Vergabeberatung

Beschaffungs- & Vergabemanagement – strategische und operative Ausschreibungsunterstützung

Die Planung, Durchführung und das Management komplexer Vergabeverfahren und Ausschreibungen stellen öffentliche Verwaltungen und Vergabestellen regelmäßig vor große Herausforderungen. Einerseits müssen die Interessen der Bedarfsträger an eine anforderungs- und termingerechte Leistungserbringung sichergestellt werden. Anderseits sind die vergaberechtlichen Ansprüche an Transparenz, Rechtssicherheit und Gleichbehandlung zur Gewährleistung eines fairen Wettbewerbs im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe verpflichtend zu berücksichtigen. Dieser Spagat erfordert zumeist enormes Fingerspitzengefühl, umfangreiche interdisziplinäre Fachkompetenzen sowie zuverlässige Projektmanagementprozesse.

Die IMTB Beschaffungsmanagement & Consulting GmbH als kompetenter und langjährigen Partner öffentlicher Verwaltungen und Institutionen auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene bietet zur Unterstützung des öffentlichen Beschaffungsprozesses insbesondere folgende Leistungen an:

Unterstützung strategischer und operativer Beschaffungsprozesse

  • Planung und Durchführung von Markterkundungen und Marktbeobachtungen
  • Bedarfsanalysen und-strukturierungen
  • Unterstützung im Rahmen der Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sowie der Auftragswertschätzung
  • Prüfung alternativer Beschaffungsvarianten
  • Erstellung übergreifender Beschaffungskonzeptionen
  • Operative Unterstützung der Vergabestelle im Sinne einer „verlängerten Werkbank“
  • Übernahme des gesamten E-Vergabeprozesses unabhängig von den eingesetzten E-Vergabe-Werkzeugen (E-Procurement Agents)

Leistung im Bereich des Projektmanagements und -controllings

  • Erstellung von detaillierten und umsetzbaren Zeit- und Projektplänen
  • Organisation von Projektsitzungen und Abstimmungsrunden zur Koordination der Zusammenarbeit aller Beteiligten

Vollständige Planung und Vorbereitung komplexer nationaler sowie europaweiter Vergabeverfahren

  • Analyse und Entwicklung vergabe- und bedarfsgerechter Anforderungen im Rahmen der Bedarfsermittlung/-feststellung
  • Bewertung besonderer Beschaffungsvarianten (u. a. Rückgriff auf bestehende Rahmenvereinbarungen, Nutzung von In-House-Vergaben)
  • Prüfung der Erforderlichkeit von produktspezifischen Beschaffungen
  • Berücksichtigung optionaler Leistungen zum Auftragsgegenstand
  • Sicherstellung einer vergaberechts- und bedarfskonformen Losbildung
  • Unterstützung zur Wahl der Verfahrensart

Erstellung vollständiger Vergabeunterlagen

  • Berücksichtigung der einschlägigen EU-Richtlinien, des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und der Vergabeverordnung (VgV) bzw. der landesgesetzlichen Vorgaben, der Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen (VOL/A) sowie der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)
  • Erstellung von Bewerbungsbedingungen (u. a. unter Berücksichtigung von potenziellen Bewerber- und Bieterkonstellationen sowie den Besonderheiten der Eignungsleihe
  • Ausgestaltung von Leistungsbeschreibungen
  • Entwicklung vergaberechtskonformer Eignungs- und Zuschlagskriterien
  • Anfertigung von Kriterienkatalogen und Leistungsverzeichnissen unter Berücksichtigung geeigneter Bewertungsmethoden
  • Konzeption von Vertragsunterlagen (Rahmenvereinbarungen, EVB-IT Musterverträge, Individualverträge)
  • Erstellung von Auftragsbekanntmachungen
  • Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation sowie der Entscheidung zur Durchführung des Vergabeverfahrens

Durchführung und Begleitung komplexer nationaler sowie europaweiter Vergabeverfahren

  • Mitwirkung im Rahmen der Vergabebekanntmachung und Bereitstellung der Vergabeunterlagen
  • Vergaberechtskonforme Beantwortung von Bieterfragen
  • Planung, Organisation und Durchführung von Bieterpräsentationen und Verhandlungsgesprächen
  • Prüfung und Auswertung von Teilnahmeanträgen und Angeboten
  • Durchführung von Angebots- und Preisaufklärungen
  • Sicherstellung rechtsicherer Nachforderungen für fehlende Angebotsunterlagen
  • Prüfung der Angemessenheit des Preises
  • Feststellung des wirtschaftlichsten Angebots
  • Erarbeitung der Zuschlagsempfehlung
  • Erstellung vergaberechtskonformer Informationsschreiben an die nicht berücksichtigten Bieter
  • Unterstützung im Rahmen der Zuschlagserteilung und Vertragsausfertigung
  • Fortlaufende Dokumentation der Vergabeverfahren sowie Unterstützung bei der Erstellung von abschließenden Vergabe- und Zuschlagsvermerken

Unterstützung nach Zuschlag im Vergabeverfahren (Vertragsschluss)

  • Qualitätssicherung und Überprüfung der beauftragten Leistungserbringung
  • Planung, Konzeption und Begleitung von Abnahmeprozessen
  • Prüfung beantragter Vertragsänderungen (Change Requests)
  • Begleitung des Vertragsänderungsprozesses

Die IMTB Beschaffungsmanagement & Consulting GmbH kooperiert mit der unabhängigen IMTB Rechtsanwaltsgesellschaft für IT-, Kommunikations- und Vergaberecht mbH (IKV).

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