von Erik | 28. Aug. J | Digitalisierung & KI, Scannen
Vor einem Jahr wurde die TR-RESISCAN in der neuen Version 1.5 veröffentlicht.
TR-RESISCAN, das ist die unter Praktikern gebräuchliche Abkürzung für die „Technische Richtlinie des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik für das rechtssichere ersetzende Scannen“ (BSI TR-03138 RESISCAN). Sie stellt in der öffentlichen Verwaltung den „Stand der Technik” für die Digitalisierung von Papierunterlagen dar und wurde im Juli 2024 einer umfangreichen Überarbeitung unterzogen.
Unser Kollege Gregor Kürten hat sich die Mühe gemacht und in detaillierter Feinarbeit alle Änderungen analysiert.
In seinem Beitrag „Mit Signatur und Siegel – Aktuelle Anforderungen an das ersetzende Scannen“ setzt er sich mit den Veränderungen auseinander, die der neue Stand der Technik auf Basis der TR-RESISCAN mit sich gebracht hat, fasst zusammen, ordnet ein und lässt dabei Erfahrungen aus unserer Beratungspraxis einfließen.
Als besonderer Bonus sind alle Änderungen in einer Tabelle zusammengefasst, so dass Sie sich leicht einen Überblick verschaffen können, welche Strukturen und Verfahren Sie ggf. aktualisieren müssen, wenn sie weiterhin rechtssicher nach dem „Stand der Technik” scannen wollen.
So viel bereits vorweg: Schwerpunkte der Änderungen sind die Einführung von Regelungen für mobiles Scannen und die Überarbeitung der Anforderungen insbesondere mit Blick auf die Verwendung von Signaturen und Siegeln. Darüber hinaus wurden zahlreiche Anforderungen im Detail überarbeitet. Die generelle Stoßrichtung geht dabei in Richtung einer Verschärfung der Anforderungen.
Was genau das im Einzelnen bedeutet, lesen Sie in unserem Beitrag: Downloadlink
“Se vogliamo che tutto rimanga come è, bisogna che tutto cambi.“ schrieb der Schriftsteller Giuseppe Tomasi di Lampedusa 1958 in seinem Roman „Der Leopard” ― „Wenn alles bleiben soll, wie es ist, muss sich alles ändern.”
In diesem Sinne wünschen wir Ihnen eine spannende Lektüre.
von Erik | 22. Aug. J | IMTB Insight
Einmal Unioner – immer Unioner … heißt es so schön beim 1. FC Union Berlin. Das gilt nicht nur für die Fans, sondern in den allermeisten Fällen auch für Spieler und Trainer sowie, was uns betrifft, auch für die IMTB als Sponsor.
Bereits 2009 hatten wir uns mit einem Hintertorreiter bei Union in der zweiten Liga engagiert, wie auf diesem quasi prähistorischen Bild mit John Jairo Mosquera nach einer leider verpassten Chance im Spiel gegen den FC Augsburg zu sehen ist. Es blieb damals übrigens beim 0:0, aber die Saison verlief mit dem 12. Platz insgesamt durchaus recht gut für einen Aufsteiger.
Zum Start der Saison 2025/2026 freuen wir uns nun, mitteilen zu können, dass sich die IMTB erneut als Partner des 1. FC Union Berlin engagiert, der mittlerweile sowohl bei den Männern als auch bei den Frauen in der 1. Bundesliga angekommen ist.
Was uns verbindet? Das sind natürlich vor allem unsere Berliner Wurzeln, aber eben auch gemeinsame Werte, wie Leidenschaft, Gemeinschaft und der Fokus auf die Menschen. So, wie es die Union-Familie gibt, verstehen auch wir bei der IMTB uns als Familie. Daher passt dieses Sponsoring perfekt zu unserer Unternehmenskultur. Wir glauben an langfristige Beziehungen, an Gemeinschaft und daran, dass wirtschaftlicher Erfolg und gesellschaftliches Engagement Hand in Hand gehen können.
„Wir als Geschäftsführer der IMTB sind sein langer Zeit Fans des 1. FC Union Berlin. Mein Union-Schal hängt bei Videokonferenzen oft im Hintergrund. Union hat sich von der Regionalliga bis in die Bundesliga hochgearbeitet und dann sogar international gespielt. Auch wir haben klein angefangen und uns immer weiter nach oben gearbeitet. Union steht für Emotionen, Zusammenhalt und eine starke Fanbasis – das passt perfekt zu uns.“, sagt Henning Böske, Geschäftsführer der IMTB. Ralph Naumann, ebenfalls Geschäftsführer der IMTB ergänzt: „Wir freuen uns auf viele gemeinsame Momente, spannende Spiele und darauf, jetzt auch wieder als Sponsor Teil der Unionfamilie zu sein. Die Spiele der Frauen habe ich mit meinem Sohn zuletzt regelmäßig besucht. Und wenn es möglich war, auch die der Männer. Wir sind begeisterte Stadiongänger und finden toll, was bei Union im Aufbau ist.“
Wir freuen uns darauf, Union in der neuen Bundesligasaison als Partner zu begleiten und drücken die Daumen für eine erfolgreiche Saison! Und vielleicht singen wir am Ende ja sogar wieder: „FC Union international!“
Eisern!
von Erik | 20. Aug. J | IMTB Insight
Die kreativen Köpfe bei der IMTB, das sind nicht nur die Festangestellten, sondern auch wir Werkstudentinnen und Werkstudenten. Wir unterstützen tagtäglich die Kolleginnen und Kollegen in ihrem Arbeitsalltag. Denn für uns steht nicht nur Kaffee kochen auf dem Tagesplan!
Neben der umfassenden Büroorganisation sind wir auch an den internen und externen Projektinhalten beteiligt, wodurch unsere berufliche und persönliche Weiterentwicklung gefördert wird. Dazu zählen die Organisation von Veranstaltungen, die Begleitung bei Kundenterminen oder die Vor- und Nachbereitung von Projektinhalten. Dadurch lernen wir unmittelbar unser Arbeitsumfeld und die dahinterstehenden Strukturen kennen. Ein offenes Miteinander, Teamarbeit und die Übernahme von Verantwortung gehören schließlich zu den IMTB-Unternehmenswerten, die uns täglich begleiten!
Manpower – nicht nur Kraft in den Armen, sondern auch im Kopf! Marius in Berlin und Philipp in Köln helfen bei internen administrativen Aufgaben, wie Rechnungen bearbeiten oder dem Erstellen von Wiki-Beiträgen. Zusätzlich bringen sie wertvolle Ideen und Beiträge mit in die Projektarbeit ein.
It´s a Match! Catlena, Theresa und Luca kümmern sich mit Herzblut um die Inhalte und die Pflege des IMTB-Instagram-Accounts. Die Contentplanung und Vorbereitung der Posts stehen dabei ganz oben auf der Liste. Nebenbei sind Catlena und Luca intensiv dabei, die Kolleginnen und Kollegen in ihrer Projektarbeit zu unterstützen. Die Studiengänge Volkswirtschaftslehre und Public und Nonprofit-Management bieten dafür eine optimale, fachliche Grundlage.
Theresa ist ein wertvolles Teammitglied im Kommunikationsbereich der IMTB. Dort beschäftigt sie sich mit Themen rund um Marketing und kann ihren kreativen Ideen freien Lauf lassen. Neben der Arbeit im Unternehmen studiert sie Deutsch und Medienwissenschaften.
Einige Kolleginnen und Kollegen, die als Studis oder Praktikantin begonnen haben, gehören mittlerweile seit mehreren Jahren zum IMTB-Team und steigen sogar die Karriereleiter immer weiter auf. So sind ehemalige Werkstudis schon zu Beraterinnen und Beratern geworden und meistern mit ihren gesammelten Erfahrungen spannende und herausfordernde Projekte bei den Kundinnen und Kunden.
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“Als Werkstudentin schätze ich besonders die familiäre Unternehmenskultur bei uns. Man fühlt sich vom ersten Tag an willkommen, und der Austausch auf Augenhöhe, unabhängig von Position oder Erfahrung, macht die Zusammenarbeit nicht nur produktiv, sondern auch menschlich sehr angenehm.”Catlena
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“Bei der IMTB schätze ich besonders das kollegiale Miteinander. Auch die abwechslungsreichen Aufgaben, das stets entgegengebrachte Vertrauen und das tolle Team, sorgen dafür, dass mir die Arbeit viel Spaß macht.”Marius
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“Ich fühle mich im IMTB-Team angekommen, akzeptiert und sehr wohl. Einen besseren Job mit so viel Verantwortung und Vertrauen könnte ich mir nicht vorstellen.”Luca
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“Als Werkstudentin schätze ich besonders die familiäre Unternehmenskultur bei uns. Man fühlt sich vom ersten Tag an willkommen, und der Austausch auf Augenhöhe, unabhängig von Position oder Erfahrung, macht die Zusammenarbeit nicht nur produktiv, sondern auch menschlich sehr angenehm.”Catlena
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„An der IMTB schätze ich, dass ich hier von Anfang an super aufgenommen wurde und von Tag eins an Verantwortung übernehmen durfte. Das Vertrauen meiner Kolleginnen und Kollegen motiviert mich und gibt mir Chancen mich selbst weiterzuentwickeln.“Philipp
von Erik | 6. Aug. J | Business Intelligence, Digitalisierung & KI
Trotz des Eindrucks, dass Business Intelligence (BI) sich hauptsächlich auf die Privatwirtschaft beschränkt, spielt sie eine entscheidende Rolle in der deutschen Verwaltung. In diesem Zusammenhang wird häufig unterschätzt, wie umfassend die Bundesrepublik Deutschland – ebenso wie andere Industrieländer – bereits seit Jahrzehnten Daten sammelt, aufbereitet und auswertet. Für zahlreiche Behörden ist das Thema Datenanalyse längst kein Fremdwort mehr, sondern ein integraler Bestandteil des täglichen Verwaltungshandels und der digitalen Transformation.
Ein bekanntes Beispiel hierfür ist der Mikrozensus, bei dem Daten zur Struktur sowie zur wirtschaftlichen und sozialen Lage der Bevölkerung kontinuierlich erfasst werden. Diese Daten sind für politische Entscheidungsträger und Behördenleitungen eine wichtige Grundlage und tragen zur Sachlichkeit und Konsensfindung bei. Entgegen allen Vorurteilen versucht die deutsche Verwaltung in der Regel nämlich konsequent auf der Basis von Fakten und empirischen Erkenntnissen zu handeln. Mit Open-Data-Initiativen stellt die deutsche Verwaltung zudem ihre Daten kontinuierlich und vermehrt der Öffentlichkeit bereit, um Transparenz und Partizipation zu fördern.
Insgesamt gibt es nun zwei zentrale Entwicklungen, die wir in der IMTB beobachten und aktiv begleiten.
Das Thema Datenanalyse darf keine Nischenaufgabe sein
Erstens ist die Datenauswertung eine grundlegende Aufgabe, die jede Organisations-einheit innerhalb der Verwaltung betrifft. Während dieses Thema in der Vergangenheit ausschließlich den Statistikreferaten, Statistischen Ämtern oder wissenschaftlichen Instituten übertragen wurde, hat sich durch die zunehmende Verfügbarkeit und Menge an Daten die Bedeutung deutlich ausgeweitet und wird zu einer Aufgabe von jeder Führungs-kraft. Entscheidungen, die ohne eine fundierte Datengrundlage getroffen werden, sind kaum noch vertretbar oder werden aktiv hinterfragt. Ein wichtiger Faktor wird hierbei zukünftig sein, Data Literacy bzw. Datenkompetenz in der deutschen Verwaltung weiter zu steigern.
Die Einführung von Software schafft neue Möglichkeiten
Zweitens ist das Thema Business Intelligence stark mit der Digitalisierung und insbesondere mit Softwareprodukten verbunden. Um 2015 herum kamen mit Qlik Sense, MS Power BI sowie weiteren BI-Tools neue Möglichkeiten auf den Markt, um Daten aus Datenbanken oder Excel-Tabellen wesentlich dynamischer und anschaulicher zu visualisieren. Während diese Werkzeuge in der Wirtschaft bereits frühzeitig eingesetzt wurden, gewann das Thema in der deutschen Verwaltung in der COVID-Krise ab 2020 an maßgeblicher Bedeutung. Es dürfte in der deutschen Geschichte nur wenige Momente gegeben haben, in denen Daten und Prognosen eine so zentrale Rolle in der Entscheidungsfindung einnahmen, und ohne die entsprechenden Dashboards wären diese für die Öffentlichkeit kaum nachvollziehbar gewesen.
Seitdem wird Business-Intelligence-Software zunehmend in der Berichterstattung von Behörden eingesetzt. Dadurch stellen Behörden nicht mehr nur die bisherigen umfang-reichen PDF-Dokumente mit tausend Seiten und zahlreichen Anhängen zur Verfügung, sondern integrieren wesentliche Grafiken und deren Erkenntnisse direkt auf ihren Webseiten, sodass sie für alle Entscheidungsträger sowie Bürgerinnen und Bürger leichter zugänglich sind.
Impf-Fortschritt nach Bundesland
Seit Dezember 2020 wurden im Rahmen der Berliner Impfkampagne gegen SARS-CoV-2 Daten zum Impfgeschehen erfasst und ausgewertet (siehe dazu die vergleichbare Visualisierung des RKI und des BMG). Auf Basis der Software MS Power BI wurde eine Dashboard-Lösung entwickelt, die die Impfdaten der vom Senat verantworteten Impfzentren (CIZ), Impfstellen, mobilen Impfteams sowie weiterer Impfeinrichtungen und des RKI übersichtlich darstellt. Zusätzlich wurden Daten aus der Impfhotline, dem Serviceportal, der Impfstofflogistik und der Kapazitätsplanung integriert, um das Pandemiegeschehen zu analysieren und die Auslastung der CIZ sowie anderer Einrichtungen effizient zu steuern (weitere Informationen: berlin.de)
Der Blick ins Innere und der Beginn der wahren Business Intelligence
Während gesetzliche Vorgaben die Berichtspflichten einfordern, tut sich die deutsche Verwaltung noch schwer beim eigentlichen Einsatzzweck der Business-Intelligence-Software. Es geht um das Verwaltungsbusiness, das primär eine klassische Kundenbeziehung darstellt. Da es in Deutschland bislang nur sehr wenige proaktive Verwaltungsleistungen gibt – also solche, die gesetzlich vorgeschrieben und ohne separate Antragstellung automatisch erbracht werden – basiert das typische Schema auf Antragstellung durch Bürgerinnen, Bürger oder Unternehmen und anschließender Genehmigung.
Hier beginnt die sogenannte „Black Box“: Viele deutsche Verwaltungen können weder ad hoc noch durch gezielte Recherche genau feststellen, wie lange ein Genehmigungsprozess im Durchschnitt dauert, welcher Schritt besonders zeitaufwendig ist oder warum es zu Verzögerungen kommt. Das zentrale Problem ist: Ohne ein systematisches Monitoring von Mengen, Komplexität, Durchlaufzeiten und Kostenfaktoren ist es kaum möglich, Engpässe frühzeitig zu erkennen oder Verbesserungen im Zuge der digitalen Transformation aktiv voranzutreiben.
Zudem fällt es den Verwaltungen häufig schwer, Zusammenhänge zwischen unterschiedlichen Sachverhalten und über verschiedene Verwaltungsleistungen hinweg herzustellen – insbesondere, wenn Behörden- und Fachbereichsgrenzen überschritten werden. Das führt dazu, dass sich eine Silo-Perspektive auf Basis unzureichender Datenanalysen verfestigt und eine ganzheitliche Sicht auf Prozesse und Ressourcen erschwert wird.
Die deutsche Verwaltung sowie die politischen Entscheidungsträgerinnen und -träger sollten sich daher zunehmend damit auseinandersetzen, mit optimalem Ressourcen-einsatz die bestmöglichen Leistungen für Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen zu gewährleisten – gerade vor dem Hintergrund möglicherweise knapper werdender finanzieller Mittel.
Dafür sind Dashboards notwendig, die mit Hilfe von Business-Intelligence-Software den Blick nach innen richten und aussagekräftige Daten liefern, um Entscheidungen transparent und datenbasiert zu treffen. Und es muss klar sein: Die Visualisierung von Daten mittels Business-Intelligence-Software ist lediglich der einfachste und erste Schritt.
Anteil der nicht wahrgenommenen Termine
Die Quote der Nichterscheinerinnen und Nichterscheiner in den Berliner Bürgerämtern (gebuchte Termine werden von den Kundinnen und Kunden ohne Absage nicht wahrgenommen) liegt bei etwa 12 Prozent: Daraus folgt, dass jeden Monat etwa 20.000 Termine berlinweit nur sehr kurzfristig anderweitig genutzt werden können. Die Bürgerämter bieten die freigewordenen Kapazitäten u. a. den Spontan- und Notfallkunden an (weitere Informationen: Zielvereinbarungen Land Berlin)
von Erik | 31. Juli J | Digitalisierung & KI, Künstliche Intelligenz, Vergabeberatung, Vergaberecht
Die IMTB freut sich über die Teilnahme an der City Challenge Berlin 2025. Der von der Senatskanzlei Berlin initiierte Wettbewerb verfolgt das Ziel, innovative Lösungen für die Digitalisierung der Verwaltung zu entwickeln und damit einen wichtigen Beitrag zur Modernisierung der Berliner Verwaltung zu leisten. Lösungsanbieter konnten Vorschläge zu den Challenges „Digitales Hallenbuch“ und „Vergabevorbereitungstool“ abgeben. An der Challenge zum „Vergabevorbereitungstool“ haben wir uns beteiligt.
Mit diesem Wettbewerb geht Berlin einen weiteren entscheidenden Schritt in Richtung mehr digitaler Souveränität und einer zukunftsfähigen öffentlichen Beschaffung in Berlin.
Unser Lösungsansatz
Mit dem konzipierten „VergabeFix“ bietet die IMTB, die Entwicklung einer modularen, webbasierten Anwendung an, die im Fokus eine bedienerfreundliche Prozess-Digitalisierung der Vergabevorbereitung zum Ziel hat. Das Herzstück ist eine dynamische Formularlogik, bei der alle relevanten Formblätter automatisiert, konsistent und medienbruchfrei generiert werden. Die modulare Architektur erlaubt eine schrittweise Erweiterung. „VergabeFix“ ist damit ein zukunftsorientiertes Werkzeug. Die Umsetzung ist geplant mit quelloffenen, containerisierten Technologien und offenen Schnittstellen. Die Anwendung wird an bestehende Systeme anschlussfähig sein und für eine KI-gestützte Unterstützung vorbereitet werden.
Mit der Entwicklung von „VergabeFix“ unterstreichen wir unseren Anspruch, Innovation und Sicherheit im öffentlichen Sektor zu vereinen und einen spürbaren Beitrag zur digitalen Souveränität Berlins zu leisten.
Wie es weiter geht
Bis Mitte August 2025 werden drei Konzepte prämiert und erhalten die Chance, sich für die Umsetzung zu qualifizieren. Aus den detaillierten Angeboten der Prämierten wählt die Jury eine Gewinneridee aus. Sollten wir unter den Gewinnern sein, starten wir im Herbst 2025 gemeinsam mit -dem Fachbereich und der Vergabestelle in die Umsetzung.
Wir freuen uns auf die Entscheidung, hoffen unseren „VergabeFix“ bald gemeinsam mit der Berliner Verwaltung pilotieren zu dürfen und drücken allen Teilnehmenden die Daumen. Wir sind gespannt, welche kreativen Ideen den Weg in die Praxis finden werden.
