von Erik | 30. Mai J | IMTB Insight, Organisationsberatung, Prozessmanagement
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir bereits vorgestellt, wie wir Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen erstellen, den Posteingang einer Organisation digitalisieren und Personalbedarfe ermitteln. Der heutige vierte Teil beschreibt das Prozessmanagement im öffentlichen Sektor. Viel Spaß beim Lesen!
Prozessmanagement
Um Prozessmanagement kommen wir in unserem Arbeitsalltag selten herum: Identifizieren, Optimieren, Dokumentieren und Gestalten von Abläufen einer Organisation sind Bestandteil vieler IMTB-Projekte. Die Digitalisierung der Verwaltung hat dem Prozessmanagement einen zentralen Stellenwert eingebracht. Denn vor dem Digitalisieren kommt das Optimieren: Bevor Arbeitsschritte des Verwaltungshandelns digitalisiert werden können, müssen die zugrundeliegenden Prozesse (Ablauforganisation) aufgenommen, überprüft und angepasst werden.
Ausgehend vom derzeitigen Zustand – welcher oftmals nicht offensichtlich und einheitlich ist – denken wir Prozesse neu. Wir bringen involvierte Akteurinnen und Akteure an einen Tisch und lassen uns von Fragen leiten, wie zum Beispiel: Gibt es redundante Prozessschritte, die wegfallen können? Welche Best Practices kennen wir bereits, die einheitlich umgesetzt werden können? Bestehen Möglichkeiten zur Digitalisierung? Wie sollen Schnittstellen zwischen Systemen oder Organisationen gestaltet werden? Können Medienbrüche eliminiert werden? Dabei behalten wir alle Perspektiven im Blick: die der Kundinnen und Kunden ebenso wie der Mitarbeitenden.
Unsere Rolle als Prozessmanagerinnen und -manager besteht darin, Fragen zu stellen, Arbeitsschritte sichtbar zu machen, für Konsens zu sorgen, Verbesserungspotenziale und Zusammenhänge zu erkennen. Denn die Außenperspektive ermöglicht es uns, losgelöst von vorhandenen Strukturen und gelebtem Alltag zu denken.
Die Visualisierung ist bei uns Prozessmanagerinnen und -managern das Hilfsmittel der Wahl. Egal ob mit spezieller Software wie Adonis (wie u.a. das Land Berlin sie verwendet) oder Camunda oder ganz einfach als Flussdiagramm in Powerpoint, das Modellieren von Prozessen macht sichtbar, was gut funktioniert und was nicht. Dabei orientieren wir uns am BPMN 2.0-Standard (Business Process Model and Notation), der dabei hilft, eine einheitliche visuelle Sprache zu schaffen und komplexe Zusammenhänge grafisch darzustellen. Am Ende steht dann der Soll-Prozess – im Ideal ein Ablauf mit möglichst vielen Automatisierungen, hohem Standardisierungsgrad und ohne Redundanzen, der in einem Ergebnis von hoher Qualität mündet.
von Erik | 16. Mai J | Digitalisierung & KI, Justiz
Elektronisches Bundesgesetzblatt
Während heute bereits in zahlreichen europäischen Staaten, in einigen Bundesländern der Bundesrepublik Deutschland sowie auf Ebene der Europäischen Union die amtliche elektronische Verkündung von Gesetzen und Rechtsverordnungen praktiziert wird, erfolgte bis zum 31.12.2022 die amtliche Verkündung von Gesetzen und Rechtsverordnungen auf Bundesebene im gedruckten Bundesgesetzblatt (BGBl.).
Seit dem 01.01.2023 ersetzt das elektronische BGBl. die gedruckte Fassung und ist das alleinige Verkündungsorgan der Bundesrepublik Deutschland für Gesetze und Rechtsverordnungen. Des Weiteren ist das BGBl. auch Bekanntmachungsorgan des Bundes in Fällen, in denen amtliche Bekanntmachungen im Bundesgesetzblatt gesetzlich vorgeschrieben sind. Die amtliche elektronische Veröffentlichung erfolgt auf der Verkündungsplattform des Bundes (www.recht.bund.de).
Grundlage für die Umstellung auf die elektronische Verkündung des BGBl. war eine Änderung des Artikels 82 Absatz 1 Grundgesetz sowie ein Gesetz zur Modernisierung des Verkündungs- und Bekanntmachungswesens (insbesondere eine Neufassung des Verkündungs- und Bekanntmachungsgesetzes – VkBkmG).
Digitalisierung der Prozesse und Reorganisation
Ein Team der IMTB unterstützt das Bundesministerium der Justiz (BMJ) bei der Digitalisierung und Reorganisation zur Modernisierung des Ausfertigungs- und Verkündungsprozesses.
Im Zeitraum 2017 – 2019 erfolgte die Erhebung, Modellierung und Analyse des seinerzeitigen Prozesses. In diesem Rahmen wurde die Erstellung einer Soll-Konzeption durchgeführt, welche den zur Digitalisierung umzusetzenden Soll-Prozess und die fachlichen Anforderungen an eine erforderliche IT-Lösung beschreibt.
Ab 2020 erfolgte, unter Leitung des BMJ und mit fachlicher Unterstützung des Bundesamts für Justiz (BfJ) sowie der IMTB, die technische Konzeption und Realisierung der Verkündungsplattform durch die Firma Materna. Die Umsetzung der Verkündungsplattform wurde auf Basis des Government Site Builders (GSB), der Content-Management-Lösung für die deutsche Bundesverwaltung, realisiert.
Im weiteren Verlauf des Projektes berät die IMTB die Umsetzung einer Fachapplikation zur Realisierung eines digitalen medienbruchfreien Prozesses zur Vorbereitung, Gegenzeichnung und Ausfertigung von Gesetzen und Verordnungen. Diese Maßnahme ist ein weiterer wichtiger Bestandteil der Zielsetzung zur Einführung eines medienbruchfreien Workflows für den gesamten Rechtsetzungskreislauf des Bundes.
Abgrenzung der Verkündungsplattform zum Portal Gesetze-im-Internet
Auf der Verkündungsplattform des Bundes (www.recht.bund.de) erfolgt die amtliche Verkündung im BGBl. Ergänzend zur Verkündungsplattform erfolgt durch den Bund auch eine elektronische Bereitstellung der konsolidierten Fassungen von Gesetzen und Rechtsverordnungen des Bundes im Internet. Diese werden unter www.gesetze-im-internet.de), interessierten Bürgerinnen und Bürgern durch das BMJ und BfJ zur Verfügung gestellt.
von Erik | 10. Mai J | Digitale Archivierung, Digitalisierung & KI, Fachveranstaltung
Am 9. und 10. Mai 2023 fand am Seddiner See der Brandenburgische Archivtag unter dem Titel „Umbruch als Chance – Archive und Records Management in der digitalen Transformation“ statt. Organisiert und gestaltet wurde die Veranstaltung vom Landesverband Brandenburg im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. (VdA) in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Informationswissenschaften der Fachhochschule Potsdam.
Redebeiträge zum Thema Archivierung, Records Management und digitale Transformation gab es unter anderem vom Brandenburgischen IT-Dienstleister, dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv, dem Stadtarchiv Potsdam sowie Erfahrungsberichte unter anderem vom Kreisarchiv des Vogtlandkreises Plauen.
Auch Kolleginnen und Kollegen der IMTB waren eingeladen, um gemeinsam mit der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten (SPSG) – einem unserer inzwischen langjährigen Kunden – in einer Arbeitsgruppe unter dem Titel „Vom Aktenplan zur E-Akte – Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Beratungsfirmen beim Records Management“ aus der gemeinsamen Projektpraxis zu berichten. Herr Oehlsen, Archivar der SPSG, eröffnete die Arbeitsgruppe mit der Schilderung der gemeinsamen Projektarbeit in den beiden Projekten „Erstellung und Einführung eines Aktenplans“ (2018) und „Einführung der E-Akte in der SPSG“ (seit 2020) aus Kundenperspektive und unsere Kolleginnen Anita Martinovic und Ute Arbeit ergänzten mit grundsätzlichen Erfahrungswerten für die Gestaltung von Projekten zur Transformation von der analogen zur digitalen Verwaltung von Schriftgut. Der Kollege Benjamin Jähne rundete den Input für die Arbeitsgruppe ab, indem er den Bogen über die E-Akte hinaus bis zum Archiv spannte und auch einen Ausblick gewährte, wie Archivgut in 100 Jahren genutzt werden und was daraus zu lernen sein könnte. Der anschließende Gedankenaustausch mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern im Arbeitskreis war trotz des späten Nachmittags so angeregt, dass wir deutlich über das avisierte Veranstaltungsende hinaus beisammen saßen.
Wir danken für die rege Beteiligung und die Einladung zum Gedankenaustausch an den Seddiner See.
von Erik | 3. Mai J | Digitalisierung & KI, E-Akte
Am 22. Juli 2015 machte sich ein Projektteam von drei Kolleginnen und Kollegen mit dem Auftrag auf den Weg nach München, den BFH bei der „Einführung der elektronischen Aktenführung in der Zentralabteilung der Verwaltung“ zu unterstützen. Was darauf folgte, war ein hausweiter Transformationsprozess, der neben einer Reorganisation des Hauses und der Umstellung auf die vollständige elektronische Arbeitsweise auch die Einrichtung elektronischer Sitzungssäle beinhaltete.
Nach der erfolgreichen Reorganisation des Verwaltungsbereichs und der Einführung der Elektronischen Verwaltungsakte (EVA) nahm der Justizbereich den Staffelstab am 26. April 2018 auf und begann mit der umfangreichen Aufnahme der organisatorischen und prozessualen Situation für die Einführung der elektronischen Gerichtsakte. Auch hier ging die Digitalisierung einher mit einer manchmal schmerzhaften, am Ende jedoch für alle Beteiligten zufriedenstellenden Reorganisation der Gerichtsgeschäftsstellen und Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe. Obwohl die Corona-Pandemie in vielen Kundenprojekten zu einer Verlangsamung oder sogar Unterbrechung geführt hatte, ließ das Projektteam des BFH das Ziel der Einführung der elektronischen Gerichtsakte (EGA) nie aus den Augen, wodurch bereits im Jahr 2021 mit der Pilotierung in den ersten Senaten gestartet werden konnte.
Unser Projektteam blickt heute auf eine sehr konstruktive, zielorientierte und vor allem wertschätzende Zusammenarbeit zurück, welche am 19. April 2023 bei einem gemeinsamen bayrischen Frühstück mit Herrn Dr. Thesling (Präsident BFH), Herrn Wittwer (Vizepräsident BFH, Projektleiter EGA) sowie allen Projektbeteiligten einen würdigen Abschluss fand.
Wir danken allen Mitarbeitenden des BFH für dieses außergewöhnliche Projekt und wünschen ihnen weiterhin viel Erfolg bei der elektronischen Zusammenarbeit und auf ihrem Weg der digitalen Transformation.
von Erik | 20. Apr. J | Organisationsberatung, Personal
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir bereits einen kleinen Einblick in das Erstellen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und die Digitalisierung des Posteingangs gegeben. Im heutigen dritten Teil berichten wir über die Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor. Viel Spaß beim Lesen!
Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor
Für die Steuerung von Personalressourcen im öffentlichen Sektor ist die Personalbedarfsermittlung (PBE) ein zentrales Instrument. Einerseits dient sie als haushaltsbegründende Unterlage, andererseits stellt sie die Basis für Entscheidungen zur langfristigen und bedarfsorientierten Personalplanung dar.
Wichtige methodische Orientierung für die PBE bietet das Organisationshandbuch des Bundes. In diesem wird zwischen der quantitativen und der qualitativen PBE unterschieden. Erstere liefert einen Überblick über die Anzahl der erforderlichen Vollzeitäquivalente (VZÄ) nach Laufbahngruppen, die für bestimmte Aufgaben oder Prozesse erforderlich sind. Letztere gibt Aufschluss darüber, welche formalen Qualifikationen, Kenntnisse und Fähigkeiten hierfür benötigt werden. Die zentralen Fragen, die eine PBE beantwortet, sind also: Können die Aufgaben und Prozesse der Behörde durch den derzeitigen Personalkörper erfüllt werden? Und wenn nicht, im Rahmen welcher Aufgaben oder Prozesse sind welche weiteren Stellen zu schaffen?
Aufgrund unserer Erfahrung im Bereich Organisationsberatung werden wir von Kunden auf Bundes-, Landes- und auch kommunaler Ebene mit der Durchführung einer PBE beauftragt – häufig in Verbindung mit Prozessoptimierung und Aufgabenkritik. Ein klassischer Projektablauf sieht wie folgt aus:
Grundlage jeder PBE stellt eine umfassende Voruntersuchung dar. Dabei setzen wir in Zusammenarbeit mit dem Kunden Grundpfeiler der Erhebung, wie die Erhebungsbasis, die Erhebungsmethoden und den Betrachtungsbereich.
Anschließend beginnt die Ist-Erhebung: Identifiziert wird der erforderliche Aufwand für die Erledigung von Aufgaben oder Prozessen. Solche Mengengerüste können wir durch Methoden wie analytisches Schätzen oder Selbstaufschreibung entwickeln oder auf Daten stützen, die bereits durch Fachverfahren in der Behörde erhoben werden. Wie genau wir dabei vorgehen, ist abhängig von den behördenspezifischen Gegebenheiten: Liegen bereits valide und reliable Daten vor? Ist eine Voll- oder Teilerhebung gewünscht? Wie stark sollen die Beschäftigten im Rahmen der PBE eingebunden werden?
Der so errechnete Personalbedarf wird dem aktuellen Personalstand gegenübergestellt und Mehr- bzw. Minderbedarfe werden offengelegt. Durch die intensive Beschäftigung mit den Aufgaben und Prozessen unserer Kunden, den frischen Blick von außen und unsere Erfahrungen aus anderen Projektkontexten sind wir imstande, auf fundierter Basis Optimierungspotenziale zu identifizieren und Vorschläge in Bezug auf mögliche Neustrukturierungen von Aufbau- und Ablauforganisation zu machen. Wir überlegen zum Beispiel, ob und inwiefern Digitalisierung zu einem Qualitätszuwachs bei der Aufgabenerledigung führen kann, wie durch Parallelisierung und die Nutzung von Technologien Prozesse optimiert werden können und ob durch organisatorische Änderungen sinnvolleres Verwaltungshandeln möglich ist.
Am Ende des Projekts steht eine umfassende Dokumentation der PBE. Der Kunde erhält von uns die Berechnungstabellen sowie einen ausführlichen Bericht, der das Vorgehen, die PBE-Ergebnisse und je nach Umfang Optimierungspotenziale, Aufgabenkritiken und Zukunftsprognosen beinhaltet. Damit ist unsere Arbeit vorerst abgeschlossen, denn die tatsächliche Umsetzung der Personalressourcensteuerung und Prozessoptimierung liegt grundsätzlich in der Verantwortung der Behörde. Wie wir auch im Rahmen von Prozessmanagement-Projekten tätig werden, ist Thema des nächsten Beitrags.
