von Brit | 16. Apr. J | IMTB Insight
Usedom-Teamwochenende
Unser Jahreshöhepunkt als Team ist immer wieder unser gemeinsamer Ausflug nach Usedom. Und so haben wir auch in diesem Jahr drei wunderschöne Tage miteinander verbracht. Unser kleiner Film zeigt einige Momente, aber bei weitem nicht alle.
Wie schon im vergangenen Jahr stand der erste Tag ganz im Zeichen der Gesundheit. Unsere Kolleginnen vom Betrieblichen Gesundheitsmanagement (BGM), Ricarda Neumann und Janine Grande, hatten schon Wochen im Voraus mit akribischer Planung und liebevoller Vorbereitung für alle einen richtig schönen Wohlfühltag zusammengestellt. Und auch viele unserer Kolleginnen und Kollegen ließen sich nicht lumpen und erklärten sich bereit, Radtouren, Wanderungen, Yoga, Beachvolleyball, Eisbaden, Gymnastik und so vieles mehr zu organisieren und durchzuführen. Unser selbstgestalteter BGM-Tag bei allerbestem Frühlings-Ostsee-Wetter hinterließ folgerichtig viele lachende, glückliche Gesichter.
Der bereits traditionelle Spaß mit Bastian und Tine setzte am Nachmittag genau an dieser Stelle fort. Gemeinschaft und Spiel – egal ob draußen beim Möllky, Mikado und Jenga oder drinnen beim Monopoly, Siedler, Schach oder Poker – standen im Mittelpunkt. In immer neuen Konstellationen wurden die Angebote aktiv genutzt.
Genau das ist übrigens etwas, das unsere Usedom-Teamwochenenden so besonders macht. Wir kommen alle zusammen – egal ob aus Köln, Dresden, Berlin, Wien oder Admannshagen – und verbringen in den unterschiedlichsten Konstellationen fröhlich Zeit miteinander, Strandspaziergänge und Fischbrötchen inklusive. Das verbindet!
Neben all dem Spaß wird natürlich auch gearbeitet und beraten. Unsere Geschäftsführung informiert über unsere Erfolge, neueste Entwicklungen im Beratungsumfeld und Zukunftspläne, Kolleginnen und Kollegen bereiten kleine Workshop-Passagen vor und gemeinsam überlegen wir, wie wir das Arbeiten bei der IMTB für alle erfolgreich und angenehm gestalten können.
Unser kleiner Rückblickfilm holt unser Teamwochenende noch einmal zurück und entlässt uns alle perfekt in ein hoffentlich ähnlich schönes Osterwochenende.
Wir wünschen allen Kolleginnen und Kollegen, Kundinnen und Kunden sowie allen Partnerinnen und Partnern und Familien eine liebevolle, aktive und fröhliche Osterzeit und freuen uns jetzt schon auf Usedom 2026.
von Brit | 20. März J | Digitale Archivierung, Digitalisierung & KI
Die IMTB verfolgt jedes Jahr mit großem Interesse die neuesten Entwicklungen im Bereich der „Archivierung von Unterlagen aus digitalen Systemen“ (AUdS). In diesem Jahr fand die 28. Tagung des Arbeitskreises im Stadtarchiv Chemnitz statt, wo die Teilnehmenden bei strahlendem Frühlingswetter an beiden Konferenztagen herzlich empfangen wurden.
Die Atmosphäre war geprägt von Neugier und Engagement, während die Vortragenden in kurzen, prägnanten Beiträgen das Publikum in ihre aktuellen Projekte einführten. Dabei ergaben sich oft lebhafte Diskussionen über Projektergebnisse und -zwischenergebnisse, die das Interesse und die Expertise der Anwesenden widerspiegelten.
Die Tagung gliederte sich an zwei Tagen in mehrere inhaltliche Blöcke, die sich jeweils verschiedenen Aspekten der Archivierung sowie dem Umgang mit digitalen Systemen widmeten.
KI
Ein zentrales Thema der Tagung waren erwartete Effekte und Anwendungsbereiche für KI im Archivkontext. Ausgehend von einer allgemeinen Einführung in KI-Sprachmodelle wurde das Thema in den Bereichen KI-Nutzung, Qualitätsanforderungen, Trainingserfordernisse und Ergebnissicherung vertieft. Zusätzlich gab es einen Detailvortrag zur Anwendung von KI in Archiven, wobei OCR-Erkennung von Handschriften und die automatische Spracherkennung von audiovisuellen Medien als Anwendungsmöglichkeiten besonders im Fokus standen. Rege diskutiert wurde, wie KI im OAIS-Modell eine Schlüsselrolle spielen könnte, indem sie die Archivmitarbeitenden bei Ingest und Datenverwaltung unterstützt sowie die Recherche und Nutzbarmachung des Archivbestands erleichtert.
Standards
In verschiedenen Zusammenhängen wurden Grundannahmen der aktuellen Archivierungspraxis hinterfragt. Beispielsweise wurde die Frage diskutiert, welche Alternativen für klassische Festplattenspeicherung angesichts des drastisch steigenden Speicherbedarfs und knapper werdender Ressourcen bestehen.
Ebenfalls hinterfragt wurde der verbreitete Standard XDOMEA unter dem provokanten Vortragstitel „xdomea-Nachricht 0503 – Archivstandard oder kann das weg?“.
Archivierungspraxis
Wie immer lag ein Hauptaugenmerk der Tagungsagenda auf praktischen Berichten aus der Archivierung vielfältiger Medien, darunter Websites, E-Mails, Excel-Dateien oder Personalakten. Die Vielzahl an Formaten, Programmen und sich ständig ändernden Standards stellt dabei noch immer eine erhebliche Herausforderung dar. Gleichzeitig zeigen die zahlreichen präsentierten Lösungsansätze immer wieder spannende Einzellfallentscheidungen mit reichlich Denkanstößen und Diskussionspotential.
Das Archivteam der IMTB hat sich sehr über die Möglichkeit zum Austausch und gegenseitigen Einblick gefreut. Wir sehen uns sicher zur 29. Tagung des Arbeitskreises in Prag wieder.
von Brit | 12. März J | Organisationsberatung, Prozessmanagement
In der Beratungsbranche sind Projektreferenzen das zentrale Element, um die eigene Expertise und Eignung für ausgeschriebene Projekte gegenüber öffentlichen Auftraggebern nachzuweisen. Doch gerade bei zeitkritischen Ausschreibungen stellt die schnelle Erstellung passender Referenzen viele Unternehmen vor große Herausforderungen. Die IMTB hat diese Herausforderung bereits 2020 gelöst – mit einem eigenentwickelten Referenzmanagementsystem, das in seiner Funktionalität die Lösungsansätze größerer Beratungshäuser übertrifft. Nun wurde die bewährte Lösung durch eine innovative Weiterentwicklung weiter optimiert.
Entwicklungshistorie
Das Referenzmanagementsystem wurde im Jahr 2020 als Webanwendung mit Open Source Frameworks umgesetzt und wird seitdem fortlaufend weiterentwickelt. Es enthält Eingabe- und Auswahlfelder, die entweder als Pflichtfelder oder als optionale Felder definiert sein können und unabhängig davon mit Hinweistexten ausgestattet werden können.Ausgewählte Felder werden validiert, um die Korrektheit der Daten sicherzustellen. Im Ergebnis wird die Erfassung von Referenzen erheblich erleichtert. Referenzen konnten anschließend mit nur einem Klick als Word-Dokument exportiert werden.
Ein Grundstein für die effiziente Referenzerstellung wurde mit Auswahlfeldern gelegt, bei denen per Dropdown vordefinierten Standardangaben ausgewählt werden konnten. Dies war besonders bei der Auswahl von Aufgaben wichtig, da die IMTB in ihren Projekten ein großes Aufgabenportfolio erbringt. Bei der Aufgabenauswahl konnten Unterstützungsleistungen ausgewiesen werden. Unterstützungsleistungen werden nicht eigenständig durch die IMTB, sondern in Zusammenarbeit mit Kunden und/oder Partnerunternehmen erbracht. Diese Information ist wichtig, damit potenzielle Auftraggebende ein akkurates und ehrliches Bild von den durch die IMTB erbrachten Leistungen und der damit verbunden Leistungsfähigkeit erhalten.
Die bisherige Aufgabenauswahl kam jedoch an ihre Grenzen, insbesondere da die Aufgaben einzeln aus einer Liste mit über 250 Einträgen ausgewählt werden mussten. Hierbei wurden die Aufgabenkategorien per Verkettung mit ausgegeben, bspw.: „Informationssicherheitsmanagement / Durchführung einer Schutzbedarfsanalyse“. Sowohl die Anzahl an Einträgen als auch die Länge der Einträge führten zu einem hohen Erfassungsaufwand und dem Risiko, dass erbrachte Leistungen übersehen und somit nicht erfasst wurden.
Neue Aufgabenauswahl
Ab August 2024 wurde mit der Implementierung einer eigenentwickelten Checkbox-Auswahl begonnen. Hierfür wurde ein hybrider Projektmanagementansatz gewählt. Es wurden drei sequenzielle Phasen definiert, die auf agile Weise umgesetzt wurden.
Zunächst wurde ein Auswahlfeld mit niedriger Komplexität als Proof of Concept umgesetzt. Anschließend wurden zwei Auswahlfelder mit mittlerer Komplexität und abschließend die Aufgabenauswahl mit sehr hoher Komplexität entwickelt. Die Komplexität ergab sich primär aus der Anzahl der Einträge und dem Datenmodell. Das Aufgabendatenmodell war komplex, da Aufgaben einer Rubrik zugeordnet sind, das Attribut „Unterstützung bei der“ aufweisen können und im Projekt erfasste Aufgaben zur individuellen Erfassung an Mitarbeitende durchgereicht werden, wobei wiederum Unterstützungsleistungen angegeben werden können.
Die neue Aufgabenauswahl wurde Ende Februar 2025 in den Produktivbetrieb überführt. Sie setzt neue Maßstäbe in der Effizienz und Übersichtlichkeit. Aufgaben sind nun nach Kategorien (bspw. Projektmanagement) gegliedert, wobei die Kategorie als Überschrift dient, sodass jede Kategorie nur einmal ausgegeben werden muss. Die Kategorien lassen sich inkl. enthaltender Aufgaben mit nur einem Klick ein- oder ausklappen, was eine intuitive Navigation durch den umfangreichen Aufgabenkatalog ermöglicht.
Es gibt eine globale Suche, die in Echtzeit alle Rubriken durchsucht, wobei sowohl nicht-relevante Einträge als auch komplette Rubriken ohne Treffer automatisch ausgeblendet werden. Längere Aufgabentexte werden zugunsten einer einheitlichen und übersichtlichen Darstellung automatisch gekürzt. Hierbei gehen keine Informationen verloren, da der komplette Aufgabentext umgehend als Tooltip erscheint, wenn man mit dem Cursor über die Aufgabe fährt. Abgerundet wird die Aufgabenauswahl durch responsives Design sowie die Möglichkeit die Größe der Erfassungsmaske individuell zu verändern.
Herzstück ist die technisch anspruchsvolle Integration von Multi-State-Checkboxen, die den „indeterminate“-Status von HTML-Checkboxen innovativ nutzen: Was bisher als separates Attribut für Unterstützungsleistungen geführt wurde, ist nun elegant als dritter Checkbox-Zustand neben den klassischen Zuständen (ausgewählt/nicht ausgewählt) implementiert.
Mehrwerte
Von der neuen Checkbox-Lösung profitieren sowohl die IMTB mit ihren Mitarbeitenden als auch ihre Kunden.
Bei der Referenzerstellung sinkt der Aufwand für Aufgabenerfassung um ca. 70 %. Dies ergibt sich durch die Vermeidung zahlreicher Klick- und Scrollvorgänge sowie reduzierter Lesezeiten. Die Anzahl an Bildschirmseiten, die zur Darstellung erfasster Aufgaben benötigt werden, reduziert sich um bis zu 94 %. Die kompakte und übersichtliche Darstellung trägt zudem dazu bei, dass keine erbrachten Aufgaben bei der Erfassung übersehen werden.
Das Referenzmanagement ermöglicht es der IMTB, für Kunden das bestmögliche Beratungsteam zu identifizieren und anzubieten. Die standardisierte Erfassung garantiert eine gleichbleibend hohe Qualität der Referenzen. Die übersichtliche Darstellung von Aufgabenrubrik und Aufgabe im Export sowie die differenzierte Darstellung von Haupt- und Unterstützungsleistungen tragen zu aussagekräftigen, übersichtlichen und glaubwürdigen Referenzen bei. Im Ergebnis wird so Auftraggebern die Entscheidungsfindung bei der Auftragsvergabe erleichtert.
Weitere Anwendungsmöglichkeiten
Die neu entwickelte Technologie ermöglich weitere Optimierungen. Aktuell werden Projektmitarbeitende mit zwei Dropdown-Listen einer Referenz zugewiesen. Mit der ersten Liste wird ein Mitarbeiter bzw. eine Mitarbeiterin ausgewählt. Mit der zweiten Liste wird die Projektrolle des Mitarbeiters bzw. der Mitarbeiterin ausgewählt. Eine intermediate Checkbox würde beide Logiken mit einer Auswahl ermöglichen, wobei sich die Zahl der Klicks halbieren würde und eine bessere Übersichtlichkeit realisieren lassen würde.
Erfolgsfaktoren
Die von der IMTB für interne Projekte gewährten Freiräume waren ein entscheidender Schlüsselfaktor, der diese innovative Lösung ermöglicht hat. Ebenso wichtig war der Einsatz von KI, die sowohl bei der Programmierung von Prototypen als auch beim Troubleshooting wertvolle Unterstützung boten und die Umsetzungsdauer erheblich reduzierten.
Herzlichen Dank an die IMTB-Kolleginnen und -Kollegen, die diese Lösung für uns entwickelt und nunmehr auch weiterentwickelt haben. Ein ganz besonderer Dank gilt Robin Röscheisen als Product Owner und Daniel Müller für die Unterstützung auf technischer Seite.
von Brit | 3. Feb. J | Digitalisierung & KI, Künstliche Intelligenz
IMTB-Podcast
Sie haben schon begonnen, die Potenziale von KI für sich und Ihre Behörde zu erschließen?
Dann ist die neue EU-Verordnung zur künstlichen Intelligenz sicher nicht unbemerkt an Ihnen vorübergegangen. Da diese Verordnung derzeit für einiges Aufsehen sorgt, wollen wir heute mal genauer hinschauen. Artikel 4 dieser Verordnung beispielsweise legt fest, dass ab dem 01. Februar 2025 Arbeitgeber, welche KI-Systeme in ihrer Organisation einsetzen, also auch Personalverantwortliche in der Öffentlichen Verwaltung, sicherstellen müssen, dass ihre Beschäftigten über ausreichende Kompetenz im Umgang mit KI verfügen. Aber wie genau stellt man das sicher?
Alles wichtige, was Sie zu dem Thema wissen müssen, haben wir in einem kurzen Podcast für Sie zusammengefasst. Natürlich ist dieser Podcast keine Rechtsberatung und er ersetzt auch keine gründliche Beschäftigung mit dem Thema. Aber wir haben für Sie zusammengefasst, was aus unserer Sicht wichtig ist und wie man das Thema möglichst effizient angehen kann.
Hören Sie also:
- Was bedeutet eigentlich KI-Kompetenz?
- Wie lässt sich KI-Kompetenz fördern?
- Welche Methoden eignen sich in einem so schnelllebigen Umfeld wie der KI zum Kompetenzaufbau?
- Welche innovativen Formate gibt es, um schnell auf Änderungen reagieren zu können und die Bedarfe der Beschäftigten adäquat zu berücksichtigen?
- Wie kann ein Podcast dabei helfen?
Und ein kleiner Hinweis noch: Bei der Erstellung dieses Podcasts hat uns eine KI unterstützt. Durch die Wahl des richtigen Tools, die Bereitstellung des richtigen Inputs und geschicktes Prompting ist es uns gelungen, sehr schnell und gut Informationen aufzubereiten und bereitzustellen. Auf diese Weise lassen sich auch KI-Schulungsinhalte schnell und effizient erstellen und an Mitarbeitende verteilen.
Wir hätten den Podcast auch von einer KI sprechen lassen können – das ist alles möglich – aber ehrlich gesagt, hören wir lieber Menschen zu und reichern vor allem das KI-Wissen mit unserer Expertise für Sie an.
Und nun viel Vergnügen mit unserem Podcast.
Lassen Sie uns im Anschluss gerne wissen, wie Sie dieses Thema angehen werden. Schreiben Sie uns Ihre Gedanken oder Fragen an kommunikation@imtb.de oder bei LinkedIn in die Kommentare.
Natürlich stehen wir als IMTB auch gerne bereit, um mit Ihnen gemeinsam über Art. 4 KI-VO, die diversen Herausforderungen und Optionen und natürlich auch über unseren Podcast-Ansatz zu sprechen.
