Prozessmanagement

Sie haben das Gefühl, dass Ihre Abläufe effizienter und effektiver sein könnten, wissen aber nicht genau, woran es liegt? Sie möchten die Komplexität ihrer Aufgaben auf das Wesentliche reduzieren – und das unter konsequenter Nutzung moderner Informations- und Kommunikationstechnologien?

Wir helfen Ihnen dabei, Schwachstellen zu identifizieren und Prozesse zu optimieren. Wesentliches Ziel ist die Umsetzung medienbruchfreier Abläufe, die es allen Beteiligten einfacher machen – Bürgern, Verwaltungsmitarbeitern und Wirtschaftsunternehmen. Zu diesem Zweck führen wir gemeinsam mit Ihnen die nachfolgenden Schritte durch:

Prozesserhebung und Dokumentation

  • Identifikation und Validierung von Prozessen z. B. auf Basis von Aufgabenkatalogen
  • Katalogisierung und Kategorisierung der Prozesse bspw. in Form eines Prozessregisters oder Prozesslandkarte
  • Priorisierung der Prozesse auf Grundlage der Fallzahlen, Beteiligten oder der Relevanz
  • Erhebung der Prozesse durch Dokumentenanalyse, Interviews, Workshops und Fragebögen
  • Dokumentation der Prozesse und nachvollziehbare Visualisierung mithilfe einer standardisierten Notation

Konzeption optimierter Abläufe

  • Zusammenstellen von Optimierungsmöglichkeiten auf Grundlage der identifizierten Schwachstellen unter Beachtung bestehender strategischer Ziele
  • Formulierung spezifischer Zielwerte, bspw. Festlegung von Ziel-Durchlaufzeiten, Anteil der elektronisch abgewickelten Verfahren etc.
  • Beschreibung von Idealprozessen mit den Zielen der Erhöhung der Effektivität, Steigerung der Effizienz von Abläufen, der Schaffung von Transparenz durch das Dokumentieren und Zugänglichmachen von Prozesswissen sowie dem Abbau von Bürokratie in der Organisation
  • Beschreibung von realisierbaren Soll-Prozessen ggf. mit Varianten

Einführung

  • Festlegung von Maßnahmen zur Umsetzung der Optimierungsvorschläge
  • Durchführung der festgelegten Umsetzungsmaßnahmen
  • Überführung von fachlichen Soll-Prozessen in realisierbare technische Prozessmodelle
  • Planung und Durchführung von Maßnahmen zum Veränderungsmanagement zur Akzeptanzförderung

 

Qualität und Nachhaltigkeit sichern

  • Evaluierung der Zielerreichung auf Grundlage definierter Leistungsindikatoren
  • Überführung des Prozesses in ein kontinuierliches Prozessmanagement
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