Über KI in der Verwaltung wird viel geredet: Strategiepapiere, Reifegradmodelle, das nächste Leuchtturmprojekt. Was dabei oft fehlt, ist eine ehrliche Antwort auf die Frage, wie aus einer Idee eine Anwendung wird, die eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter morgens wirklich öffnet und benutzt. Genau da setzen wir an. Dieser Beitrag beschreibt kein einzelnes Produkt, sondern unsere Arbeitsweise und warum sie für Behörden funktioniert, wo klassische IT-Projekte oft ins Stocken geraten.
Beraterinnen und Berater, die auch entwickeln
Die meisten IT-Projekte in der Verwaltung scheitern nicht an der Technik. Sie scheitern an den Übergaben. Der Fachbereich beschreibt, was er braucht. Das Anforderungsmanagement gießt das in ein Lastenheft. Die Entwicklung baut etwas, das dem Lastenheft entspricht, aber nicht dem, was der Fachbereich eigentlich meinte. Bis das auffällt, sind Monate vergangen.
Wir gehen einen anderen Weg. Bei uns ist derselbe Mensch fachlicher Experte, Prozessversteher und Entwickler. Wer mit dem Archiv über Aussonderung spricht, schreibt anschließend selbst den Code, der die Aussonderung unterstützt. Zwischen dem Verstehen eines Problems und dem ersten lauffähigen Prototyp liegt keine Kette von Übersetzungen mehr. Das ist der Kern, warum wir schnell sind.
Direkt mit den Menschen, die mit dem Ergebnis arbeiten
Wir stimmen Anforderungen nicht über Tickets und Statusberichte ab, sondern im Gespräch mit den Fachbereichen, den Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeitern sowie den Entscheidungsträgerinnen und Entscheidungsträgern. Wer das Problem von der Person hört, die es jeden Tag hat, baut keine Lösung für ein Problem, das es so gar nicht gibt. Und wenn der erste Entwurf danebenliegt, merken wir das in der nächsten Demo und nicht erst in der Abnahme ein halbes Jahr später.
Dazu entwickeln wir Proof-of-Concepts schnell und verbessern sie gemeinsam mit dem Kunden in kurzen Schleifen. Statt über abstrakte Funktionen zu diskutieren, klickt sich die Fachseite durch eine echte Oberfläche und sagt uns, was passt und was sie anders gemeint hatte. An solche Rückmeldungen kommt man nur, wenn es etwas zum Anfassen gibt.
Die Technik dahinter, ohne Fachjargon
Das Grundprinzip vieler unserer Anwendungen heißt Retrieval-Augmented Generation, kurz RAG. Ein Sprachmodell soll nicht aus seinem allgemeinen Training heraus antworten, sondern auf Basis der konkreten Dokumente einer Behörde. Dafür werden die Dokumente vorab in sinnvolle Abschnitte zerlegt und durchsuchbar gemacht. Stellt jemand eine Frage, sucht das System die passenden Abschnitte heraus und gibt sie dem Modell als Kontext mit. Das Modell antwortet dann belegt aus diesen Quellen, statt frei zu formulieren.
Die Sprachmodelle selbst betreiben wir, wo es sinnvoll ist, lokal auf eigener Hardware. Für eine Behörde, deren Daten das eigene Haus nicht verlassen dürfen, ist ein Modell auf dem eigenen Server oft die einzige gangbare Option.
Datenschutz ist kein Anhang, sondern Ausgangspunkt
In der Verwaltung steht der Datenschutz nicht am Ende der Checkliste, sondern am Anfang der Architekturentscheidung. Deshalb ist On-Premise-Betrieb für viele unserer Lösungen der Normalfall: Die Anwendung läuft im Rechenzentrum der Behörde oder bei einem geprüften Dienstleister, die Daten bleiben dort. Dazu gehören eine verschlüsselte Anbindung und eine Rechteprüfung gegen das führende System, die bei jeder Anfrage greift. Wer keine Leseberechtigung für eine Akte hat, bekommt sie auch über die semantische Suche nicht zu sehen.
Ein roter Faden ist außerdem unsere Open-Source-Strategie. Eine Behörde, die eine Lösung einsetzt, will nicht in die Abhängigkeit eines einzelnen Herstellers geraten. Offener Quellcode bedeutet: Der Code ist prüfbar, er ist nachnutzbar, und er lässt sich auch dann weiterbetreiben, wenn ein Dienstleister wegfällt. Für die öffentliche Hand ist das ein strategischer Wert, der durch Initiativen wie Open CoDE inzwischen auch politisch gewollt ist. Was eine Verwaltung mit Steuergeld entwickeln lässt, soll andere Verwaltungen nicht zwingen, dasselbe noch einmal zu bezahlen.
Was wir konkret gebaut haben
Unsere Lösungen decken sehr unterschiedliche Fachdomänen ab, folgen aber immer demselben Muster: ein konkretes, zeitfressendes Routineproblem, eine Lösung, die im Haus der Behörde läuft, und ein Mensch, der die Kontrolle behält. Dazu gehören
- ein KI-gestütztes Aussonderungstool für die archivische Bewertung nach dem XDOMEA-Standard,
- eine semantische Suche in elektronischen Akten,
- ein System zur Konsolidierung von Rechtsnormen,
- ein Chatbot für das Personalwesen und
- eine Protokollierung, die Meeting-Aufnahmen automatisch in strukturierte Protokolle überführt.
Über einige dieser Lösungen werden wir in kommenden Beiträgen ausführlicher berichten.
Der Mensch entscheidet. Immer.
Unser Ziel ist Entlastung. Eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter, die bzw. der heute Stunden damit verbringt, Dokumente zu sichten, manuell zu klassifizieren oder dieselbe Information in drei Systemen zu suchen, soll diese Zeit zurückbekommen, für die Arbeit, die ihr Urteil und ihre Erfahrung braucht. Das Prinzip dahinter heißt „Human in the Loop“: Die KI bereitet vor, sortiert und schlägt vor. Die fachliche Entscheidung trifft der Mensch.
Das ist in der Verwaltung schlicht notwendig. Für eine archivische Bewertung, einen Bescheid oder eine rechtliche Einordnung trägt eine Person die Verantwortung, und die lässt sich nicht an ein Modell delegieren. Was KI dabei leisten kann, ist trotzdem viel. Sie macht Prozesse schneller, weil Routine wegfällt. Sie hebt die Qualität, weil bei der Sichtung großer Mengen weniger durch Ermüdung übersehen wird. Und sie macht Ergebnisse nachvollziehbar, weil ein gutes System seine Antworten mit den Quellen belegt, aus denen sie stammen. Die Fachkraft bleibt verantwortlich, arbeitet aber schneller und besser vorbereitet.
Fazit
KI für die Verwaltung ist kein Versprechen auf eine ferne Zukunft. Es ist Handwerk. Es geht darum, das Problem von der richtigen Person zu hören, schnell etwas Lauffähiges zu bauen, es gemeinsam zu verbessern, die Daten dabei im Haus zu halten und den Menschen am Steuer zu belassen. Ein solches Werkzeug übernimmt nicht die Arbeit, es erleichtert sie. Wenn Sie wissen wollen, wie ein erster Prototyp für Ihren Anwendungsfall aussehen könnte, sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen lieber etwas Lauffähiges, als lange über Folien zu reden.
