von Erik | 3. Mai J | Digitalisierung & KI, E-Akte
Am 22. Juli 2015 machte sich ein Projektteam von drei Kolleginnen und Kollegen mit dem Auftrag auf den Weg nach München, den BFH bei der „Einführung der elektronischen Aktenführung in der Zentralabteilung der Verwaltung“ zu unterstützen. Was darauf folgte, war ein hausweiter Transformationsprozess, der neben einer Reorganisation des Hauses und der Umstellung auf die vollständige elektronische Arbeitsweise auch die Einrichtung elektronischer Sitzungssäle beinhaltete.
Nach der erfolgreichen Reorganisation des Verwaltungsbereichs und der Einführung der Elektronischen Verwaltungsakte (EVA) nahm der Justizbereich den Staffelstab am 26. April 2018 auf und begann mit der umfangreichen Aufnahme der organisatorischen und prozessualen Situation für die Einführung der elektronischen Gerichtsakte. Auch hier ging die Digitalisierung einher mit einer manchmal schmerzhaften, am Ende jedoch für alle Beteiligten zufriedenstellenden Reorganisation der Gerichtsgeschäftsstellen und Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe. Obwohl die Corona-Pandemie in vielen Kundenprojekten zu einer Verlangsamung oder sogar Unterbrechung geführt hatte, ließ das Projektteam des BFH das Ziel der Einführung der elektronischen Gerichtsakte (EGA) nie aus den Augen, wodurch bereits im Jahr 2021 mit der Pilotierung in den ersten Senaten gestartet werden konnte.
Unser Projektteam blickt heute auf eine sehr konstruktive, zielorientierte und vor allem wertschätzende Zusammenarbeit zurück, welche am 19. April 2023 bei einem gemeinsamen bayrischen Frühstück mit Herrn Dr. Thesling (Präsident BFH), Herrn Wittwer (Vizepräsident BFH, Projektleiter EGA) sowie allen Projektbeteiligten einen würdigen Abschluss fand.
Wir danken allen Mitarbeitenden des BFH für dieses außergewöhnliche Projekt und wünschen ihnen weiterhin viel Erfolg bei der elektronischen Zusammenarbeit und auf ihrem Weg der digitalen Transformation.
von Erik | 20. Apr. J | Organisationsberatung, Personal
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir bereits einen kleinen Einblick in das Erstellen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und die Digitalisierung des Posteingangs gegeben. Im heutigen dritten Teil berichten wir über die Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor. Viel Spaß beim Lesen!
Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor
Für die Steuerung von Personalressourcen im öffentlichen Sektor ist die Personalbedarfsermittlung (PBE) ein zentrales Instrument. Einerseits dient sie als haushaltsbegründende Unterlage, andererseits stellt sie die Basis für Entscheidungen zur langfristigen und bedarfsorientierten Personalplanung dar.
Wichtige methodische Orientierung für die PBE bietet das Organisationshandbuch des Bundes. In diesem wird zwischen der quantitativen und der qualitativen PBE unterschieden. Erstere liefert einen Überblick über die Anzahl der erforderlichen Vollzeitäquivalente (VZÄ) nach Laufbahngruppen, die für bestimmte Aufgaben oder Prozesse erforderlich sind. Letztere gibt Aufschluss darüber, welche formalen Qualifikationen, Kenntnisse und Fähigkeiten hierfür benötigt werden. Die zentralen Fragen, die eine PBE beantwortet, sind also: Können die Aufgaben und Prozesse der Behörde durch den derzeitigen Personalkörper erfüllt werden? Und wenn nicht, im Rahmen welcher Aufgaben oder Prozesse sind welche weiteren Stellen zu schaffen?
Aufgrund unserer Erfahrung im Bereich Organisationsberatung werden wir von Kunden auf Bundes-, Landes- und auch kommunaler Ebene mit der Durchführung einer PBE beauftragt – häufig in Verbindung mit Prozessoptimierung und Aufgabenkritik. Ein klassischer Projektablauf sieht wie folgt aus:
Grundlage jeder PBE stellt eine umfassende Voruntersuchung dar. Dabei setzen wir in Zusammenarbeit mit dem Kunden Grundpfeiler der Erhebung, wie die Erhebungsbasis, die Erhebungsmethoden und den Betrachtungsbereich.
Anschließend beginnt die Ist-Erhebung: Identifiziert wird der erforderliche Aufwand für die Erledigung von Aufgaben oder Prozessen. Solche Mengengerüste können wir durch Methoden wie analytisches Schätzen oder Selbstaufschreibung entwickeln oder auf Daten stützen, die bereits durch Fachverfahren in der Behörde erhoben werden. Wie genau wir dabei vorgehen, ist abhängig von den behördenspezifischen Gegebenheiten: Liegen bereits valide und reliable Daten vor? Ist eine Voll- oder Teilerhebung gewünscht? Wie stark sollen die Beschäftigten im Rahmen der PBE eingebunden werden?
Der so errechnete Personalbedarf wird dem aktuellen Personalstand gegenübergestellt und Mehr- bzw. Minderbedarfe werden offengelegt. Durch die intensive Beschäftigung mit den Aufgaben und Prozessen unserer Kunden, den frischen Blick von außen und unsere Erfahrungen aus anderen Projektkontexten sind wir imstande, auf fundierter Basis Optimierungspotenziale zu identifizieren und Vorschläge in Bezug auf mögliche Neustrukturierungen von Aufbau- und Ablauforganisation zu machen. Wir überlegen zum Beispiel, ob und inwiefern Digitalisierung zu einem Qualitätszuwachs bei der Aufgabenerledigung führen kann, wie durch Parallelisierung und die Nutzung von Technologien Prozesse optimiert werden können und ob durch organisatorische Änderungen sinnvolleres Verwaltungshandeln möglich ist.
Am Ende des Projekts steht eine umfassende Dokumentation der PBE. Der Kunde erhält von uns die Berechnungstabellen sowie einen ausführlichen Bericht, der das Vorgehen, die PBE-Ergebnisse und je nach Umfang Optimierungspotenziale, Aufgabenkritiken und Zukunftsprognosen beinhaltet. Damit ist unsere Arbeit vorerst abgeschlossen, denn die tatsächliche Umsetzung der Personalressourcensteuerung und Prozessoptimierung liegt grundsätzlich in der Verantwortung der Behörde. Wie wir auch im Rahmen von Prozessmanagement-Projekten tätig werden, ist Thema des nächsten Beitrags.
von Erik | 30. März J | IMTB Insight
Seit 15 Jahren fahren wir einmal im Jahr nach Zinnowitz auf die Insel Usedom.
Aus allen Ecken der Republik (und darüber hinaus) reisten mehr Kolleginnen und Kollegen an als je zuvor. Unsere IMTB-Familie ist so sehr gewachsen, dass das Palace-Hotel (seit 2008 unsere Adresse) für diese Zeit anbauen muss.
Wie jedes Jahr gab es einen Mix aus Spiel und Spaß, Zahlen und Fakten, Strategien und Maßnahmen, Aperol Spritz und Fischergeist. Rituale, wie die traditionelle Mittagspause am Fischbrötchenstand, die gemeinsamen Abendessen und das nächtliche Tanzen in der Hotel-Bar dürfen auf Usedom nicht fehlen.
Es war wie immer ein Fest
Danke an alle Beteiligten, Organisatoren und die Geschäftsführung
Wir freuen uns auf USEDOM2024
von Erik | 8. März J | IMTB Insight
Seit über einhundert Jahren wird der Internationale Frauentag begangen. Weltweit demonstrieren an diesem Tag traditionell Frauen für Gleichberechtigung und gegen Diskriminierung. Und auch wenn sich bei uns im Kleinen schon Vieles richtig gut entwickelt hat, gibt es immer noch etwas zu tun.
Sei gern dabei, wenn es heißt:
Mehr Frauen in die IMTB.
Packen wir es an.
Gemeinsam.
von Erik | 21. Feb. J | Digitalisierung & KI, Scannen
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir zuletzt bereits einen kleinen Einblick in das Erstellen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen gegeben. Im heutigen zweiten Teil berichten wir über die Digitalisierung des Posteingangs. Viel Spaß beim Lesen!
Digitalisierung des Posteingangs
Die Digitalisierung des Posteingangs – also das Scannen – beschäftigt uns in nahezu jedem E-Akte-Projekt, da die schlussendlich digital vorliegenden Posteingänge einen zentralen Input-Kanal der elektronischen Akte darstellen. Der entscheidende Vorteil des Scannens liegt darin, dass beispielsweise Bürgerinnen und Bürger ihre Dokumente in Papierform beibringen können, die Verwaltung nach erfolgreichem Scan aber elektronisch weiterarbeiten kann. Als Quasi-Standard hat sich im öffentlichen Sektor dabei die Technische Richtlinie zum rechtssicheren, ersetzenden Scannen (kurz: TR RESISCAN) etabliert, nach deren Vorgaben wir ein Scan-Projekt üblicherweise ausrichten. Klingt dröge? Ist es nicht, denn solche Projekte umfassen regelmäßig strategische, IT-bezogene und organisatorische Aspekte, bei denen wir tatkräftig unterstützen dürfen.
So müssen wir häufig in einem ersten Schritt gemeinsam mit der Verwaltung überlegen, wie die neue Aufgabe künftig eigentlich wahrgenommen werden soll. Scannt die Behörde die Dokumente mit eigenem Personal in zentralen oder dezentralen Scanstellen? Schließt sie sich mit weiteren Behörden zu einem Scanverbund zusammen? Oder soll die Aufgabe gänzlich an einem externen Dienstleister vergeben werden? Um die Entscheidungsfindung zu objektivieren, kann mitunter auch eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in Betracht kommen, mit der wir uns im ersten Teil dieser Serie auseinandergesetzt haben.
Nachdem also die grundsätzliche Strategie festgelegt wurde, steigen wir in die Konzeptionsphase ein. Dabei erarbeiten wir beispielsweise Soll-Prozesse, erheben Posteingangsmengen oder identifizieren die in der Behörde eingehenden Dokumentenarten und überlegen, wie mit diesen Dokumenten künftig umzugehen ist. Ein besonderes Augenmerk liegt zudem auf der Konzeption von Schnittstellen zu den anzusteuernden Zielsystemen, was meistens die elektronische Akte oder ein IT-Fachverfahren der Behörde ist. Der Architekt in uns kann zudem zum Vorschein treten, wenn Unterstützung bei der räumlichen Planung von zentralen Behördenscanstellen gefragt ist. Dann schauen wir gemeinsam mit den Beschäftigten vor Ort, wo die Scanner bestmöglich platziert oder wo Regale für die Zwischenlagerung von Papierdokumenten aufgestellt werden. Die Projektarbeit findet also nicht im stillen Kämmerlein statt, sondern lebt vom persönlichen Austausch zwischen den Beteiligten.
Die in der Konzeptionsphase generierten Informationen verarbeiten wir dann häufig in Ausschreibungsunterlagen zur Beschaffung von Scan-Hardware und Scan-Software. Die zu beschaffenden Geräte sind mitunter wahre Technikwunder und haben oftmals einen Warenwert von mehreren zehntausend Euro – pro Stück! Flexibles Arbeiten ist im Zuge der Ausschreibung immer dann gefragt, wenn Bieterfragen eingehen, die gemeinsam mit der Kundenseite innerhalb von definierten Fristen beantwortet werden müssen.
Sobald das Vergabeverfahren beendet ist und die Scanner mitsamt Software ausgeliefert wurden, unterstützen wir die Behörden zum Beispiel bei der Konfiguration von Scan-Profilen in der Software. Mit welcher Auflösung soll gescannt werden? Soll datensparend schwarz-weiß oder in Farbe gescannt werden? Welche Organisationeinheit soll die Scans empfangen? All dies sind Fragen, welche in einem Scan-Profil beantwortet werden. Natürlich testen wir auch das Zusammenspiel von Hardware und Software, bevor der Produktivbetrieb dann endlich beginnen kann.
Wer jetzt denkt, dass das alles ganz schön aufwändig klingt, der hat vollkommen recht. Deswegen versuchen wir in unseren Projekten auch immer darauf hinzuarbeiten, dass Dokumente von Anfang an elektronisch in der Verwaltung eingehen. Solange dies aber nicht vollständig gewährleistet werden kann, sind wir auch weiterhin in den Post- und Scanstellen dieser Republik anzutreffen.
