Ein Fachbeitrag von Anita Martinovic und Lisa Forytta
Eine Methode gibt Antworten. Eine Haltung stellt die richtigen Fragen.
Im ersten Beitrag dieser Reihe ging es um die Spannung zwischen Plan und Veränderung. Daraus folgt eine naheliegende Frage: Was genau ist PMflex, und was ist es nicht? Und wie kann PMflex dabei unterstützen, auf Veränderungen, die während Projekten im Projekt selbst, aber auch in der Organisation auftreten, zu reagieren. Die kurze Antwort lautet: PMflex ist keine weitere Methode, die man Schritt für Schritt abarbeitet. Es ist ein Rahmen, der das Projektmanagement an die konkrete Situation anpasst, ohne Orientierung und Steuerbarkeit aufzugeben.
Aus der Verwaltung für die Verwaltung
Entwickelt hat PMflex die BZB-Projektmanagementberatung im Bundesverwaltungsamt. Das Fundament bildet PM², die Projektmanagementmethode der Europäischen Kommission. PMflex überträgt sie in den Verwaltungsalltag. PMflex übernimmt PM² unverändert und ergänzt es um ein Modell, mit dem sich die Methode an das einzelne Projekt anpassen lässt. Neu ist vor allem eine Frage, die vor jedem Projekt steht: Wie viel Struktur braucht dieses Vorhaben wirklich?
Angemessen statt vollständig
Eine Informationsbroschüre zu erstellen, braucht nicht dieselbe Projektorganisation wie die Zusammenführung der Netze des Bundes. Das klingt selbstverständlich, gerät in der Praxis aber oft aus dem Blick. PMflex ordnet Projekte deshalb nach ihrer Komplexität ein, in die Klassen S, M und L. Aus der Klasse ergibt sich, welche Rollen, Dokumente und Abstimmungen sinnvoll sind. Die Einordnung ist allerdings eine Empfehlung und kein Automatismus. Wer gute Gründe hat, weicht ab und hält fest, warum.
Was sich anpassen lässt und was nicht
Anpassen lassen sich vor allem Umfang und Tiefe. Wie viele Dokumente entstehen? Wie detailliert wird geplant? Welche Gremien braucht es? Zum Mindestrahmen gehört dagegen in jeder Projektklasse:
- ein klarer Auftrag
- eine verantwortliche Projektleitung
- regelmäßige Statusberichte
- ein geregelter Umgang mit Änderungen
- bewusste Übergänge zwischen den Projektphasen
Diese Leitplanken halten Entscheidungen nachvollziehbar. In der Verwaltung ist das keine Formalie, sondern die Voraussetzung für Vertrauen.
Planen, steuern, anpassen
Bei PMflex folgen Planung, Steuerung und Anpassung nicht nacheinander, sondern greifen ineinander. Geplant wird so genau wie nötig. Gesteuert wird anhand klarer Informationen. An jedem Phasenübergang wird geprüft, ob der gewählte Zuschnitt noch passt. Eine Anpassung ist damit kein Eingeständnis eines Fehlers, sondern Teil der Methode.
Weder starr noch beliebig
Klassisches Projektmanagement legt früh fest und plant konsequent bis zum Ende durch. Agile Ansätze arbeiten in kurzen Zyklen und lassen Anforderungen nach und nach entstehen. PMflex nimmt beides ernst. Es gibt einen verlässlichen Rahmen vor und lässt Raum für iteratives Arbeiten dort, wo vieles noch unklar ist. Man könnte sagen: PMflex ist so klassisch wie nötig und so agil wie möglich.
Wie geht es weiter?
Im nächsten Beitrag geht es um die Frage, wie verbindlich PMflex in der Verwaltung ist: aus Sicht von Bundesrechnungshof und BMDS ebenso wie aus Sicht der Projektteams, die damit arbeiten.
