Einführung der E-Akte in der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten
Wir haben so nette Post bekommen!
„Liebes Team der IMTB,
der erste Kontakt mit der IMTB hat im Jahr 2019 mit der Einführung des Aktenplans in unserem Haus stattgefunden. Ziel dieses Projekts, war die Einführung eines verbindlichen Aktenplans in der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) …
Ende 2020 startete das Folgeprojekt „Implementierung der E-Akte in der SPSG“. Auch hier unterstützte uns federführend die IMTB bei der Durchführung der IST-Analyse, Erstellung der Feinkonzeptionierung und weiterer umfangreicher Konzepte, sowie bei der Erstellung und Umsetzung des Veränderungsmanagements…
Wir möchten Ihnen nochmal herzlich für Ihre Unterstützung bei beiden Digitalisierungsprojekten danken.
Ein besonderer Dank geht vor allem an das Kernprojektteam der IMTB bestehend aus Frau Arbeit, Frau Martinovic und Herrn Lautenschläger.
Ihre Empfehlungen, Lösungsansätze und kreativen Ideen waren immer praxisnah und zielführend. Durch diese wertvolle Unterstützung konnten wir beide Projekte erfolgreich und planmäßig umsetzen.
Vielen Dank für diese angenehme Zusammenarbeit!
Viele Grüße vom Projektteam der E-Akte (Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg)“
Als eGovernment-Beratungshaus sind wir in unseren Projekten sehr oft in der öffentlichen Verwaltung, also in klassischen Behörden, im Einsatz. Manchmal berät unser Team aber auch Stiftungen. Mit der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) beispielsweise haben wir bereits in zwei Projekten erfolgreich zusammengearbeitet, um dort die Digitalisierung von Dokumentenablage- und Arbeitsprozessen voranzutreiben.
Für uns war das insofern eine Besonderheit, weil sich die Beschäftigten in der Stiftung bei ihrer täglichen Arbeit zu großen Teilen mit kunsthistorischen und handwerklichen Themen auseinandersetzen. Der Verwaltungsbezug war, anders als in vielen unserer sonstigen Projekte, zumindest auf den ersten Blick nicht ohne Weiteres ersichtlich. Nichtsdestotrotz konnten wir mit den beiden Projektteams auch hier Arbeitsprozesse und Strukturen identifizieren, die künftig digital abgebildet werden sollten.
Den Beginn unserer Zusammenarbeit bildete 2019 das Projekt zur Einführung eines aufgabenbezogenen Aktenplans für die Stiftung. Dieser wurde gemeinsam mit dem Projektteam und mit Hilfe etlicher Beteiligter aus dem gesamten Haus in einer Reihe von Workshops entwickelt. Validiert wurden die Workshopergebnisse durch eine Vielzahl von Gesprächen in den Organisationseinheiten. Ziel war es schließlich, das Aufgabenspektrum der Stiftung so im Aktenplan abzubilden, dass die Beschäftigten bei der systematischen Ablage Ihrer erstellten Dokumente sinnvoll unterstützt werden. Mit der erfolgreichen, durch Schulungen begleiteten, Einführung des stiftungsweiten Aktenplans war bereits vor dem eigentlichen Beginn der Digitalisierung eine wesentliche Grundlage für eine einheitliche Strukturierung der in der SPSG bearbeiteten Dokumente, also des Schriftguts der Stiftung, geschaffen.
Ende 2020 startete auf dieser Basis und weiterer in der Zwischenzeit erfolgter Vorbereitungsmaßnahmen das Projekt zur „Implementierung der E-Akte in der SPSG“. Das langfristige Ziel war die erfolgreiche Einführung der elektronischen Aktenführung, also der revisionssicheren digitalen Ablage von Schriftgut, und der digitalen Vorgangsbearbeitung.
Zunächst wurden in mehreren, aufgrund der Corona-Maßnahmen häufig online stattfindenden Workshops, die fachlichen und technischen Anforderungen der Stiftung an ein E-Akte-Werkzeug erhoben. Anschließend wurde geprüft, ob die in der Bundesverwaltung eingesetzte E-Akte Bund diese Anforderungen gut abdeckt. Nachdem diese Prüfung positiv ausfiel, wurden bis Ende 2021 eine Reihe von notwendigen Dokumentationen und Konzepten zur Einführung der E-Akte Bund erstellt, unter anderem:
- Eine IST-Dokumentation mit Darstellung der aktuellen Schriftgutverwaltung, des Schriftgutbestandes sowie der Nutzung des Aktenplans sowie einer Beschreibung und Analyse der genutzten IT-Infrastruktur einschließlich der Online-Aktivitäten sowie der stiftungsweiten IT-Planung
- Eine Registratur-Richtlinie mit Festlegungen zur elektronischen Schriftgutverwaltung
- Eine Prozessdokumentation für die geplante Ablauforganisation, inkl. Erhebung der aktuellen und Modellierung der digital abzubildenden Prozesse, wie z. B. Posteingang, Geschäftsgang, Registrierung, Bearbeitung, Mitzeichnung, Postausgang
- Ein Fachkonzept, in welchem u. a. Festlegungen zu Akten- und Geschäftszeichenbildung, Ablagestruktur, Metadaten, der geplanten Ablauforganisation sowie dem Umgang mit Medienbrüchen und den fachlichen Anforderungen an die E-Akte getroffen wurden
- Konzepte zur Konfiguration, zum Testen, zur Festlegung von Rechten und Rollen, zu Fragen des Datenschutzes, des Betriebs und Services sowie zur IT-Sicherheit.
Außerdem wurden Maßnahmen zum Veränderungs- und Akzeptanzmanagement entwickelt und umgesetzt, welche die Einführung flankiert haben.
Mit diesem „Konzepte-Marathon“ war die theoretisch-konzeptionelle Basis zur technischen Einführung geschaffen. Häufig endet an diesem Punkt unsere Begleitung in E-Akte-Projekten. In der SPSG durften wir den Transformationsprozess auch nach der technischen Implementierung weiter begleiten. Workshops und Abstimmungstermine gab es insbesondere zur Abbildung und Optimierung von Geschäftsgängen mit der E-Akte.
Durch das große Engagement der Projektleitung, Frau Hertelt und Frau Dressler, und ihres tatkräftigen Projektteams, das in Rekordzeit zu wahren E-Akte-Bund-Expertinnen und -Experten wurde, konnten wir beide Projekte innerhalb des vereinbarten Zeit- und Kostenrahmens erfolgreich umsetzen und haben zum Projektabschluss auch noch den oben zitierten sehr lieben Brief erhalten.
Diesen Dank können wir nur an das gesamte SPSG-Team zurückgeben. Die gemeinsamen Projekte werden auch uns in wunderbarer Erinnerung bleiben. Wir haben uns jedes Mal auf die Termine vor Ort in der zauberhaften Kulisse der Schlösser und Gärten gefreut und hatten großen Spaß bei der gleichermaßen kollegialen wie effizienten Einführung von Aktenplan und E-Akte.