von Erik | 19. Feb. J | Organisationsberatung, Prozessmanagement
Die IMTB Consulting GmbH und die PICTURE GmbH haben erneut den Rahmenvertrag für „Beratungsleistungen im Prozessmanagement für den Freistaat Sachsen“ gewonnen. In den kommenden vier Jahren werden beide Unternehmen weiterhin den Freistaat bei der Umsetzung und Weiterentwicklung seiner Prozessmanagementstrukturen unterstützen. Ziel ist es, Verwaltungsprozesse effizient und zukunftsfähig zu gestalten und so die Qualität der Verwaltungsleistungen weiter zu optimieren.
Im Fokus der Zusammenarbeit stehen die koordinierte Einführung von Methoden des Prozessmanagements, die Umsetzung von Einzelprojekten zur fortgesetzten Digitalisierung von Verwaltungsleistungen sowie die IT-gestützte Vorbereitung und Umsetzung von Verwaltungsleistungen. Darüber hinaus werden die Fortschreibung und Weiterentwicklung von Standards begleitet sowie Schulungen, insbesondere zur Prozessplattform Sachsen, durchgeführt.
Die Prozessplattform Sachsen bleibt das zentrale Werkzeug zur Beschreibung und Modellierung von Prozessen. Sie basiert auf der PICTURE-Prozessplattform und wird von mehr als 160 Behörden im Freistaat genutzt. Neben der bausteinbasierten Modellierung mit PICTURE und BPMN 2.0 unterstützt sie auch die Modellierung von FIM-Stamm-Prozessen. Zusätzlich ermöglicht die Prozessplattform die systematische Stellenbewertung von Tarifbeschäftigten nach TVöD-VKA-V und TV-L sowie die Dienstpostenbewertung von Beamten nach KGSt-Gutachten 2009.
Ein Schwerpunkt der kommenden Jahre liegt auf der Nutzung innovativer Technologien wie Künstlicher Intelligenz (KI) und Low-Code-Plattformen zur Prozessdigitalisierung. Diese Technologien bieten die Möglichkeit, Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten und eine automatisierte, nutzerfreundliche Verwaltung zu etablieren.
Als langjähriger Partner des Freistaates Sachsen freuen sich die IMTB Consulting GmbH und die PICTURE GmbH über die Fortsetzung der erfolgreichen Zusammenarbeit.
„Mit dem erneuten Zuschlag bestätigt uns der Freistaat Sachsen, dass unser Ansatz und unsere Unterstützung einen echten Mehrwert für die Verwaltungsmodernisierung bieten“, sagt Martin Instinsky, Beratungsleiter der PICTURE GmbH. „Die vergangenen Jahre haben gezeigt, wie wichtig durchdachtes Prozessmanagement für eine leistungsstarke und bürgerfreundliche Verwaltung ist. Sachsen hat sich als Vorreiter im digitalen Verwaltungsmanagement etabliert. Der Einsatz von KI und Low-Code-Technologien bietet dabei enorme Chancen zur Effizienzsteigerung und einer flexiblen Prozessgestaltung. Wir freuen uns darauf, diesen Weg gemeinsam weiterzugehen.“
Henning Boeske, Geschäftsführer der IMTB Consulting GmbH, ergänzt: „Wir sind stolz darauf, die Behörden im Freistaat weiterhin mit unserer Expertise unterstützen zu dürfen. Die konsequente Digitalisierung und Standardisierung von Verwaltungsprozessen ist ein entscheidender Schritt zur weiteren Optimierung der Verwaltungsarbeit.“
Mit der Fortsetzung des Rahmenvertrags setzen die PICTURE GmbH und die IMTB Consulting GmbH ihre erfolgreiche Zusammenarbeit mit dem Freistaat Sachsen fort und tragen maßgeblich zur Weiterentwicklung der Verwaltungsmodernisierung bei.
von Erik | 6. Feb. J | Digitale Archivierung, Digitalisierung & KI
Das Bundesarchiv hat eine aktualisierte Version seiner Empfehlungen zur Anwendung von PDF/A-Versionen veröffentlicht. Diese sind insbesondere für Behörden, Scansoftware, E-Akte-Lösungen und Fachverfahren von hoher Relevanz, da sie direkte Auswirkungen auf die digitale Archivierung haben.
Was ist neu?
- Die grundsätzlichen Empfehlungen bleiben bestehen, jedoch wurde das Dokument stark erweitert und differenziert – insbesondere in Bezug auf Barrierefreiheit und die Eignung einzelner PDF/A-Versionen für eine dauerhafte Aufbewahrung.
- Die bevorzugte Version bleibt PDF/A-2, insbesondere in den Konformitätsstufen a (accessible) und u (unicode), da sie Informationsverluste minimieren und eine möglichst große Barrierefreiheit bieten.
- PDF/A-3 und PDF/A-4 sollten nur mit Vorsicht eingesetzt werden, insbesondere wenn eingebettete Dateien nicht PDF/A-konform oder langfristig speicherfähig sind.
Warum ist das wichtig?
Die Wahl der richtigen PDF/A-Version beeinflusst nicht nur die langfristige Lesbarkeit und Integrität von Dokumenten, sondern auch die rechtssichere Nachvollziehbarkeit des Verwaltungshandelns. Gerade im Umfeld der E-Akte und digitalen Schriftgutverwaltung sind standardkonforme Formate essenziell, um den Anforderungen der Langzeitspeicherung, Archivierung und Barrierefreiheit gerecht zu werden.
Wie wir Ihnen weiterhelfen können.
Wir unterstützen Behörden und Unternehmen dabei, die richtigen Standards für die digitale Aktenführung zu wählen. Wir beraten zu Scansoftware, E-Akte-Integration, Langzeitspeicherung und Archivierung
– damit Ihre Dokumente auch in Zukunft lesbar, rechtskonform und barrierefrei bleiben.
Haben Sie Fragen zur Umsetzung der neuen Empfehlungen? Lassen Sie uns darüber sprechen!
Lesen Sie hier die Empfehlungen des Bundesarchivs in Gänze:
https://www.bundesarchiv.de/assets/bundesarchiv/de/Downloads/Erklaerungen/beratungsangebote-grundl-sgv-empfehlungen-pdf-a-versionen.pdf .
von Erik | 15. Jan. J | Digitalisierung & KI, Künstliche Intelligenz
Ob Messen, Konferenzen, Vorträge, Fachliteratur: Es herrscht Einigkeit darüber, dass Künstliche Intelligenz (KI) viel Potenzial bereithält, die Abläufe in der öffentlichen Verwaltung effizienter zu gestalten und die Qualität von Entscheidungen zu verbessern. Sie kann bei der Automatisierung zeitraubender Routineaufgaben unterstützen, fundierte Entscheidungsgrundlagen schaffen und dadurch Raum für wichtige fachliche Aufgaben eröffnen.
Aber wie genau kann die KI helfen? Zur Einordnung der verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten erläutern wir zunächst einige Grundbegriffe.
Grundlegende Technologien und Begriffe
Sprachmodelle / Large Language Models (LLM)
Bei Large Language Models handelt es sich um KI-Systeme, die mithilfe sehr großer Textmengen trainiert werden und in der Lage sind, geschriebene Sprache zu „verstehen“ sowie eigene Texte zu formulieren.
Retrieval-Augmented Generation (RAG)
RAG ist ein Architektur-Ansatz zum Einsatz von KI, bei dem der Prompt gezielt mit zusätzlichen Informationen (z.B. internen Dokumenten oder Datenbankquellen) angereichert wird, die im vortrainierten Sprachmodell nicht enthalten sind. So wird die Ausgabe eines Sprachmodells optimiert, indem es auf eine maßgebliche Wissensbasis außerhalb seiner Trainingsdatenquellen verweist, bevor eine Antwort generiert wird. Dies bedeutet, dass das Modell relevante Informationen aus externen Quellen abruft und diese in die generierte Antwort integriert.
Vektordatenbank
Um Texte maschinell verarbeiten zu können, werden sie in Zahlenwerte (Vektoren) übersetzt, die Beziehungen zwischen Wörtern und Sätzen abbilden. In einer Vektordatenbank sind diese Informationen effizient auffindbar, sodass das Sprachmodell schneller auf passende Textinhalte zugreifen kann.
Prompt Engineering
Die gezielte Formulierung von Eingaben („Prompts“) an ein Sprachmodell, um dessen Antworten so genau und relevant wie möglich zu gestalten, nennt man Prompt Engineering. Ein sorgfältig gestalteter Prompt steigert sowohl die Qualität als auch die Aussagekraft von KI-Ergebnissen.
Inference
Der Prozess, bei dem das KI-System auf Basis seines Trainings eine Antwort generiert, nennt sich Inference. Dies erfordert vor allem bei großen Modellen erhebliche Rechenleistung.
Fine-Tuning
Beim Fine-Tuning wird ein vortrainiertes Modell mit weiteren (behördenspezifischen) Informationen nachträglich trainiert, um dieses für spezielle Aufgaben oder Anwendungsfälle anzupassen.
Und welche Einsatzmöglichkeiten gibt es in der öffentlichen Verwaltung?
In unseren Projekten wurden bereits die folgenden Anwendungsfälle erfolgreich getestet:
Einsatz von RAG-Chatbots zur Recherche in internen Dokumenten
Mit Hilfe von RAG können Chatbots bei komplexen Rechercheaufgaben unterstützen. Ein Chatbot kann beispielsweise automatisiert relevante Textstellen aus internen Handbüchern, Konzepten, Dienstanweisungen oder Vermerken bereitstellen, wodurch sich der zeitintensive Suchaufwand deutlich reduziert.
Einsatz von KI-Assistenzsystemen zur Analyse eingereichter Unterlagen, z. B. internationaler Zeugniss
Diese Systeme analysieren eingereichte Unterlagen eigenständig und gleichen sie mit den jeweiligen Anforderungen ab. Ob bei der Anerkennung ausländischer Abschlüsse oder anderen Fachanträgen – die KI kann eine erste Empfehlung abgeben, die von einer Fachkraft geprüft und final entschieden wird.
Prompt-Engineering zur Erleichterung der Stellenbewertung gemäß TVöD
Besonders anspruchsvolle Prozesse wie die Stellenbewertung können durch KI sinnvoll unterstützt werden. Hierzu erfasst das System die Tätigkeitsmerkmale, gleicht sie mit TVöD-Referenzdokumenten ab und schlägt eine Eingruppierung vor.
Wer die Wahl hat, hat die Qual. Oder doch nicht?
Grundsätzlich kommt für die Umsetzung der beschriebenen Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung die Nutzung von Open-Source-Lösungen oder proprietären Modellen infrage. Bei der Wahl zwischen einer Open-Source-Lösung (etwa Llama) und einem proprietären Modell (zum Beispiel ChatGPT) spielen Flexibilität und Support eine entscheidende Rolle.
Open-Source-Modelle sind häufig sehr anpassungsfähig und profitieren von einer aktiven Entwickler-Community. Sie sind jedoch mitunter aufwendiger einzuführen und benötigen entsprechendes Know-how sowie personelle Ressourcen für die eigenständige Wartung und Weiterentwicklung.
Proprietäre Systeme lassen sich in der Regel schneller implementieren und bieten einen festen Support, wobei die jeweiligen Lizenz- und Abrechnungsmodelle sorgfältig geprüft werden sollten. Häufig erfolgt die Abrechnung tokenbasiert, d. h. (vereinfacht dargestellt) aufwandsbezogen. Infolgedessen können die tatsächlich anfallenden Kosten in der Regel im Vorfeld kaum zuverlässig geschätzt werden.
Ein weiterer Aspekt ist die Beschaffung passender Hardware für den On-Premise-Betrieb von Sprachmodellen. Für die performante und qualitativ hochwertige Erledigung komplexer Aufgaben (insbesondere für das Training) werden in der Regel leistungsfähige und somit kostspielige Grafikprozessoren (GPUs) benötigt.
Und wie sicher ist das alles?
Gerade in der öffentlichen Verwaltung gelten strenge Vorschriften hinsichtlich Datenschutz, IT-Sicherheit und Rechtskonformität. Bei jedem KI-Projekt ist daher zu prüfen, welche Daten verarbeitet werden sollen (und dürfen), welche daraus Schutzmaßnahmen abzuleiten sind und wie sich der Einsatz technisch und organisatorisch in die bestehende Infrastruktur integrieren lässt. Eine sorgfältige Prüfung dieser Punkte ist unerlässlich, um Rechts- und Sicherheitsrisiken zu vermeiden.
Unser Fazit
Künstliche Intelligenz wird den Arbeitsalltag in der öffentlichen Verwaltung perspektivisch erheblich erleichtern und die Qualität von Entscheidungsprozessen steigern. Ob RAG-Chatbots, KI-Assistenzsysteme oder automatisierte Stellenbewertungen – richtig eingesetzt, eröffnet der Einsatz von KI-Sprachmodellen neue Handlungsspielräume und gestaltet Verwaltungsprozesse schneller, effizienter und nutzerfreundlicher.
Sind Sie an der Einführung der dargestellten Technologien interessiert oder haben Sie noch Fragen? Wenden Sie sich gerne an uns unter info@imtb.de . Wir begleiten Sie von der ersten Machbarkeitsanalyse über die technische Umsetzung bis hin zur Schulung Ihrer Mitarbeitenden. So schaffen wir gemeinsam eine zukunftsfähige, KI-gestützte Verwaltung, in der Sicherheit und Rechtskonformität gewährleistet sind.
von Erik | 8. Jan. J | Organisationsberatung, Wissensmanagement
Kennen Sie das? Der demographische Wandel drückt. Es ist absehbar, dass erfahrene Kolleginnen und Kollegen sich „plötzlich und unerwartet“ in den wohlverdienten Ruhestand verabschieden und einen Großteil Ihres Wissens mitnehmen?
Oder kennen Sie vielleicht folgendes Szenario? Sie nutzen zwar ein Dokumentenmanagementsystem, um das Schriftgut Ihrer Organisation systematisch zu verwalten, aber das informelle Wissen in den Köpfen vieler Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, all die Tricks und Kniffe, die es ermöglichen, Prozesse erfolgreich zu gestalten, sind nicht für alle nutzbar.
Oder all Ihr Wissen ist zwar gut sortiert abgelegt, aber um zu einem bestimmten Stichwort Informationen zu erhalten, müssen Sie sich durch einen Berg von Dokumenten kämpfen? Okay, da wird zukünftig die KI helfen können, aber es gibt ja auch im Jahr 2024 nicht nur die KI, sondern auch Menschen, die anderen Menschen Ihr Wissen evtl. noch einmal auf eine andere Art und Weise zur Verfügung stellen können.
Als Beratungsunternehmen ist das Umwandeln von Information in Wissen Bestandteil unserer täglichen Arbeit bei der IMTB. Wir sammeln seit 18 Jahren unglaublich viele wertvolle Fachkenntnisse und Praxiserfahrungen. Das Wissen daraus zu bewahren und systematisch zu erschließen, ist für uns erfolgskritisch, denn dieses Wissen ist der Grund, warum unsere Kunden uns beauftragen. Wir tun viel dafür, dass unsere Kolleginnen und Kollegen gut informiert sind. Besonders bewährt haben sich das fachliche Onboarding, die jährlich zwei Fortbildungen, der Verzicht auf langfristige Einsätze bei nur wenigen Kunden, interne Vorträge, und der systematische Projektabschluss mit einer Aufarbeitung der „lessons learned“. Daher haben wir in einem internen Projekt unser eigenes IMTB-Wiki entwickelt und im November an den Start gebracht. Dieses leistet einen Beitrag dazu, das interne Wissensmanagement der IMTB weiter zu verbessern – das Thema, dem innerhalb der IMTB im Jahr 2025 besondere Bedeutung beigemessen werden wird.
Aber wie sieht so ein Wiki denn nun aus?
Bei unserem IMTB-Wiki ist es so: Die Startseite erinnert von ihrer spartanischen Aufmachung her bewusst ein wenig an Google, mit der Suche im Zentrum. Es genügt, das Stichwort einzugeben. Sogar eine kleine Einführung in die Bedienung des Wiki und Beispielseiten zur Unterstützung beim Befüllen kann man unter entsprechenden Stichworten finden. Damit wird es allen Kolleginnen und Kollegen leicht gemacht, einen Beitrag zum eigenen Fachgebiet zu veröffentlichen und zur Verfügung zu stellen.
Bei der Erstellung der Artikel sind unsere Kolleginnen und Kollegen inhaltlich weitgehend frei. Das ist natürlich ein erheblicher Vertrauensbeweis. Und daher ist es selbstverständlich auch Aufgabe der Autorinnen und Autoren, dass ihr Artikel nach der Erstellung von einer kompetenten Person qualitätsgesichert wird. Das ist bei der IMTB übrigens grundsätzlich Usus, egal ob bei Produkten für unsere Kunden oder bei internen Dokumenten.
Wichtig ist, wenn man als Organisation ein Wiki nutzt: Was an anderer Stelle bereits „hinreichend“ beschrieben ist, muss nicht noch einmal neu geschrieben werden. Der Anspruch für einen Artikel im Wiki ist es, den Kollegeninnen und Kollegen Kenntnisse zu vermitteln, die man sonst eben nicht im Internet oder anderen internen Ablagen findet. Das können gute Zusammenfassungen sein, spezielle Fachthemen, methodische Ansätze oder auch nur Erläuterungen, in welchen Dokumenten man weiterführende Informationen findet. Wichtig ist vor allem, dass die Wissensaufbereitung in die tägliche Arbeit integriert wird. Dazu braucht es Freude an der Wissensvermittlung, die Integration der Wissensaufbereitung in den Projektablauf und entsprechende Freiräume.
Ein Wiki ist und wird immer im Werden begriffen sein. Es lebt davon, dass viele kleine Wissenshäppchen aus dem Arbeitsalltag dort einfließen. Insofern ist es wichtig, dass sich alle ein Herz fassen und ihr Wissen teilen, um unseren Wissensschatz zu hegen und zu pflegen.
Danke an alle unsere Kolleginnen und Kollegen, die an der Entwicklung des IMTB-Wiki beteiligt waren. Gehen wir es an!
von Erik | 23. Dez. J | IMTB Insight
„Tausend Sterne sind ein Dom“
Wir wünschen Ihnen hiermit frohe Weihnachten und viele glücklich machende Lichter, ein Leuchten im Herzen und die Ruhe, den Hauch der Weihnacht zu spüren.
„Tausend Sterne sind ein Dom“ hat unser Kollege Carsten Jenß in diesem Jahr auf dem Akkordeon für Sie eingespielt. Sie sehen ihn in unserem kleinen Film mit seinen Mitmusizierenden des Akkordeonorchesters Berlin e.V.
Mit dieser Melodie wünschen wir unseren Kundinnen und Kunden, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Geschäftspartnern und allen Familienangehörigen eine harmonische, friedvolle Weihnachtszeit und ein erholsames Jahresende.
Zum Lied „Tausend Sterne sind ein Dom“
Das Lied wurde vom Komponisten Siegfried Köhler komponiert. Siegfried Köhler wurde 1927 in Meißen geboren und schrieb diesen Titel voller Hoffnung unter den Eindrücken der Nachkriegsjahre. Er war später unter anderem Rektor der Dresdner Musikhochschule „Carl-Maria von Weber“ und Intendant der Sächsischen Staatsoper.
1946 brachte er die folgenden Worte zu Papier.
Tausend Sterne sind ein Dom
in stiller weltenweiter Nacht.
Ein Licht blüht auf im Kerzenschein,
das uns umfängt und glücklich macht.
All dies Schweigen macht uns froh,
ein Leuchten durch die Herzen geht.
Und silbern schwingt der hohe Dom,
vom Hauch der Weihnacht still umweht.
Alles Dunkel sinkt hinweg,
wir haben unser Licht entfacht.
Es leuchtet uns zum neuen Jahr
in tiefer sternverklärter Nacht.
Wir wünschen Ihnen hiermit frohe Weihnachten und viele glücklich machende Lichter, ein Leuchten im Herzen und die Ruhe, den Hauch der Weihnacht zu spüren.
Und weil Musik verbindet, spendet die IMTB in diesem Jahr Instrumente für den musikalischen Nachwuchs.
