen auf, beispielsweise in der automatisierten Auswertung von Angeboten oder der Optimierung von Vergabeprozessen.
Die Diskussion, ob KI künftig eine grundlegende Änderung für die öffentliche Beschaffung bedeutet oder lediglich ein technisches Hilfsmittel bleibt, bot uns wertvolle Impulse für unsere Arbeit. Gerade im Hinblick auf die Digitalisierung von Vergabeverfahren sehen wir hier großes Potenzial für zukünftige Entwicklungen.
Fazit
Die Teilnahme am Hamburger Vergabetag 2025 war für uns als IMTB äußerst wertvoll. Die gewonnenen Erkenntnisse – insbesondere im Hinblick auf den gezielten Einsatz neuer Technologien – werden wir in unsere Projekte einfließen lassen, um unsere Beratungsleistungen weiter zu optimieren. Der Hamburger Vergabetag hat einmal mehr verdeutlicht, wie wichtig der kontinuierliche Dialog zwischen allen Akteuren ist, um die öffentliche Beschaffung effizienter, transparenter und zukunftsorientierter zu gestalten.
von Erik | 25. Feb. J | Organisationsberatung, Prozessmanagement
Ein Bericht unserer Kollegin Jana Siekmann
Was ist der Prozesslebenszyklus? Welche neuen Trends gibt es im Prozessmanagement? Und macht es überhaupt Sinn Prozessmanagement in meiner Behörde strukturiert einzuführen?
All diesen und weiteren Fragen widmet sich das überarbeitete Handbuch Prozessmanagement des Freistaates Sachsen, das wir im Auftrag der Sächsischen Staatskanzlei – gemeinsam mit der PICTURE GmbH – erstellt und weiterentwickelt haben.
In mehreren Workshops haben wir Autorinnen und Autoren uns zusammengesetzt und gebrainstormt, priorisiert und gefachsimpelt. Unsere Erfahrungen in sächsischen Prozessmanagement-Projekten standen dabei immer im Fokus. Bei unserem Austausch beschäftigten uns folgende Fragen besonders:
- Welche Inhalte brauchen sächsische Behörden und Organisationen, um Prozessmanagement nachhaltig zu etablieren?
- Welche Inhalte entsprechen nicht mehr der gelebten Praxis oder haben Auffrischungsbedarf? Und wie bringen wir unsere Erfahrungen ins Handbuch ein?
- Welches State-of-the-Art-Wissen im Bereich Prozessmanagement interessiert die Behörden?
- Welche Ergänzungen machen die Disziplin zugänglicher und verständlicher?
- Welche technischen Neuerungen und Informationen der PICTURE Plattform ergänzen unsere fachlichen Ausführungen?
Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Das Handbuch ist eine geeignete Lektüre und ein Nachschlagewerk für alle Personen der öffentlichen Verwaltung, die sich in den verschiedensten Rollen mit Prozessmanagement beschäftigen. Grundlagen und Funktionalitäten der PICTURE Plattform werden erläutert, sowie ein großes Repertoire an praxisnahen und erprobten Methoden vorgestellt. Das Prozessmanagement-System als Ganzes, mit seinen verschiedensten Interessensgruppen, Regelwerken und Mehrwerten, steht dabei im Zentrum der Ausführungen.
Mit Hilfe des Handbuchs ist es möglich die für die jeweilige Behörde passende Prozessorganisation zu konzipieren und Optimierungsprojekte mit Akzeptanz- und Veränderungsmanagement-Maßnahmen zu begleiten. Zusätzlich bekommen Sie einen Überblick über die vielfältigen Analyse- und Optimierungsmethoden und werden in die Lage versetzt, das für Sie passende Methodenwerkzeug anhand der beschriebenen Vor- und Nachteile für Ihre Organisation auszuwählen.
Neuere, technologische Entwicklungen gehen auch an den Prozessen der öffentlichen Verwaltung nicht vorbei – und so war es uns ein besonderes Anliegen auf Trends wie Künstliche Intelligenz, Prozessautomatisierung und Robotics in einem Exkurs einzugehen.
Haben wir Ihr Interesse für das Handbuch geweckt?
Unter folgendem Link steht es zum Download bereit oder kann in ausgedruckter Form bestellt werden: https://publikationen.sachsen.de/bdb/artikel/46783
von Erik | 19. Feb. J | Organisationsberatung, Prozessmanagement
Die IMTB Consulting GmbH und die PICTURE GmbH haben erneut den Rahmenvertrag für „Beratungsleistungen im Prozessmanagement für den Freistaat Sachsen“ gewonnen. In den kommenden vier Jahren werden beide Unternehmen weiterhin den Freistaat bei der Umsetzung und Weiterentwicklung seiner Prozessmanagementstrukturen unterstützen. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse effizient und zukunftsfähig zu gestalten und so die Qualität der Verwaltungsleistungen weiter zu optimieren.
Im Fokus der Zusammenarbeit stehen die koordinierte Einführung von Methoden des Prozessmanagements, die Umsetzung von Einzelprojekten zur fortgesetzten Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sowie die IT-gestützte Vorbereitung und Umsetzung von Verwaltungsleistungen. Darüber hinaus werden die Fortschreibung und Weiterentwicklung von Standards begleitet sowie Schulungen, insbesondere zur Prozessplattform Sachsen, durchgeführt.
Die Prozessplattform Sachsen bleibt das zentrale Werkzeug zur Beschreibung und Modellierung von Prozessen. Sie basiert auf der PICTURE-Prozessplattform und wird von mehr als 160 Behörden im Freistaat genutzt. Neben der bausteinbasierten Modellierung mit PICTURE und BPMN 2.0 unterstützt sie auch die Modellierung von FIM-Stamm-Prozessen. Zusätzlich ermöglicht die Prozessplattform die systematische Stellenbewertung von Tarifbeschäftigten nach TVöD-VKA-V und TV-L sowie die Dienstpostenbewertung von Beamten nach KGSt-Gutachten 2009.
Ein Schwerpunkt der kommenden Jahre liegt auf der Nutzung innovativer Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und Low-Code-Plattformen zur Prozessdigitalisierung. Diese Technologien bieten die Möglichkeit, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und eine automatisierte, nutzerfreundliche Verwaltung zu etablieren.
Als langjähriger Partner des Freistaates Sachsen freuen sich die IMTB Consulting GmbH und die PICTURE GmbH über die Fortsetzung der erfolgreichen Zusammenarbeit.
„Mit dem erneuten Zuschlag bestätigt uns der Freistaat Sachsen, dass unser Ansatz und unsere Unterstützung einen echten Mehrwert für die Verwaltungsmodernisierung bieten“, sagt Martin Instinsky, Beratungsleiter der PICTURE GmbH. „Die vergangenen Jahre haben gezeigt, wie wichtig durchdachtes Prozessmanagement für eine leistungsstarke und bürgerfreundliche Verwaltung ist. Sachsen hat sich als Vorreiter im digitalen Verwaltungsmanagement etabliert. Der Einsatz von KI und Low-Code-Technologien bietet dabei enorme Chancen zur Effizienzsteigerung und einer flexiblen Prozessgestaltung. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam weiterzugehen.“
Henning Boeske, Geschäftsführer der IMTB Consulting GmbH, ergänzt: „Wir sind stolz darauf, die Behörden im Freistaat weiterhin mit unserer Expertise unterstützen zu dürfen. Die konsequente Digitalisierung und Standardisierung von Verwaltungsprozessen ist ein entscheidender Schritt zur weiteren Optimierung der Verwaltungsarbeit.“
Mit der Fortsetzung des Rahmenvertrags setzen die PICTURE GmbH und die IMTB Consulting GmbH ihre erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Freistaat Sachsen fort und tragen maßgeblich zur Weiterentwicklung der Verwaltungsmodernisierung bei.
von Erik | 6. Feb. J | Digitale Archivierung, Digitalisierung & KI
Das Bundesarchiv hat eine aktualisierte Version seiner Empfehlungen zur Anwendung von PDF/A-Versionen veröffentlicht. Diese sind insbesondere für Behörden, Scansoftware, E-Akte-Lösungen und Fachverfahren von hoher Relevanz, da sie direkte Auswirkungen auf die digitale Archivierung haben.
Was ist neu?
- Die grundsätzlichen Empfehlungen bleiben bestehen, jedoch wurde das Dokument stark erweitert und differenziert – insbesondere in Bezug auf Barrierefreiheit und die Eignung einzelner PDF/A-Versionen für eine dauerhafte Aufbewahrung.
- Die bevorzugte Version bleibt PDF/A-2, insbesondere in den Konformitätsstufen a (accessible) und u (unicode), da sie Informationsverluste minimieren und eine möglichst große Barrierefreiheit bieten.
- PDF/A-3 und PDF/A-4 sollten nur mit Vorsicht eingesetzt werden, insbesondere wenn eingebettete Dateien nicht PDF/A-konform oder langfristig speicherfähig sind.
Warum ist das wichtig?
Die Wahl der richtigen PDF/A-Version beeinflusst nicht nur die langfristige Lesbarkeit und Integrität von Dokumenten, sondern auch die rechtssichere Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Gerade im Umfeld der E-Akte und digitalen Schriftgutverwaltung sind standardkonforme Formate essenziell, um den Anforderungen der Langzeitspeicherung, Archivierung und Barrierefreiheit gerecht zu werden.
Wie wir Ihnen weiterhelfen können.
Wir unterstützen Behörden und Unternehmen dabei, die richtigen Standards für die digitale Aktenführung zu wählen. Wir beraten zu Scansoftware, E-Akte-Integration, Langzeitspeicherung und Archivierung
– damit Ihre Dokumente auch in Zukunft lesbar, rechtskonform und barrierefrei bleiben.
Haben Sie Fragen zur Umsetzung der neuen Empfehlungen? Lassen Sie uns darüber sprechen!
Lesen Sie hier die Empfehlungen des Bundesarchivs in Gänze:
https://www.bundesarchiv.de/assets/bundesarchiv/de/Downloads/Erklaerungen/beratungsangebote-grundl-sgv-empfehlungen-pdf-a-versionen.pdf .
von Erik | 15. Jan. J | Digitalisierung & KI, Künstliche Intelligenz
Ob Messen, Konferenzen, Vorträge, Fachliteratur: Es herrscht Einigkeit darüber, dass Künstliche Intelligenz (KI) viel Potenzial bereithält, die Abläufe in der öffentlichen Verwaltung effizienter zu gestalten und die Qualität von Entscheidungen zu verbessern. Sie kann bei der Automatisierung zeitraubender Routineaufgaben unterstützen, fundierte Entscheidungsgrundlagen schaffen und dadurch Raum für wichtige fachliche Aufgaben eröffnen.
Aber wie genau kann die KI helfen? Zur Einordnung der verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten erläutern wir zunächst einige Grundbegriffe.
Grundlegende Technologien und Begriffe
Sprachmodelle / Large Language Models (LLM)
Bei Large Language Models handelt es sich um KI-Systeme, die mithilfe sehr großer Textmengen trainiert werden und in der Lage sind, geschriebene Sprache zu „verstehen“ sowie eigene Texte zu formulieren.
Retrieval-Augmented Generation (RAG)
RAG ist ein Architektur-Ansatz zum Einsatz von KI, bei dem der Prompt gezielt mit zusätzlichen Informationen (z.B. internen Dokumenten oder Datenbankquellen) angereichert wird, die im vortrainierten Sprachmodell nicht enthalten sind. So wird die Ausgabe eines Sprachmodells optimiert, indem es auf eine maßgebliche Wissensbasis außerhalb seiner Trainingsdatenquellen verweist, bevor eine Antwort generiert wird. Dies bedeutet, dass das Modell relevante Informationen aus externen Quellen abruft und diese in die generierte Antwort integriert.
Vektordatenbank
Um Texte maschinell verarbeiten zu können, werden sie in Zahlenwerte (Vektoren) übersetzt, die Beziehungen zwischen Wörtern und Sätzen abbilden. In einer Vektordatenbank sind diese Informationen effizient auffindbar, sodass das Sprachmodell schneller auf passende Textinhalte zugreifen kann.
Prompt Engineering
Die gezielte Formulierung von Eingaben („Prompts“) an ein Sprachmodell, um dessen Antworten so genau und relevant wie möglich zu gestalten, nennt man Prompt Engineering. Ein sorgfältig gestalteter Prompt steigert sowohl die Qualität als auch die Aussagekraft von KI-Ergebnissen.
Inference
Der Prozess, bei dem das KI-System auf Basis seines Trainings eine Antwort generiert, nennt sich Inference. Dies erfordert vor allem bei großen Modellen erhebliche Rechenleistung.
Fine-Tuning
Beim Fine-Tuning wird ein vortrainiertes Modell mit weiteren (behördenspezifischen) Informationen nachträglich trainiert, um dieses für spezielle Aufgaben oder Anwendungsfälle anzupassen.
Und welche Einsatzmöglichkeiten gibt es in der öffentlichen Verwaltung?
In unseren Projekten wurden bereits die folgenden Anwendungsfälle erfolgreich getestet:
Einsatz von RAG-Chatbots zur Recherche in internen Dokumenten
Mit Hilfe von RAG können Chatbots bei komplexen Rechercheaufgaben unterstützen. Ein Chatbot kann beispielsweise automatisiert relevante Textstellen aus internen Handbüchern, Konzepten, Dienstanweisungen oder Vermerken bereitstellen, wodurch sich der zeitintensive Suchaufwand deutlich reduziert.
Einsatz von KI-Assistenzsystemen zur Analyse eingereichter Unterlagen, z. B. internationaler Zeugniss
Diese Systeme analysieren eingereichte Unterlagen eigenständig und gleichen sie mit den jeweiligen Anforderungen ab. Ob bei der Anerkennung ausländischer Abschlüsse oder anderen Fachanträgen – die KI kann eine erste Empfehlung abgeben, die von einer Fachkraft geprüft und final entschieden wird.
Prompt-Engineering zur Erleichterung der Stellenbewertung gemäß TVöD
Besonders anspruchsvolle Prozesse wie die Stellenbewertung können durch KI sinnvoll unterstützt werden. Hierzu erfasst das System die Tätigkeitsmerkmale, gleicht sie mit TVöD-Referenzdokumenten ab und schlägt eine Eingruppierung vor.
Wer die Wahl hat, hat die Qual. Oder doch nicht?
Grundsätzlich kommt für die Umsetzung der beschriebenen Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung die Nutzung von Open-Source-Lösungen oder proprietären Modellen infrage. Bei der Wahl zwischen einer Open-Source-Lösung (etwa Llama) und einem proprietären Modell (zum Beispiel ChatGPT) spielen Flexibilität und Support eine entscheidende Rolle.
Open-Source-Modelle sind häufig sehr anpassungsfähig und profitieren von einer aktiven Entwickler-Community. Sie sind jedoch mitunter aufwendiger einzuführen und benötigen entsprechendes Know-how sowie personelle Ressourcen für die eigenständige Wartung und Weiterentwicklung.
Proprietäre Systeme lassen sich in der Regel schneller implementieren und bieten einen festen Support, wobei die jeweiligen Lizenz- und Abrechnungsmodelle sorgfältig geprüft werden sollten. Häufig erfolgt die Abrechnung tokenbasiert, d. h. (vereinfacht dargestellt) aufwandsbezogen. Infolgedessen können die tatsächlich anfallenden Kosten in der Regel im Vorfeld kaum zuverlässig geschätzt werden.
Ein weiterer Aspekt ist die Beschaffung passender Hardware für den On-Premise-Betrieb von Sprachmodellen. Für die performante und qualitativ hochwertige Erledigung komplexer Aufgaben (insbesondere für das Training) werden in der Regel leistungsfähige und somit kostspielige Grafikprozessoren (GPUs) benötigt.
Und wie sicher ist das alles?
Gerade in der öffentlichen Verwaltung gelten strenge Vorschriften hinsichtlich Datenschutz, IT-Sicherheit und Rechtskonformität. Bei jedem KI-Projekt ist daher zu prüfen, welche Daten verarbeitet werden sollen (und dürfen), welche daraus Schutzmaßnahmen abzuleiten sind und wie sich der Einsatz technisch und organisatorisch in die bestehende Infrastruktur integrieren lässt. Eine sorgfältige Prüfung dieser Punkte ist unerlässlich, um Rechts- und Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
Unser Fazit
Künstliche Intelligenz wird den Arbeitsalltag in der öffentlichen Verwaltung perspektivisch erheblich erleichtern und die Qualität von Entscheidungsprozessen steigern. Ob RAG-Chatbots, KI-Assistenzsysteme oder automatisierte Stellenbewertungen – richtig eingesetzt, eröffnet der Einsatz von KI-Sprachmodellen neue Handlungsspielräume und gestaltet Verwaltungsprozesse schneller, effizienter und nutzerfreundlicher.
Sind Sie an der Einführung der dargestellten Technologien interessiert oder haben Sie noch Fragen? Wenden Sie sich gerne an uns unter info@imtb.de . Wir begleiten Sie von der ersten Machbarkeitsanalyse über die technische Umsetzung bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden. So schaffen wir gemeinsam eine zukunftsfähige, KI-gestützte Verwaltung, in der Sicherheit und Rechtskonformität gewährleistet sind.
