von Erik | 20. Aug. J | IMTB Insight
Die kreativen Köpfe bei der IMTB, das sind nicht nur die Festangestellten, sondern auch wir Werkstudentinnen und Werkstudenten. Wir unterstützen tagtäglich die Kolleginnen und Kollegen in ihrem Arbeitsalltag. Denn für uns steht nicht nur Kaffee kochen auf dem Tagesplan!
Neben der umfassenden Büroorganisation sind wir auch an den internen und externen Projektinhalten beteiligt, wodurch unsere berufliche und persönliche Weiterentwicklung gefördert wird. Dazu zählen die Organisation von Veranstaltungen, die Begleitung bei Kundenterminen oder die Vor- und Nachbereitung von Projektinhalten. Dadurch lernen wir unmittelbar unser Arbeitsumfeld und die dahinterstehenden Strukturen kennen. Ein offenes Miteinander, Teamarbeit und die Übernahme von Verantwortung gehören schließlich zu den IMTB-Unternehmenswerten, die uns täglich begleiten!
Manpower – nicht nur Kraft in den Armen, sondern auch im Kopf! Marius in Berlin und Philipp in Köln helfen bei internen administrativen Aufgaben, wie Rechnungen bearbeiten oder dem Erstellen von Wiki-Beiträgen. Zusätzlich bringen sie wertvolle Ideen und Beiträge mit in die Projektarbeit ein.
It´s a Match! Catlena, Theresa und Luca kümmern sich mit Herzblut um die Inhalte und die Pflege des IMTB-Instagram-Accounts. Die Contentplanung und Vorbereitung der Posts stehen dabei ganz oben auf der Liste. Nebenbei sind Catlena und Luca intensiv dabei, die Kolleginnen und Kollegen in ihrer Projektarbeit zu unterstützen. Die Studiengänge Volkswirtschaftslehre und Public und Nonprofit-Management bieten dafür eine optimale, fachliche Grundlage.
Theresa ist ein wertvolles Teammitglied im Kommunikationsbereich der IMTB. Dort beschäftigt sie sich mit Themen rund um Marketing und kann ihren kreativen Ideen freien Lauf lassen. Neben der Arbeit im Unternehmen studiert sie Deutsch und Medienwissenschaften.
Einige Kolleginnen und Kollegen, die als Studis oder Praktikantin begonnen haben, gehören mittlerweile seit mehreren Jahren zum IMTB-Team und steigen sogar die Karriereleiter immer weiter auf. So sind ehemalige Werkstudis schon zu Beraterinnen und Beratern geworden und meistern mit ihren gesammelten Erfahrungen spannende und herausfordernde Projekte bei den Kundinnen und Kunden.
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“Ich schätze an der IMTB die Chancengleichheit. Auch uns Werkstudis wird ein hohes Maß an Verantwortung und Aufgabenvielfalt zugeteilt. Dadurch macht die Arbeit nicht nur Spaß, sondern fordert uns und bringt wichtige Erfahrungen für den Karriereweg mit sich.” Theresa
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“Bei der IMTB schätze ich besonders das kollegiale Miteinander. Auch die abwechslungsreichen Aufgaben, das stets entgegengebrachte Vertrauen und das tolle Team, sorgen dafür, dass mir die Arbeit viel Spaß macht.” Marius
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“Ich fühle mich im IMTB-Team angekommen, akzeptiert und sehr wohl. Einen besseren Job mit so viel Verantwortung und Vertrauen könnte ich mir nicht vorstellen.” Luca
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“Als Werkstudentin schätze ich besonders die familiäre Unternehmenskultur bei uns. Man fühlt sich vom ersten Tag an willkommen, und der Austausch auf Augenhöhe, unabhängig von Position oder Erfahrung, macht die Zusammenarbeit nicht nur produktiv, sondern auch menschlich sehr angenehm.” Catlena
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„An der IMTB schätze ich, dass ich hier von Anfang an super aufgenommen wurde und von Tag eins an Verantwortung übernehmen durfte. Das Vertrauen meiner Kolleginnen und Kollegen motiviert mich und gibt mir Chancen mich selbst weiterzuentwickeln.“ Philipp
von Erik | 6. Aug. J | Business Intelligence, Digitalisierung & KI
Trotz des Eindrucks, dass Business Intelligence (BI) sich hauptsächlich auf die Privatwirtschaft beschränkt, spielt sie eine entscheidende Rolle in der deutschen Verwaltung. In diesem Zusammenhang wird häufig unterschätzt, wie umfassend die Bundesrepublik Deutschland – ebenso wie andere Industrieländer – bereits seit Jahrzehnten Daten sammelt, aufbereitet und auswertet. Für zahlreiche Behörden ist das Thema Datenanalyse längst kein Fremdwort mehr, sondern ein integraler Bestandteil des täglichen Verwaltungshandels und der digitalen Transformation.
Ein bekanntes Beispiel hierfür ist der Mikrozensus, bei dem Daten zur Struktur sowie zur wirtschaftlichen und sozialen Lage der Bevölkerung kontinuierlich erfasst werden. Diese Daten sind für politische Entscheidungsträger und Behördenleitungen eine wichtige Grundlage und tragen zur Sachlichkeit und Konsensfindung bei. Entgegen allen Vorurteilen versucht die deutsche Verwaltung in der Regel nämlich konsequent auf der Basis von Fakten und empirischen Erkenntnissen zu handeln. Mit Open-Data-Initiativen stellt die deutsche Verwaltung zudem ihre Daten kontinuierlich und vermehrt der Öffentlichkeit bereit, um Transparenz und Partizipation zu fördern.
Insgesamt gibt es nun zwei zentrale Entwicklungen, die wir in der IMTB beobachten und aktiv begleiten.
Das Thema Datenanalyse darf keine Nischenaufgabe sein
Erstens ist die Datenauswertung eine grundlegende Aufgabe, die jede Organisations-einheit innerhalb der Verwaltung betrifft. Während dieses Thema in der Vergangenheit ausschließlich den Statistikreferaten, Statistischen Ämtern oder wissenschaftlichen Instituten übertragen wurde, hat sich durch die zunehmende Verfügbarkeit und Menge an Daten die Bedeutung deutlich ausgeweitet und wird zu einer Aufgabe von jeder Führungs-kraft. Entscheidungen, die ohne eine fundierte Datengrundlage getroffen werden, sind kaum noch vertretbar oder werden aktiv hinterfragt. Ein wichtiger Faktor wird hierbei zukünftig sein, Data Literacy bzw. Datenkompetenz in der deutschen Verwaltung weiter zu steigern.
Die Einführung von Software schafft neue Möglichkeiten
Zweitens ist das Thema Business Intelligence stark mit der Digitalisierung und insbesondere mit Softwareprodukten verbunden. Um 2015 herum kamen mit Qlik Sense, MS Power BI sowie weiteren BI-Tools neue Möglichkeiten auf den Markt, um Daten aus Datenbanken oder Excel-Tabellen wesentlich dynamischer und anschaulicher zu visualisieren. Während diese Werkzeuge in der Wirtschaft bereits frühzeitig eingesetzt wurden, gewann das Thema in der deutschen Verwaltung in der COVID-Krise ab 2020 an maßgeblicher Bedeutung. Es dürfte in der deutschen Geschichte nur wenige Momente gegeben haben, in denen Daten und Prognosen eine so zentrale Rolle in der Entscheidungsfindung einnahmen, und ohne die entsprechenden Dashboards wären diese für die Öffentlichkeit kaum nachvollziehbar gewesen.
Seitdem wird Business-Intelligence-Software zunehmend in der Berichterstattung von Behörden eingesetzt. Dadurch stellen Behörden nicht mehr nur die bisherigen umfang-reichen PDF-Dokumente mit tausend Seiten und zahlreichen Anhängen zur Verfügung, sondern integrieren wesentliche Grafiken und deren Erkenntnisse direkt auf ihren Webseiten, sodass sie für alle Entscheidungsträger sowie Bürgerinnen und Bürger leichter zugänglich sind.
Impf-Fortschritt nach Bundesland
Seit Dezember 2020 wurden im Rahmen der Berliner Impfkampagne gegen SARS-CoV-2 Daten zum Impfgeschehen erfasst und ausgewertet (siehe dazu die vergleichbare Visualisierung des RKI und des BMG). Auf Basis der Software MS Power BI wurde eine Dashboard-Lösung entwickelt, die die Impfdaten der vom Senat verantworteten Impfzentren (CIZ), Impfstellen, mobilen Impfteams sowie weiterer Impfeinrichtungen und des RKI übersichtlich darstellt. Zusätzlich wurden Daten aus der Impfhotline, dem Serviceportal, der Impfstofflogistik und der Kapazitätsplanung integriert, um das Pandemiegeschehen zu analysieren und die Auslastung der CIZ sowie anderer Einrichtungen effizient zu steuern (weitere Informationen: berlin.de)
Der Blick ins Innere und der Beginn der wahren Business Intelligence
Während gesetzliche Vorgaben die Berichtspflichten einfordern, tut sich die deutsche Verwaltung noch schwer beim eigentlichen Einsatzzweck der Business-Intelligence-Software. Es geht um das Verwaltungsbusiness, das primär eine klassische Kundenbeziehung darstellt. Da es in Deutschland bislang nur sehr wenige proaktive Verwaltungsleistungen gibt – also solche, die gesetzlich vorgeschrieben und ohne separate Antragstellung automatisch erbracht werden – basiert das typische Schema auf Antragstellung durch Bürgerinnen, Bürger oder Unternehmen und anschließender Genehmigung.
Hier beginnt die sogenannte „Black Box“: Viele deutsche Verwaltungen können weder ad hoc noch durch gezielte Recherche genau feststellen, wie lange ein Genehmigungsprozess im Durchschnitt dauert, welcher Schritt besonders zeitaufwendig ist oder warum es zu Verzögerungen kommt. Das zentrale Problem ist: Ohne ein systematisches Monitoring von Mengen, Komplexität, Durchlaufzeiten und Kostenfaktoren ist es kaum möglich, Engpässe frühzeitig zu erkennen oder Verbesserungen im Zuge der digitalen Transformation aktiv voranzutreiben.
Zudem fällt es den Verwaltungen häufig schwer, Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Sachverhalten und über verschiedene Verwaltungsleistungen hinweg herzustellen – insbesondere, wenn Behörden- und Fachbereichsgrenzen überschritten werden. Das führt dazu, dass sich eine Silo-Perspektive auf Basis unzureichender Datenanalysen verfestigt und eine ganzheitliche Sicht auf Prozesse und Ressourcen erschwert wird.
Die deutsche Verwaltung sowie die politischen Entscheidungsträgerinnen und -träger sollten sich daher zunehmend damit auseinandersetzen, mit optimalem Ressourcen-einsatz die bestmöglichen Leistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen zu gewährleisten – gerade vor dem Hintergrund möglicherweise knapper werdender finanzieller Mittel.
Dafür sind Dashboards notwendig, die mit Hilfe von Business-Intelligence-Software den Blick nach innen richten und aussagekräftige Daten liefern, um Entscheidungen transparent und datenbasiert zu treffen. Und es muss klar sein: Die Visualisierung von Daten mittels Business-Intelligence-Software ist lediglich der einfachste und erste Schritt.
Anteil der nicht wahrgenommenen Termine
Die Quote der Nichterscheinerinnen und Nichterscheiner in den Berliner Bürgerämtern (gebuchte Termine werden von den Kundinnen und Kunden ohne Absage nicht wahrgenommen) liegt bei etwa 12 Prozent: Daraus folgt, dass jeden Monat etwa 20.000 Termine berlinweit nur sehr kurzfristig anderweitig genutzt werden können. Die Bürgerämter bieten die freigewordenen Kapazitäten u. a. den Spontan- und Notfallkunden an (weitere Informationen: Zielvereinbarungen Land Berlin)
von Erik | 31. Juli J | Digitalisierung & KI, Künstliche Intelligenz, Vergabeberatung, Vergaberecht
Die IMTB freut sich über die Teilnahme an der City Challenge Berlin 2025. Der von der Senatskanzlei Berlin initiierte Wettbewerb verfolgt das Ziel, innovative Lösungen für die Digitalisierung der Verwaltung zu entwickeln und damit einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Berliner Verwaltung zu leisten. Lösungsanbieter konnten Vorschläge zu den Challenges „Digitales Hallenbuch“ und „Vergabevorbereitungstool“ abgeben. An der Challenge zum „Vergabevorbereitungstool“ haben wir uns beteiligt.
Mit diesem Wettbewerb geht Berlin einen weiteren entscheidenden Schritt in Richtung mehr digitaler Souveränität und einer zukunftsfähigen öffentlichen Beschaffung in Berlin.
Unser Lösungsansatz
Mit dem konzipierten „VergabeFix“ bietet die IMTB, die Entwicklung einer modularen, webbasierten Anwendung an, die im Fokus eine bedienerfreundliche Prozess-Digitalisierung der Vergabevorbereitung zum Ziel hat. Das Herzstück ist eine dynamische Formularlogik, bei der alle relevanten Formblätter automatisiert, konsistent und medienbruchfrei generiert werden. Die modulare Architektur erlaubt eine schrittweise Erweiterung. „VergabeFix“ ist damit ein zukunftsorientiertes Werkzeug. Die Umsetzung ist geplant mit quelloffenen, containerisierten Technologien und offenen Schnittstellen. Die Anwendung wird an bestehende Systeme anschlussfähig sein und für eine KI-gestützte Unterstützung vorbereitet werden.
Mit der Entwicklung von „VergabeFix“ unterstreichen wir unseren Anspruch, Innovation und Sicherheit im öffentlichen Sektor zu vereinen und einen spürbaren Beitrag zur digitalen Souveränität Berlins zu leisten.
Wie es weiter geht
Bis Mitte August 2025 werden drei Konzepte prämiert und erhalten die Chance, sich für die Umsetzung zu qualifizieren. Aus den detaillierten Angeboten der Prämierten wählt die Jury eine Gewinneridee aus. Sollten wir unter den Gewinnern sein, starten wir im Herbst 2025 gemeinsam mit -dem Fachbereich und der Vergabestelle in die Umsetzung.
Wir freuen uns auf die Entscheidung, hoffen unseren „VergabeFix“ bald gemeinsam mit der Berliner Verwaltung pilotieren zu dürfen und drücken allen Teilnehmenden die Daumen. Wir sind gespannt, welche kreativen Ideen den Weg in die Praxis finden werden.
von Erik | 6. März J | Fachveranstaltung, Vergabeberatung
Impulse für die Zukunft der öffentlichen Beschaffung – Eine Rückschau
Als IMTB waren wir auf dem Hamburger Vergabetag 2025 vertreten, der am 30. und 31. Januar in der Handelskammer Hamburg stattfand. Die Veranstaltung brachte Fachleute aus Verwaltung, Wirtschaft und Recht zusammen, um aktuelle Entwicklungen im Vergaberecht zu diskutieren und Best Practices für die öffentliche Beschaffung auszutauschen. Für uns stand insbesondere die Auseinandersetzung mit den Themen Digitalisierung, geplante Reformen im Vergaberecht sowie der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) im Fokus.
Schwerpunkte der Veranstaltung
Bereits zu Beginn boten verschiedene Workshops praxisnahe Einblicke für unterschiedliche Zielgruppen. Während sich im Forum Experten, wie Dr. Martin Schellenberg, mit der neusten Rechtsprechung der Vergabekammern und Oberlandesgerichte beschäftigten, erhielten Einsteiger im Plenarsaal einen fundierten Überblick über die Grundlagen des Vergaberechts. Für Bieter und Auftragnehmer gab es gezielte Hinweise zur rechtssicheren Angebotsgestaltung – ein Aspekt, der auch für unsere Arbeit im Bereich der strategischen Beschaffungsberatung von hoher Relevanz ist.
In der anschließenden offiziellen Begrüßung betonten Vertreter der Handelskammer Hamburg sowie der Finanzbehörde Hamburg die wachsende Bedeutung effizienter Vergabeverfahren für die öffentliche Verwaltung, insbesondere im Hinblick auf, Transparenz und Nachhaltigkeit.
Reform und aktuelle Rechtsprechung
Ein zentrales Thema des Vergabetages war die geplante – aber aufgrund des bevorstehenden Regierungswechsels wohl überholte – Reform des Vergaberechts. Die möglichen Abschaffungen des Unterschwellenvergaberechts bei Lieferungen und Dienstleistungen sowie Änderungen am Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkung (GWB) wurden dabei besonders intensiv diskutiert. Aus Sicht der öffentlichen Auftraggeber und Bieter ergeben sich hierdurch potenziell erhebliche Auswirkungen auf die Vergabepraxis, insbesondere in Bezug auf Flexibilität und Effizienz von Verfahren.
Diskussionen zur aktuellen Rechtsprechung boten darüber hinaus wertvolle Einblicke in die Entwicklungen auf Ebene der Oberlandesgerichte und Vergabekammern. Für uns als IMTB ist es essenziel, diese Entscheidungen zu verstehen, um unsere Kunden optimal zu beraten und die rechtlichen Anforderungen effizient in die Praxis umzusetzen.
Künstliche Intelligenz im Fokus – Fortschritt oder doch nur ein Hype?
Höhepunkt der Veranstaltung war die Diskussion um den Einsatz von Künstlicher Intelligenz in der öffentlichen Beschaffung. Beiträge von Experten aus Verwaltung und Wirtschaft – darunter Vertreter der Senatskanzlei Hamburg und Consinex – zeigten die Chancen von KI-Anwendungen auf, beispielsweise in der automatisierten Auswertung von Angeboten oder der Optimierung von Vergabeprozessen.
Die Diskussion, ob KI künftig eine grundlegende Änderung für die öffentliche Beschaffung bedeutet oder lediglich ein technisches Hilfsmittel bleibt, bot uns wertvolle Impulse für unsere Arbeit. Gerade im Hinblick auf die Digitalisierung von Vergabeverfahren sehen wir hier großes Potenzial für zukünftige Entwicklungen.
Fazit
Die Teilnahme am Hamburger Vergabetag 2025 war für uns als IMTB äußerst wertvoll. Die gewonnenen Erkenntnisse – insbesondere im Hinblick auf den gezielten Einsatz neuer Technologien – werden wir in unsere Projekte einfließen lassen, um unsere Beratungsleistungen weiter zu optimieren. Der Hamburger Vergabetag hat einmal mehr verdeutlicht, wie wichtig der kontinuierliche Dialog zwischen allen Akteuren ist, um die öffentliche Beschaffung effizienter, transparenter und zukunftsorientierter zu gestalten.
von Erik | 25. Feb. J | Organisationsberatung, Prozessmanagement
Ein Bericht unserer Kollegin Jana Siekmann
Was ist der Prozesslebenszyklus? Welche neuen Trends gibt es im Prozessmanagement? Und macht es überhaupt Sinn Prozessmanagement in meiner Behörde strukturiert einzuführen?
All diesen und weiteren Fragen widmet sich das überarbeitete Handbuch Prozessmanagement des Freistaates Sachsen, das wir im Auftrag der Sächsischen Staatskanzlei – gemeinsam mit der PICTURE GmbH – erstellt und weiterentwickelt haben.
In mehreren Workshops haben wir Autorinnen und Autoren uns zusammengesetzt und gebrainstormt, priorisiert und gefachsimpelt. Unsere Erfahrungen in sächsischen Prozessmanagement-Projekten standen dabei immer im Fokus. Bei unserem Austausch beschäftigten uns folgende Fragen besonders:
- Welche Inhalte brauchen sächsische Behörden und Organisationen, um Prozessmanagement nachhaltig zu etablieren?
- Welche Inhalte entsprechen nicht mehr der gelebten Praxis oder haben Auffrischungsbedarf? Und wie bringen wir unsere Erfahrungen ins Handbuch ein?
- Welches State-of-the-Art-Wissen im Bereich Prozessmanagement interessiert die Behörden?
- Welche Ergänzungen machen die Disziplin zugänglicher und verständlicher?
- Welche technischen Neuerungen und Informationen der PICTURE Plattform ergänzen unsere fachlichen Ausführungen?
Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Das Handbuch ist eine geeignete Lektüre und ein Nachschlagewerk für alle Personen der öffentlichen Verwaltung, die sich in den verschiedensten Rollen mit Prozessmanagement beschäftigen. Grundlagen und Funktionalitäten der PICTURE Plattform werden erläutert, sowie ein großes Repertoire an praxisnahen und erprobten Methoden vorgestellt. Das Prozessmanagement-System als Ganzes, mit seinen verschiedensten Interessensgruppen, Regelwerken und Mehrwerten, steht dabei im Zentrum der Ausführungen.
Mit Hilfe des Handbuchs ist es möglich die für die jeweilige Behörde passende Prozessorganisation zu konzipieren und Optimierungsprojekte mit Akzeptanz- und Veränderungsmanagement-Maßnahmen zu begleiten. Zusätzlich bekommen Sie einen Überblick über die vielfältigen Analyse- und Optimierungsmethoden und werden in die Lage versetzt, das für Sie passende Methodenwerkzeug anhand der beschriebenen Vor- und Nachteile für Ihre Organisation auszuwählen.
Neuere, technologische Entwicklungen gehen auch an den Prozessen der öffentlichen Verwaltung nicht vorbei – und so war es uns ein besonderes Anliegen auf Trends wie Künstliche Intelligenz, Prozessautomatisierung und Robotics in einem Exkurs einzugehen.
Haben wir Ihr Interesse für das Handbuch geweckt?
Unter folgendem Link steht es zum Download bereit oder kann in ausgedruckter Form bestellt werden: https://publikationen.sachsen.de/bdb/artikel/46783
