von Erik | 10. Juni J | IMTB Insight
Wie es inzwischen bei uns schon seit 15 Jahren gute Tradition ist, nahm die IMTB auch in diesem Jahr an der mittlerweile 22. Ausgabe der „Berliner Wasserbetriebe 5×5 Kilometer Team-Staffel 2023“ teil. Wie bereits in den Vorjahren stellten sich zehn Kolleginnen und Kollegen der sportlichen Herausforderung. Damit waren wir mit zwei Staffeln am Start. Sogar beim Kinderlauf waren wir in diesem Jahr mit einer Teilnehmerin vertreten.
Mit unseren laufbegeisterten Kolleginnen und Kollegen gehörten wir zu insgesamt 5.170 Staffeln, die über drei Tage verteilt starteten und insgesamt eine Strecke von 129.250 Kilometern zurücklegten, mehr als dreimal entlang des Äquators um die Erde. Fünfzig Kilometer haben unsere Läuferinnen und Läufer beigesteuert, immerhin einmal BER und zurück.
Für diese Anstrengung wurden sowohl unsere Läuferinnen und Läufer als auch alle Schlachtenbummlerinnen und Schlachtenbummler am Abend bei einer kleinen Party vom Chef mit Speis und Trank verwöhnt.
Unter dem Motto „Wer laufend denkt, bewegt sich“ unterstützte die IMTB die „Berliner Wasserbetriebe 5×5 Kilometer Team-Staffel 2023“ auch als Sponsor.
von Erik | 7. Juni J | IMTB Insight
Team Orga oder Team Technik? Hier kann man beides sein.
Wir suchen wieder aufgeschlossene, neugierige und kundenorientierte Menschen für die Beratung im Öffentlichen Sektor. Egal ob Du schon Berufserfahrung mitbringst, gerade erst in den Beruf einsteigst oder erste praktische Erfahrungen während des Studiums sammeln möchtest, bewirb Dich jetzt bei uns. Werde Teil unseres vielfältigen Teams.
Was Du zu unseren ausgeschriebenen Stellen wissen musst, findest Du hier.
von Erik | 30. Mai J | IMTB Insight, Organisationsberatung, Prozessmanagement
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir bereits vorgestellt, wie wir Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen erstellen, den Posteingang einer Organisation digitalisieren und Personalbedarfe ermitteln. Der heutige vierte Teil beschreibt das Prozessmanagement im öffentlichen Sektor. Viel Spaß beim Lesen!
Prozessmanagement
Um Prozessmanagement kommen wir in unserem Arbeitsalltag selten herum: Identifizieren, Optimieren, Dokumentieren und Gestalten von Abläufen einer Organisation sind Bestandteil vieler IMTB-Projekte. Die Digitalisierung der Verwaltung hat dem Prozessmanagement einen zentralen Stellenwert eingebracht. Denn vor dem Digitalisieren kommt das Optimieren: Bevor Arbeitsschritte des Verwaltungshandelns digitalisiert werden können, müssen die zugrundeliegenden Prozesse (Ablauforganisation) aufgenommen, überprüft und angepasst werden.
Ausgehend vom derzeitigen Zustand – welcher oftmals nicht offensichtlich und einheitlich ist – denken wir Prozesse neu. Wir bringen involvierte Akteurinnen und Akteure an einen Tisch und lassen uns von Fragen leiten, wie zum Beispiel: Gibt es redundante Prozessschritte, die wegfallen können? Welche Best Practices kennen wir bereits, die einheitlich umgesetzt werden können? Bestehen Möglichkeiten zur Digitalisierung? Wie sollen Schnittstellen zwischen Systemen oder Organisationen gestaltet werden? Können Medienbrüche eliminiert werden? Dabei behalten wir alle Perspektiven im Blick: die der Kundinnen und Kunden ebenso wie der Mitarbeitenden.
Unsere Rolle als Prozessmanagerinnen und -manager besteht darin, Fragen zu stellen, Arbeitsschritte sichtbar zu machen, für Konsens zu sorgen, Verbesserungspotenziale und Zusammenhänge zu erkennen. Denn die Außenperspektive ermöglicht es uns, losgelöst von vorhandenen Strukturen und gelebtem Alltag zu denken.
Die Visualisierung ist bei uns Prozessmanagerinnen und -managern das Hilfsmittel der Wahl. Egal ob mit spezieller Software wie Adonis (wie u.a. das Land Berlin sie verwendet) oder Camunda oder ganz einfach als Flussdiagramm in Powerpoint, das Modellieren von Prozessen macht sichtbar, was gut funktioniert und was nicht. Dabei orientieren wir uns am BPMN 2.0-Standard (Business Process Model and Notation), der dabei hilft, eine einheitliche visuelle Sprache zu schaffen und komplexe Zusammenhänge grafisch darzustellen. Am Ende steht dann der Soll-Prozess – im Ideal ein Ablauf mit möglichst vielen Automatisierungen, hohem Standardisierungsgrad und ohne Redundanzen, der in einem Ergebnis von hoher Qualität mündet.
von Erik | 16. Mai J | Digitalisierung & KI, Justiz
Elektronisches Bundesgesetzblatt
Während heute bereits in zahlreichen europäischen Staaten, in einigen Bundesländern der Bundesrepublik Deutschland sowie auf Ebene der Europäischen Union die amtliche elektronische Verkündung von Gesetzen und Rechtsverordnungen praktiziert wird, erfolgte bis zum 31.12.2022 die amtliche Verkündung von Gesetzen und Rechtsverordnungen auf Bundesebene im gedruckten Bundesgesetzblatt (BGBl.).
Seit dem 01.01.2023 ersetzt das elektronische BGBl. die gedruckte Fassung und ist das alleinige Verkündungsorgan der Bundesrepublik Deutschland für Gesetze und Rechtsverordnungen. Des Weiteren ist das BGBl. auch Bekanntmachungsorgan des Bundes in Fällen, in denen amtliche Bekanntmachungen im Bundesgesetzblatt gesetzlich vorgeschrieben sind. Die amtliche elektronische Veröffentlichung erfolgt auf der Verkündungsplattform des Bundes (www.recht.bund.de).
Grundlage für die Umstellung auf die elektronische Verkündung des BGBl. war eine Änderung des Artikels 82 Absatz 1 Grundgesetz sowie ein Gesetz zur Modernisierung des Verkündungs- und Bekanntmachungswesens (insbesondere eine Neufassung des Verkündungs- und Bekanntmachungsgesetzes – VkBkmG).
Digitalisierung der Prozesse und Reorganisation
Ein Team der IMTB unterstützt das Bundesministerium der Justiz (BMJ) bei der Digitalisierung und Reorganisation zur Modernisierung des Ausfertigungs- und Verkündungsprozesses.
Im Zeitraum 2017 – 2019 erfolgte die Erhebung, Modellierung und Analyse des seinerzeitigen Prozesses. In diesem Rahmen wurde die Erstellung einer Soll-Konzeption durchgeführt, welche den zur Digitalisierung umzusetzenden Soll-Prozess und die fachlichen Anforderungen an eine erforderliche IT-Lösung beschreibt.
Ab 2020 erfolgte, unter Leitung des BMJ und mit fachlicher Unterstützung des Bundesamts für Justiz (BfJ) sowie der IMTB, die technische Konzeption und Realisierung der Verkündungsplattform durch die Firma Materna. Die Umsetzung der Verkündungsplattform wurde auf Basis des Government Site Builders (GSB), der Content-Management-Lösung für die deutsche Bundesverwaltung, realisiert.
Im weiteren Verlauf des Projektes berät die IMTB die Umsetzung einer Fachapplikation zur Realisierung eines digitalen medienbruchfreien Prozesses zur Vorbereitung, Gegenzeichnung und Ausfertigung von Gesetzen und Verordnungen. Diese Maßnahme ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Zielsetzung zur Einführung eines medienbruchfreien Workflows für den gesamten Rechtsetzungskreislauf des Bundes.
Abgrenzung der Verkündungsplattform zum Portal Gesetze-im-Internet
Auf der Verkündungsplattform des Bundes (www.recht.bund.de) erfolgt die amtliche Verkündung im BGBl. Ergänzend zur Verkündungsplattform erfolgt durch den Bund auch eine elektronische Bereitstellung der konsolidierten Fassungen von Gesetzen und Rechtsverordnungen des Bundes im Internet. Diese werden unter www.gesetze-im-internet.de), interessierten Bürgerinnen und Bürgern durch das BMJ und BfJ zur Verfügung gestellt.
von Erik | 10. Mai J | Digitale Archivierung, Digitalisierung & KI, Fachveranstaltung
Am 9. und 10. Mai 2023 fand am Seddiner See der Brandenburgische Archivtag unter dem Titel „Umbruch als Chance – Archive und Records Management in der digitalen Transformation“ statt. Organisiert und gestaltet wurde die Veranstaltung vom Landesverband Brandenburg im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. (VdA) in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Informationswissenschaften der Fachhochschule Potsdam.
Redebeiträge zum Thema Archivierung, Records Management und digitale Transformation gab es unter anderem vom Brandenburgischen IT-Dienstleister, dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv, dem Stadtarchiv Potsdam sowie Erfahrungsberichte unter anderem vom Kreisarchiv des Vogtlandkreises Plauen.
Auch Kolleginnen und Kollegen der IMTB waren eingeladen, um gemeinsam mit der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten (SPSG) – einem unserer inzwischen langjährigen Kunden – in einer Arbeitsgruppe unter dem Titel „Vom Aktenplan zur E-Akte – Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Beratungsfirmen beim Records Management“ aus der gemeinsamen Projektpraxis zu berichten. Herr Oehlsen, Archivar der SPSG, eröffnete die Arbeitsgruppe mit der Schilderung der gemeinsamen Projektarbeit in den beiden Projekten „Erstellung und Einführung eines Aktenplans“ (2018) und „Einführung der E-Akte in der SPSG“ (seit 2020) aus Kundenperspektive und unsere Kolleginnen Anita Martinovic und Ute Arbeit ergänzten mit grundsätzlichen Erfahrungswerten für die Gestaltung von Projekten zur Transformation von der analogen zur digitalen Verwaltung von Schriftgut. Der Kollege Benjamin Jähne rundete den Input für die Arbeitsgruppe ab, indem er den Bogen über die E-Akte hinaus bis zum Archiv spannte und auch einen Ausblick gewährte, wie Archivgut in 100 Jahren genutzt werden und was daraus zu lernen sein könnte. Der anschließende Gedankenaustausch mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern im Arbeitskreis war trotz des späten Nachmittags so angeregt, dass wir deutlich über das avisierte Veranstaltungsende hinaus beisammen saßen.
Wir danken für die rege Beteiligung und die Einladung zum Gedankenaustausch an den Seddiner See.
