Werkstattbericht – IMTB unterstützt Umsetzung des elektronischen Kommunalarchivs in Sachsen

Das elektronische Kommunalarchiv Sachsen (elKA)

Zum elKA-Tag am 11.11.2025 in Dresden stellten die elKA-Leitstelle der Sächsischen Anstalt für kommunale Datenverarbeitung (SAKD – https://www.sakd.de/elka.html) und die unterstützend tätige IMTB Consulting GmbH die erreichten Ergebnisse einer erfolgreichen Archivgeschichte vor. Hintergrund dafür ist das baldige Auslaufen eines Projekts zur Einführung von diversen Archivmodulen im elKA, welches die Funktionsbreite des Archivangebots für sächsische Kommunen erheblich erweitern soll und spannende Ergebnisse erbracht hat.

Das elKA ist ein gebührenfinanziertes Angebot zur Archivierung von digitalen Objekten an alle sächsischen Kommunen, welches zum elKA-Tag 2025 bereits 62 große und kleine Kommunen nutzen. Die Geschichte des Angebots beginnt im Jahr 2018 mit dem Auftakt eines Projekts zur Umsetzung eines gemeinsamen Archivangebots für sächsische Kommunen auf Betreiben der kommunalen Spitzenverbände SSG (Sächsischer Städte- und Gemeindetag) und SLKT (Sächsischer Landkreistag). Bereits in diesem Projekt unterstützte die IMTB bei der Konzeption, fachlichen Ausgestaltung, Archivlösungsauswahl und Wirtschaftlichkeitsbetrachtung für das künftige elektronische Archiv. Im Jahr 2022 nahm das elKA den produktiven Betrieb und die ersten Archivalien sächsischer Kommunen bei der SAKD auf. Archivlösung der Wahl ist nach ausgiebigen Sondierungen die DIMAG-Lösung, welche deutschlandweit in vielen kommunalen und Landesarchiven im Einsatz ist. Besonderheit in Sachsen ist die Einrichtung einer bei der SAKD angesiedelten und mit derzeit vier Personen besetzten Leitstelle, welche teilnehmenden Kommunen Unterstützung bei Anbindungs- und archivischen Fachfragen bietet, sowie die Koordination mit dem DIMAG-Verbund übernimmt.

Funktionserweiterung des elKA

Die Archivierung von Objekten aus diversen Liefersystemen – von E-Akten bis Ratsinformationssystemen oder Fachverfahren zur Meldedatenerfassung – ist ein hochkomplexes Unterfangen. In der Basislösung stellt DIMAG dazu das DIMAG-Kernmodul samt Übernahmewerkzeug (IngestTool) zur Verfügung. Um den speziellen und vielfältigen Anforderungen vollumfänglich gerecht zu werden, sind diverse Zusatzarchivmodule nötig, welche folgende Funktionsschwerpunkte bedienen:

• DIWI – ein Modul zur Vorbereitung und Ingestierung von Webseiteninhalten für die Archivierung
• DIWA und x-man – zwei Module, welche beide der Ingestierung von E-Akte-Inhalten dienen. (Eigentlich war hier nur eine Lösung vorgesehen. Das Werkzeug x-man ist mit dem Beitritt des Freistaats Thüringen zusätzlich in den DIMAG-Verbund gekommen.). Die Bandbreite an E-Akte-Systemen in Sachsen umfasst diverse Produkte (bspw. VIS, Winyard, RegiSafe, E-Gov-Suite, etc.). Die Leitstelle ist mit mehreren Herstellern im Kontakt, um den jeweils individuellen Anforderungen der Produkte an die Archivierung gerecht zu werden und möglichst einheitliche Prozesse zu etablieren.
• IPM – ein Modul zur Vorbereitung und Ingestierung von Dateisammlungen aller Art (ggf. auch nutzbar für bspw. Schriftgutportionen aus E-Akte-Systemen, da diese auch eine Art Dateisammlung darstellen)
• AccessTool – ein Modul für die Nutzbarmachung (Aushebung) von Archivalien für interne und externe Nutzende
• BEM – ein Modul zur Bestandserhaltung von Archivalien (derzeit in Entwicklung durch das Landesarchiv Thüringen)

Zusätzlich wurden in den letzten zwei Jahren durch die Leitstelle weitere notwendige Projekte vorangetrieben, die den sächsischen Besonderheiten und grundsätzlichen archivischen Anforderungen Rechnung tragen. Dazu gehören:

• Projekt TransConnect – eine in Sachsen bei einigen Kommunen im Einsatz befindliche Datenaustauschplattform, welche auf Wunsch von Kommunen für den Ingest aus E-Akte-Systemen in das DIMAG-Kernmodul befähigt werden soll.

Projekt AFIS-Anbindung – zahlreiche Archive nutzen eines der am Markt verfügbaren Archivfachinformationssysteme (AFIS, bspw. ACTApro, AUGIAS, Faust etc.) zur Erschließung von Archivalien, Pflege der Metadaten von Archivalien und Strukturierung von Archivbeständen. Für eine komfortable und zukunftsfähige Nutzung ist eine Schnittstellenverbindung zwischen AFIS und DIMAG-Modulen notwendig. Die Leitstelle ist hierzu mit Dienstleistern in zwei Schnittstellenprojekten befasst.

Pionierarbeit des elKA

In vielerlei Hinsicht wird mit der Arbeit der elKA-Leitstelle in Sachsen Pionierarbeit für die Archivierung von digitalen Objekten in ganz Deutschland betrieben:

• Grundsätzlich ist mit der Organisation per Leitstelle ein Entwurf gelungen, der den Anforderungen der Kommunen offenbar ideal Rechnung trägt und bisher deutschlandweit einzigartig in der Archivwelt ist. Das Beispiel wird gesehen und nachgefragt.
• Es zeigte sich in den letzten beiden Jahren für die Leitstelle überraschend, dass die oben benannten DIMAG-Module zwar im Verbund entwickelt und bereitgestellt wurden, außer ggf. bei den entwickelnden Institutionen selbst jedoch bisher keine bzw. nur sehr wenige produktive Umsetzungen existieren. Das elKA ist damit bei den eingeführten Modulen der erste Nutzende bzw. unter den ersten Nutzenden deutschlandweit. Hieraus resultieren einerseits zahlreiche positive Entwicklungsanstöße, die in den DIMAG-Verbund zurückgespielt werden konnten, andererseits aber auch eine Menge technischer und organisatorischer Herausforderungen, die der Praxiseinsatz bisher unerprobter Anwendungen mit sich bringt.
• Nicht unerwartet, aber ungemein hemmend ist der Umstand, dass ein zentraler Standard der Schriftgutverwaltung – XDOMEA – bei keinem der in Sachsen im Einsatz befindlichen E-Akte-Produkte wirklich valide und einsatzbereit umgesetzt ist. In der Folge waren und sind erhebliche Aufwände in die Abstimmung mit zahlreichen Dienstleistern geflossen, um einen einheitlichen Übertragungsweg von zukünftigem Archivgut ins Archiv zu realisieren. Da alle betroffenen E-Akte-Produkte auch außerhalb Sachsens in Kommunen, bei Landesverwaltungen und selbst in der Bundesverwaltung im Einsatz sind und dort die gleichen Probleme anstehen, leistet die Leistelle elKA hier wesentliche Beiträge für die digitale Schriftgutverwaltung deutschlandweit.
• Da eine Archivalie am Ende nur Sinn macht, wenn sie wiederauffindbar ist, hat die Leitstelle elKA sehr pragmatisch den Leistungsfokus auch auf das Thema „Anbindung von AFIS“ an das Archivsystem gerichtet. Ähnlich wie im Fall von XDOMEA findet sich hier ein deutschlandweiter Bedarf, den die Leitstelle im Sinne der sächsischen Kommunen adressiert und damit eine Ausstrahlung in ganz Deutschland erreicht.

Ergebnisse der Moduleinführung

Zentrales Ziel des Projekts in den Jahren 2024 und 2025 war die Einführung der verfügbaren DIMAG-Module im elKA. Besonderheit an dieser Stelle ist, dass jedes Modul eine eigenständige Softwareanwendung darstellt, welche einen je individuellen Hersteller (Entwicklungspartner DIMAG), je individuelle Hardware- und Betriebsumgebungsanforderungen (teilweise eigene Server notwendig), eine je individuelle Benutzeroberfläche, individuelle Konfigurationsanforderungen etc. hat. Im Ergebnis waren im Rahmen der Moduleinführung gewissermaßen mehrere mittelgroße Softwareeinführungsprojekte mit diversen beteiligten Partnern, Dutzenden betroffenen Endanwendenden und gegenseitigen Abhängigkeiten zu bewältigen. Für jedes Modul waren zunächst eine Testinstallation und -konfiguration sowie elKA-interne Tests und Nutzenabwägungen zu vollziehen. Im Anschluss wurde der Moduleinsatz je nach Möglichkeit des Moduls als Webservice oder als Eigeninstallation bei den Kommunen mit interessierten Kommunen pilotiert und schließlich nach erfolgreicher Pilotierung in den produktiven Einsatz gebracht bzw. soll noch in den produktiven Einsatz gebracht werden. In einigen Fällen wurde der Einsatz des Moduls ausgesetzt, weil eine besser geeignete Alternative vorhanden war (DIWA – x-man) oder weil das Modul noch weitere Entwicklung bis zur Einsatzfähigkeit benötigt (AccessTool, BEM).

Im Ergebnis ist damit für sächsische Kommunen ein beispielhaftes Angebot zur Archivierung von digitalen Objekten entstanden, welches mittlerweile seit über drei Jahren im produktiven Einsatz ist, während nützliche Erweiterungen sukzessive ergänzt wurden bzw. in den kommenden Jahren ergänzt werden.

Es war den beteiligten Mitarbeitenden der IMTB eine Freude, mit einem engagierten und kompetenten Leitstellenteam den Herausforderungen der DIMAG-Einführung zu begegnen und daran zu wachsen. Wir sind gespannt auf die weitere Entwicklung.