Wie so oft hielt der Dezember bei unseren Projekten noch einige Höhepunkte bereit, so den Transformationstag in Rheinland-Pfalz, den Lebkuchen-Design-Thinking Workshop in Magdeburg und viele schöne Jahresabschlüsse in weiteren Projekten. Und wie immer haben wir bis zur letzten Sekunde alles möglich gemacht, damit wir und unsere Kundinnen und Kunden ruhig in den wohlverdienten Urlaub zum Jahresende gehen können.
Daneben haben wir allerdings auch darauf geachtet, dass der Dezember nicht nur ein hektischer, sondern auch ein Wohlfühlmonat ist. Unsere Kolleginnen und Kollegen bekamen auf diese Weise sogar mehrfach die Gelegenheit miteinander die Vorweihnachtszeit zu genießen: Das begann bei der großen IMTB-Weihnachtsfeier in Nürnberg mit Besuch auf dem Christkindlesmarkt, gemeinsamem Essen und den traditionellen IMTB-Tanzeinlagen und setzte sich im kleinen Kreis fort. Auch die IMTB-Standort-Teams trafen sich für das ein oder andere gemütliche Beisammensein. Ob unser Vergabeteam beim gemeinsamen Kochen, die Kölner Kollegen beim traditionellen Jahresendmeeting, die Dresdener Kollegen auf dem Weihnachtsmarkt oder die Berliner beim xmas bash. Wir haben die Momente eingefangen.
Und wie in jedem Jahr spenden wir am Jahresende. Unsere Kollegin Kirsten hat wie immer auf der Weihnachtsfeier in Nürnberg für die Kältehilfe gesammelt. Außerdem geht unsere IMTB-Weihnachtsspende in diesem Jahr an Straßenkinder e. V., einen Verein, der sich darum bemüht, Kinder und Jugendliche so schnell wie möglich von der Straße zu holen, darüber hinaus präventiv arbeitet, damit Kinder und Jugendliche gar nicht erst auf der Straße landen, aktiv Kinder- und Bildungsarmut bekämpft und die Integration von geflüchteten Mädchen und Jungen und ihren Familien unterstützt.
Und da Weihnachten in diesem Jahr für uns unter dem Motto „Sternstunden“ stand, möchten wir auf diesem Wege all unseren Kundinnen und Kunden, Partnerinnen und Partnern, Kolleginnen und Kollegen sowie allen Freunden und Familienangehörigen dafür danken, dass sie im vergangen Jahr Teil unserer Reise waren und gemeinsam mit uns Sternstunden kreiert haben.
Wir freuen uns auf viele weitere leuchtende Momente und wünschen allen eine friedvolle Weihnachtszeit sowie ein glückliches neues Jahr!
Die digitale Transformation verändert die gesamte deutsche Verwaltung grundlegend. Die Landesverwaltung Rheinland-Pfalz (RLP) ist dabei bereits wichtige Schritte gegangen. Mit der landesweiten Einführung der E-Akte in Verwaltungssachen wurde ein bedeutender Meilenstein erreicht, der zeigt: Der Wandel ist nicht nur möglich, sondern bereits in vollem Gange.
Anlässlich des Abschlusses des Projekts DIALOG RLP organisierte ein kleines Projektteam der IMTB im Auftrag des Ministeriums für Arbeit, Soziales, Transformation und Digitalisierung (MASTD) den Transformationstag RLP 2025. Im Erbacher Hof in Mainz kamen am 8. Dezember 2025 rund 100 Beschäftigte der rheinland-pfälzischen Landesverwaltung zusammen, um genau diesen digitalen Wandel sichtbar zu machen. Die Veranstaltung bot den idealen Rahmen, um gemeinsam zurückzublicken, neue Impulse zu setzen und den Austausch zu stärken.
Ein Tag, der den Wandel spürbar gemacht hat
Der Tag startete mit einem warmen Willkommen und ersten Gesprächen im Foyer – ein Auftakt, der sofort zeigte, wie groß das Interesse daran ist, Digitalisierung nicht nur zu diskutieren, sondern gemeinsam aktiv zu gestalten.
Nach der offiziellen Begrüßung beeindruckte die Keynote der Ministerin Dörte Schall (MASTD) mit klaren Botschaften und einer inspirierenden Vision für die Verwaltung von morgen. Sie machte deutlich, wie tiefgreifend die Veränderungen sind, die Digitalisierung in Abläufen, Aufgabenprofilen und organisationalen Strukturen auslöst und warum Mut, Zusammenarbeit und Lernbereitschaft zentrale Erfolgsfaktoren bleiben.
Highlights und Impulse
Ein Highlight des Tages bildete der von der IMTB produzierte Film zum Projekt DIALOG II, der verschiedene Protagonisten zu Wort kommen ließ und so einen sehr guten Gesamteinblick in das große Projekt gab – bewegte Bilder zu einem bewegenden Projekt!
Im weiteren Verlauf sorgten vier verschiedene Fachpanels und der Impulsvortrag der Gesamtprojektleiterin Susanne Burmeister für einen vielseitigen Blick auf aktuelle Herausforderungen und Erfolge der digitalen Transformation. Sie machte klar, dass Digitalisierung eine Querschnittsaufgabe ist, die nur gemeinsam nachhaltig bewältigt werden kann.
Tragender Austausch
In den vier Fachpanels wurden in kleinen Gruppen verschiedene Themen besprochen. Matthias Migeot (MASTD) und Martin Möller-Wettingfeld (IMTB) diskutierten den sinnvollen Einsatz von KI in der Verwaltung. Susanne Burmeister (MASTD) und Jürgen Tischmacher (IMTB) beleuchteten die Wichtigkeit eines funktionierenden Change Managements im Rahmen organisatorischer Veränderungen. Roman-Tibor Stache, Helena Eichmann und Angela Mendel-Raasch (alle MASTD) betrachteten rechtliche Fallstricke im Kontext der Digitalisierung. Dr. Florian Gläser und Tim Kohlhas (beide IMTB) besprachen, wie erfolgskritisch die Standardisierung für die Einführung der E-Akte in Rheinland-Pfalz war.
Zwischen den Programmpunkten boten sich zahlreiche Gelegenheiten zum Netzwerken. Die Gespräche zeigten klar: Digitalisierung gelingt nur gemeinsam. Der Wille, voneinander zu lernen und miteinander weiterzugehen, war deutlich spürbar. Für uns als IMTB war es bereichernd zu erleben, wie engagiert die Gemeinschaft in Rheinland-Pfalz diesen Wandel mitgestaltet.
Ein starker Abschluss – und ein motivierender Ausblick
Zum Ende des Tages wurde noch einmal deutlich, wie viel im Rahmen des Gesamtprojekts DIALOG RLP erreicht wurde und wie wichtig es ist, den eingeschlagenen Weg konsequent weiterzugehen. Der Transformationstag war nicht nur ein Rückblick, sondern auch ein Aufbruchsignal.
Vielen Dank an alle Beteiligten, die diesen Tag mit ihren Beiträgen, Fragen und Ideen geprägt haben. Die Digitalisierung der Verwaltung ist ein Gemeinschaftsprojekt und Veranstaltungen wie diese zeigen, wie wichtig der stetige Austausch ist.
Wir freuen uns darauf, den digitalen Weg in Rheinland-Pfalz weiter konstruktiv zu begleiten.
In unserem ersten Blogbeitrag zur Reihe „Digitalisierung in Europa“ konzentrieren wir uns auf das Thema E-Akte in der DACH-Region und die Frage, welchen unterschiedlichen Herausforderungen jeder der drei großen DACH-Staaten Deutschland, Österreich und die Schweiz bei der Umsetzung der digitalen Akte begegnete. Spannend für uns war vor allem: Finden sich in den unterschiedlichen Ländern Ansätze, von denen wir für die erfolgreiche Implementierung von E-Akte-Systemen lernen können?
Deutschland: E-Akte Bund und mehr
Im Falle Deutschlands stellt vor allem die Komplexität durch den Föderalismus eine Herausforderung dar. Das Land hat 16 Bundesländer und eine Vielzahl von Kommunen, was unterschiedliche Lösungen, zeitliche Verläufe und Standards bedingt.
Im Bund erhielt die Firma Fabasoft mit der E-Gov-Suite den Zuschlag zu einer Lösung aus der die heutige „E-Akte Bund“ entstand. Mit dem Jahreswechsel 2024/2025 wurde der Roll-Out der E-Akte Bund in Deutschland offiziell abgeschlossen und der Wirkbetrieb beim zentralen IT-Dienstleister des Bundes „ITZBund“ aufgenommen. Heute ist die E-Akte Bund der zentrale Dienst für die elektronische Aktenführung der Bundesverwaltung in 200 Bundesbehörden.
Während auf Bundesebene mit der „E-Akte Bund“ auf eine einheitliche Lösung gesetzt wurde, zeigt sich in den Ländern und Kommunen ein heterogeneres Bild. Hier dominieren zwar die Produkte der großen Hersteller, daneben gibt es aber noch eine Vielzahl weiterer kleinerer E-Akte Systeme, die in deutschen Behörden zum Einsatz kommen. Dieses Nebeneinander verschiedener Softwarelösungen erschwert naturgemäß die Integration verschiedener Fachverfahren und die Etablierung ressortübergreifender Workflows.
Schweiz: GEVER
In der Schweiz wurden unter der Gesamtkoordination der Bundeskanzlei seit 2013 alle bundesweiten Aktivitäten rund um die elektronische Geschäftsverwaltung gesteuert und geführt. Die sogenannte „elektronische Geschäftsverwaltung“ (GEVER) ist hier zentraler Bestandteil der Digitalisierungsstrategie. GEVER wird als Sammelbegriff für elektronische Aktenführung in der öffentlichen Verwaltung verwendet.
Bereits 2019 wurde durch die „Verordnung über die elektronische Geschäftsverwaltung in der Bundesverwaltung“ festgelegt, dass die Schweizer Bundesverwaltung ihre geschäftsrelevanten Informationen in elektronischen Geschäftsverwaltungssystemen bearbeitet. Auf Bundesebene konnte im November 2021 im Bundesrat der Abschluss des Programms Genova verkündet werden. Heute wird die aktuelle GEVER-Lösung, basierend auf Acta Nova der RUBICON IT GmbH, von knapp 30.000 Mitarbeitenden genutzt.
Auch in der Schweiz sind kantonale und kommunale Autonomie sehr stark ausgeprägt, was dazu führte, dass, wie in Deutschland, auf diesen Ebenen verschiedene Produkte genutzt werden und teilweise sehr unterschiedliche „Reifegrade“ der E-Akte(n) in den verschiedenen Kantonen entstanden.
Österreich ELAK
In Österreich, das bereits früh, ab 2001, begonnen hatte in der Bundesverwaltung auf elektronische Aktenführung umzustellen, ist das vom Ministerium für auswärtige Angelegenheiten gemeinsam mit der Firma »Fabasoft« und der Firma »Unisys« entwickelte System ELAK, basierend auf der eGovernment-Lösung Fabasoft eGov-Suite, mittlerweile in weitgehend allen Dienststellen der Bundesverwaltung im Einsatz. ELAK, der „elektronische Akt“ wurde in den Bundesministerien in bundeseinheitlicher Form und nach einem Stufenplan in die Praxis umgesetzt.
Auch auf Landes- und Gemeindeebene wird das System eingesetzt, so setzen acht von neun Landesverwaltungen in Österreich auf die Fabasoft eGov-Suite und auch auf Gemeindeebene ist es zahlreich im Einsatz (u.a. Wien, Linz, Salzburg, Innsbruck und Graz.).
Auch in Österreich war es wichtig, dass die verschiedenen Fachverfahren und ressortübergreifenden Workflows miteinander verbunden sind. Hier konzentrierte sich in den letzten Jahren daher die Aufmerksamkeit verstärkt darauf, im Sinne einer evolutionären Entwicklung Schnittstellen zu anderen Verfahren zu schaffen.
Fazit und Ausblick
Dieser kurze Einblick in die noch junge Historie der elektronischen Aktenführung in der DACH-Region zeigt: Die Umsetzung von E-Akte-Systemen ist komplex und erfordert eine langfristige Strategie. Verschiedene Fachverfahren und ressortübergreifende Workflows müssen miteinander verbunden werden, um Effizienzpotenziale wirklich heben zu können. Die Etablierung von E-Akte-Systemen ist ein Prozess, der langfristige Strategie, Investition in digitale Infrastruktur, Qualifizierung und Change-Management, sowie Transparenz und Kommunikation erfordert.
Unsere Erfahrung in der Beratung zeigt aber auch, wichtiger als die Frage welches Software-Produkt zum Einsatz kommt, ist die Frage wie man das Werkzeug E-Akte in die (Arbeits-)Organisation einbettet. In den Einführungsprojekten können hier regelmäßig nur die Grundlagen für eine produktive Nutzung geschaffen werden.
Wie bei einem Hausbau wird in den Konzeptions-, Rollout- und Umsetzungsphasen zunächst „lediglich“ ein Fundament geschaffen, auf dem dann das „digitale Haus“ gestaltet werden kann. Die eigentliche Arbeit, d.h. die Verständigung über die Innengestaltung, die Einrichtung sowie all das, was ein Haus lebendig macht, das Zusammenwirken der verschiedenen Parteien geschieht dann nach dem „Richtfest“.
In dieser Phase gilt es die Dynamik der Veränderung zu nutzen, aus den ersten Erfahrungen mit der E-Akte gemeinsam zu lernen, Einführungs- und Projektstrukturen weiterzuentwickeln, Prozesse weiter zu digitalisieren, sowie z.B. durch Organisationsverfügungen fixe organisatorische Leitplanken zu schaffen. Ein weiterer wichtiger Baustein auf dem Weg der Digitalisierung ist die kontinuierliche Integration von Fachverfahren und eine klare Definition, welche Daten, an welchem Punkt im Fachverfahren und welche Daten in der E-Akte gepflegt und bearbeitet werden sollen.
Erst durch das Zusammenspiel von Informationen, Menschen und Technik kann so das volle Potenzial von elektronischen Akten wirklich voll ausgeschöpft werden.
Der 12. Deutsche Vergabetag brachte erneut Expertinnen und Experten der öffentlichen Beschaffung zusammen und bot einen konzentrierten Überblick über aktuelle Rechtsentwicklungen, Digitalisierungstrends und Praxisimpulse. Die IMTB-Beschaffungsmanagement & Consulting GmbH war gemeinsam mit VISION Consulting mit einem eigenen Partnerstand vertreten und präsentierte moderne Lösungsansätze für eine effiziente, sichere und zukunftsorientierte Vergabepraxis.
Ein Auftakt mit klaren Botschaften
Die Veranstaltung wurde durch drei hochrangige Rednerinnen und Redner eröffnet, die die strategische Bedeutung der öffentlichen Beschaffung eindrucksvoll hervorhoben. Gitta Connemann, Parlamentarische Staatssekretärin im Bundesministerium für Wirtschaft und Energie, betonte die Rolle des Vergaberechts als wirtschaftlichen Gestaltungshebel. Martina Klement, Chief Digital Officer (CDO) des Landes Berlin und Staatssekretärin für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung, zeigte auf, wie unverzichtbar digitale und prozessorientierte Beschaffung für moderne Verwaltung ist. Dr. Alexander Eisvogel, Präsident des Beschaffungsamtes des BMI, ordnete aktuelle Herausforderungen ein und unterstrich den Stellenwert von Standardisierung und Effizienz in der staatlichen Einkaufsorganisation.
Starker Auftritt am Partnerstand!
Viele Teilnehmende nutzten den IMTB/VISION-Stand für fachliche Gespräche zu operativem Vergabemanagement, digitaler Transformation und technischer Beschaffungsberatung. Besonders gefragt waren Einblicke in den Einsatz generativer KI in Vergabestellen, datenschutzkonforme Prozessgestaltung und die Frage, wie öffentliche Auftraggeber angesichts des Fachkräftemangels Effizienzpotenziale realisieren können.
Workshop: „KI in der Vergabestelle: Effizienz trifft Compliance- Verantwortungsvolles Prompten“
Ein Höhepunkt des Vergabetags war der Workshop von Kathrin Lambrecht und Tom de Boer von der IMTB-Beschaffungsmanagement & Consulting GmbH. Ergänzt wurde das Team durch Josepha Rausch-Holst, Teamleiterin „Beschaffung und Vertragsmanagement“ der ALDB GmbH, einem spezialisierten IT-Dienstleister im öffentlich-rechtlichen Bereich. Frau Rausch-Holst brachte wertvolle Praxiseinblicke in die Digitalisierung von Beschaffungsprozessen ein.
Im Rahmen des Deutschen Vergabetags stellten Kathrin Lambrecht und Tom de Boer gemeinsam mit Josepha Rausch-Holst vor, welche Chancen und Grenzen der Einsatz von KI im öffentlichen Beschaffungswesen bietet. Zunächst wurden die zentralen rechtlichen Anforderungen erläutert, darunter die EU KI Verordnung, die DSGVO sowie die Vertraulichkeitspflichten nach VgV und UVgO. Zudem wurde die Verantwortung des Auftraggebers sowie die Bedeutung von Transparenz und Gleichbehandlung hervorgehoben.
Anhand eines Praxisbeispiels zur Smartboard-Beschaffung wurde gezeigt, wie generative KI den Prozess unterstützen kann etwa durch strukturierte Bedarfsermittlung, Echtzeit-Prompten für belastbare Textbausteine und den Einsatz von Prompt-Ketten zur Entwicklung vollständiger Spezifikationen.
Die wichtigsten Erkenntnisse
KI bietet große Effizienzpotenziale, insbesondere bei Analyse und Texterstellung. Gleichzeitig bleibt Rechtskonformität im Umgang mit sensiblen Daten essenziell. Risiken wie „Shadow AI“ machen sichere, kontrollierte KI-Frameworks und lokale Systeme notwendig. Erfolgsentscheidend bleibt die fachkundige menschliche Steuerung.
Fazit
Der 12. Deutsche Vergabetag hat gezeigt, dass KI im öffentlichen Beschaffungswesen angekommen ist. Mit dem gemeinsamen Stand von IMTB BMC und VISION Consulting sowie dem praxisorientierten Workshop konnte gezeigt werden, wie rechtssicherer, verantwortungsvoller und innovativer KI-Einsatz in Vergabestellen gelingt. Die IMTB BMC bleibt damit ein Impulsgeber für moderne, professionelle und technologisch fortschrittliche Beschaffungsprozesse.
B wie Boomerang-Kolleginnen und -Kollegen – IMTB 20 – von A bis Z
Im Jahr 2026 wird die IMTB 20 Jahre alt. Wir werden in einem kleinen Countdown in den nächsten 12 Monaten bis zum großen Ereignis die IMTB von A bis Z vorstellen.
Nachdem wir mit A wie Anfang gestartet waren, folgt heute B wie Boomerang-Kolleginnen und -Kollegen. Dazu holen wir ein bisschen aus…
Warum die IMTB so besonders ist? Tatsächlich sind es nicht nur unsere spannenden Projekte, tollen Team-Events, das alljährliche Sommerforum oder die angenehmen Büroräume. Natürlich tragen diese Dinge dazu bei, dass unsere Kolleginnen und Kollegen gerne hier arbeiten. Unser kununu-Ratingspricht da Bände. Doch worum es eigentlich geht, ist das „M“ in IMTB: und das steht für M wie Menschen.
Wir verzeichnen eine sehr niedrige Fluktuation in der Belegschaft. Viele unserer Kolleginnen und Kollegen sind im wahrsten Sinne des Wortes gekommen um zu bleiben, teilweise schon weit über zehn Jahre. Was aber besonders erfreulich ist, sind unsere „Boomerang-Kollegen“, die einst gingen und wiederkehrten. Eine schönere Form der Wertschätzung gibt es wohl kaum!
Die Hintergründe ihrer Rückkehr sind so individuell wie die Menschen selbst, vereinen dennoch wesentliche Merkmale, wie zum Beispiel das familiäre Gefühl, die Freiheit und auch die Vielfalt.
Insgesamt gibt es sieben Boomerang-Kolleginnen und -Kollegen bei der IMTB. Einige von ihnen haben erzählt, wie lange sie fort waren und warum sie zurückgekommen sind.
Ute gehört mit fünf Jahren Pause zu den KuK, die am längsten weg waren. Sie kam vor inzwischen zehn Jahren zurück, weil sie die Projektvielfalt, das Arbeiten mit vielen verschiedenen Menschen und die Reisetätigkeit besonders zu schätzen weiß. „Und unser familiäres Klima bei der IMTB ist ohnehin unschlagbar.“, betont sie außerdem.
Juliane war drei Jahre weg. Sie schätzt die Flexibilität und die Vereinbarkeit von Familie und Beruf bei der IMTB. „Außerdem finde ich das kollegiale, fast familiäre, freundschaftliche Miteinander sehr besonders“, erklärt sie. Auch die Aufgabenvielfalt ist etwas, das sie zur Rückkehr bewegt hat.
Ebenfalls drei Jahre weg war unser Kollege Marc. Warum er zum Boomerang-Kollegen wurde? „Die Möglichkeiten, eigenverantwortlich zu arbeiten und Themen selbst zu steuern sind bei der IMTB sehr umfassend und führen zu einer hohen Arbeitszufriedenheit.“
Unser Kollege Robin war tatsächlich nur ein knappes Jahr auf „Umwegen“; die Rückkehr fiel ihm dahingehend allzu leicht. „Hier finde ich eine bessere Work-Life-Balance, attraktive Entwicklungs- und Vergütungsperspektiven sowie die Möglichkeit, die thematische Ausrichtung und Professionalisierung aktiv mitzugestalten.“
All diese Gründe zeigen deutlich, worauf es den Menschen bei der Arbeit ankommt – sich wohlzufühlen und entfalten zu können.
Und was sagt unsere Geschäftsführung dazu? Wir haben Ralph Naumann gefragt und er fand auf Anhieb klare Worte zum Boomerang-Phänomen. Für ihn gilt nämlich: „Rebounce is a good bounce!“
„Man geht raus, lernt was, kommt zurück und ich finde es großartig, wenn man dann wieder da ist. Das bereichert auch uns, weil wir dadurch in der Regel ebenfalls neue Sichtweisen bekommen. Woanders erhält man nochmal eine andere Sicht und hat dadurch einen größeren Rucksack, aus dem man sich bedienen kann, um gute Beratungsleistungen zu erbringen.“
Auf die Frage, was dies über die IMTB als Arbeitgeber aussagt, antwortet er: „Es ist eine gewisse Auszeichnung, vielleicht aber auch eine Wertschätzung demgegenüber, wie wir arbeiten. Das ist für mich so eine Art Qualitätssicherung, nach dem Motto ´Im Vergleich zu anderen schneiden wir dann doch nicht so schlecht ab´.“
Wir finden: Das ist etwas, das sich definitiv sehen lassen kann.
Schön, dass ihr (wieder) da seid, liebe Boomerang-Kolleginnen und -Kollegen!
