Vom „Kick-Off“ bis zum „Final Whistle“ rundum gelungen: electrA – unser DMS-Projekt beim Landratsamt Augsburg

Dass zu jedem Projekt ein so genannter Kick-Off, eine Auftaktveranstaltung, gehört, ist wohl Projektmanagement-Binsenweisheit. Dass nach langer erfolgreicher Zusammenarbeit eine würdige Abschlussveranstaltung ebenso dazu gehört, ist eigentlich auch selbstverständlich. Dennoch ist es gar nicht so selten, dass der Projektabschluss ein wenig hintüber fällt.

Umso schöner war es für uns, die Abschlussveranstaltung für das Projekt „electrA“ im Landratsamt Augsburg (LRA) mit vorbereiten und erleben zu dürfen.

Als wir 2019 die ersten Gespräche im Landratsamt führten, war dort schon seit einigen Jahren ein Dokumentenmanagementsystem vorhanden, welches allerdings nur in einigen wenigen Bereichen genutzt wurde. Die Schriftgutordnung des LRA sah noch die Papierakte als führende Akte vor, elektronische Vorgangsbearbeitung war überhaupt noch nicht möglich. Dort, wo die elektronische Akte genutzt wurde, diente sie „nur“ als Dokumentenablage. Das Führen vollständiger Akten wurde durch das Nebeneinander von Papierakte und elektronischen Ablagevarianten immer schwieriger.

Nachdem ein Quick-Check zum Stand der Schriftgutverwaltung ergeben hatte, dass mit dem vorhandenen DMS alle Anforderungen des Landratsamts umgesetzt werden können, wurde unser Projekt gestartet, welches zum Ziel hatte, innerhalb von fünf Jahren den gesamten Schriftgutverkehr in die elektronische Akte zu überführen und die Vorgangsbearbeitung im Landratsamt zu ermöglichen.

Hierfür haben wir gemeinsam mit dem Projektteam im LRA zunächst viel konzeptionelle Arbeit geleistet, ein Organisations- und Sollkonzept, ein Rechte- und Rollen-, ein Akzeptanzmanagement- sowie ein Poststellenkonzept erarbeitet. Gemeinsam mit den Beschäftigten wurden zunächst in zwei Pilotbereichen und später in allen Organisationseinheiten des Landratsamts Feinkonzepte erstellt und der Aktenplan vereinheitlicht. Zusammen mit den Beschäftigten der Poststelle wurde ein zentrales frühes ersetzendes Scannen nach TR RESISCAN umgesetzt. Insbesondere dies ist keine Selbstverständlichkeit, denn der Landkreis Augsburg ist derzeit der einzige bayrische Landkreis, der nahezu vollständig das zentrale ersetzende Scannen umsetzt. Auch die Anbindung von Fachverfahren – ein ganz wichtiger Punkt für das Arbeiten mit der E-Akte im kommunalen Bereich – konnte weitgehend erfolgen. Prozesse werden mittlerweile digital abgebildet und bearbeitet.

Insofern konnte bei der Projekt-Abschlussveranstaltung stolz konstatiert werden, dass die Ziele des Projekts in der vorgesehenen Zeit und mit dem geplanten Budget erreicht wurden. Der partizipative Ansatz, bei dem die DMS-Verantwortlichen und weitere Beschäftigte der Bereiche in die Erarbeitung der Feinkonzeption eingebunden wurden, sich regelmäßig in E-Akte-Cafés austauschen konnten und die Beschäftigten ein Online-Coaching erhielten sowie das bereichsspezifische Customizing, waren Schlüsselfaktoren auf dem Weg zum Digitalen Landratsamt.

Und so galt der Dank des Landrats Martin Sailer, der die Abschlussveranstaltung eröffnete, dem gesamten Projektteam, den beteiligten Beschäftigten und insbesondere dem Projektleiter Michael Ruf, welcher das Projekt mit großer Verve vorangetrieben und neben seinen Linienaufgaben großartige Arbeit geleistet hatte.

Die Kolleginnen und Kollegen der IMTB, die das Projekt begleitet haben, freuen sich über den erfolgreichen Abschluss und die konstruktive und menschlich jederzeit außerordentlich angenehme Zusammenarbeit mit allen Beteiligten im LRA.