Organisationsberatung

Demographischer Wandel, Digitalisierung, Stellenkürzungen – gleichzeitig steigen die Erwartungen durch Politik, Bürgerinnen und Bürger an Ihre Behörde?

Wir finden mit Ihnen gemeinsam heraus, was getan werden muss, damit Sie Ihre Aufgaben effizient erfüllen können und Ihre Behörde ein Ort ist, an dem Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gerne arbeiten. Wir helfen Ihnen dabei, die erforderlichen Anpassungen umzusetzen, indem wir mit Ihnen die Ziele Ihrer Organisationsentwicklung formulieren, Ergebnisse und Wirkungen planen, Maßnahmen entwickeln und Sie bei deren Umsetzung unterstützen. Wir zeigen Ihnen, wie sie die Zielerfüllung und die Wirksamkeit Ihrer Maßnahmen überwachen und evaluieren zusammen mit Ihnen die Ergebnisse Ihrer Organisationsprojekte.
Wir beraten Sie praxisnah in strategischen, prozessualen und strukturellen Fragen sowie hinsichtlich der Ressourcensteuerung. Unsere Themen sind unter anderem:

Moderne Formen der Arbeitsorganisation

  • Flexibilisierung des Arbeitsortes, wie Telearbeit, mobiles Arbeiten, bürofreie Arbeit
  • Motivierende und effiziente Aufgabenorganisation durch Verteilung von Verantwortung, Abbau von Hierarchien, prozessorientierte Aufgabenorganisation
  • Gestaltung von Arbeitsbeziehungen durch Unterstützung/Coaching von Führungskräften, Arbeit in Teams und Projekten
  • Moderne Formen der Arbeitszeitgestaltung, wie Gleitzeit, Kernarbeitszeit, Flexzeit, Servicezeit, Teilzeit, Nutzung von Arbeitszeitkonten
  • Ergonomisch sinnvolle und gesunde Arbeitsplatzgestaltung

Aufbau- und Ablauforganisation

  • Analyse Ihrer Organisation in Bezug auf Größe der Organisationseinheiten, Leitungsspanne, Anzahl und Verknüpfung der Hierarchieebenen, Aufgabenverteilung und Vertretungssituation
  • Untersuchung von Kommunikationsbeziehungen innerhalb der Organisation, Erstellung von Kommunikationsmatritzen
  • Erstellung von Aufgabenkatalogen, Geschäftsordnungen, Schriftgutanweisungen, Aktenplänen, Organisationshandbüchern etc.
  • Entwicklung von der funktions- zur prozessorientierten Organisation
  • Untersuchung und Vermeidung von Organisations- und Medienbrüchen
  • Entwicklung flacher Hierarchien mit kurzen Informationswegen
  • Betrachtung der Beschäftigten als Qualitätskriterium (Mitarbeiterorientierung)

Aufgabenkritik

  • Erstellung, Überprüfung und ggf. Bereinigung eines Aufgabenkatalogs
  • Abgleich der Aufgaben mit den strategischen Zielen
  • Zweckkritik
  • Vollzugskritik

Steuerung und Controlling

  • Erarbeitung strategischer und operativer Ziele
  • Outputorientierte Steuerung
  • Unterstützung bei der Steuerung über Zielvereinbarungen, Kontraktmanagement
  • Definition von Produkten und Erstellung von Produktkatalogen
  • Entwicklung von Kennzahlensystemen für das Berichtswesen
  • Entwicklung von strategischem und/oder operativem Controlling
  • Interkommunale und interbehördliche Vergleiche, Benchmarking

Personalbedarfsermittlung

  • Überprüfung und Feststellung des erforderlichen Personalbedarfs im Umfeld optimierter Prozesse und Organisationsstrukturen
  • Nutzung verschiedener Erhebungsverfahren und -techniken, z. B. analytisches Berechnungsverfahren, analytische Schätzverfahren, Arbeitsplatzmethode
  • Festlegung eines repräsentativen Erhebungszeitraums und einer angemessenen Stichprobe
  • Ermittlung der Fallzahlen und der mittleren Bearbeitungszeiten
  • Erstellung von Erhebungsbögen und Formblättern
  • Berechnung der Jahresarbeitszeit einer Normalarbeitskraft

Arbeitsplatz- und Dienstpostenbewertungen

  • Tätigkeitsdarstellung und -bewertung
  • Durchführung von Arbeitsplatzinterviews
  • Bildung, Bewertung und Ermittlung des zeitlichen Umfangs von Arbeitsvorgängen
  • Feststellung der Eingruppierung
  • Bewertung der Dienstposten auf der Grundlage des Bundesbesoldungsgesetzes

Wirtschaftlichkeitsbetrachtung

  • Einführung in die Thematik IT-WiBe 5.0 des BMI
  • Gemeinsame Identifikation und Selektion der relevanten Kriterien des WiBe-Katalogs
  • Durchführung bzw. Unterstützung der Datenerhebung
  • Bewertung der Wirtschaftlichkeit im monetären Sinne auf Grundlage der quantifizierbaren Kosten- und Nutzengrößen
  • Bewertung der Wirtschaftlichkeit im nicht-monetären Sinne hinsichtlich der qualitativ-strategischen Bedeutung und der externen Effekte der Maßnahme
  • Gesamtbeurteilung der Maßnahme

Qualitätsmanagement

  • Grundlegende Einführung in die DIN EN ISO 9001:2015
  • Identifikation des Anwendungsbereiches durch die Bestimmung des Geltungsbereiches und Durchführung einer Kontextanalyse
  • Erhebung der Organisationsstruktur und Definition der zuständigen Rollen
  • Formulierung der Qualitätspolitik und Ableitung von Qualitätszielen
  • Definition und Unterstützung bei der Erstellung notwendiger Vorgabedokumente

Projektmanagement

  • Agile und sequenzielle Vorgehensmodelle
  • Initiierung von Projekten zur Schaffung eines gemeinsamen Grundverständnisses und Durchführung einer Auftaktveranstaltung, auf Wunsch Erstellung eines Projekthandbuchs
  • Aufgaben-, Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung
  • Durchführung einer initialen Risikoanalyse und -bewertung
  • Projektsteuerung durch Meetings, Projektcontrolling, kontinuierliches Risiko-, Qualitäts- und Anforderungsmanagement
  • Projektkoordination
  • Stakeholdermanagement
  • Projektabschluss
  • Projektevaluation und -abschluss

Risikomanagement

  • Definition von Projektrisiken bzw. kritischen Erfolgsfaktoren
  • Kontinuierliche Bewertung von Risiken
  • Andauerndes Monitoring von identifizierten Risiken
  • Festlegung einer Risikomanagement-Strategie
  • Steuerung der Risikoabwehr bzw. Bewältigung von Risiken
  • Definition von Gegenmaßnahmen entsprechend der Risiko-Strategie

Wissensmanagement

  • Analyse der bestehenden Maßnahmen zum Wissensmanagement
  • Durchführung einer Wissensanalyse zur Erhebung von Bedarfen, Potenzialen und Optimierungsmöglichkeiten
  • Schrittweise Erarbeitung und Priorisierung einer Maßnahmenkonzeption
  • Ausarbeitung von Kommunikationsmaßnahmen für den nachhaltigen Erfolg der Einführung von Wissensmanagement

Veränderungsmanagement

  • Erstellung eines Konzepts zum Veränderungsmanagement
  • Erstellung eines Kommunikationskonzept
  • Entwicklung und Planung von Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz im Rahmen des E-Akte-Projekts und Zusammenfassung in einem Maßnahmenkatalog
  • Unterstützung in der operativen Ausgestaltung des Veränderungsmanagements zu den Schwerpunktthemen Information und Partizipation, Schulungen, Anwenderbetreuung, Gesundheitsmanagement
  • Erstellung von Flyern, Präsentationen, Checklisten, Leitfäden, Plakaten, Werbemitteln
  • Erarbeitung Intranet-Auftritt
  • Durchführung von themen- und zielgruppenspezifischen Workshops und Schulungen

Unsere Beraterinnen und Berater vermitteln Ihnen praxisnahes Wissen, das sich aus einer Vielzahl durchgeführter Organisationsberatungen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene speist. Wir wenden eine Vielzahl erprobter Methoden und Techniken an und befähigen Ihre Beschäftigten, diese künftig selbst anwenden zu können.

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