Als IMTB-BMC GmbH hatten wir die Gelegenheit an der diesjährigen Beschaffungskonferenz teilzunehmen, die am 23. und 24. September im Hotel De Rome in Berlin stattfand. Als eine der bedeutendsten Veranstaltungen in der Beschaffungsbranche brachte sie zahlreiche Akteure aus Bund, Ländern und Kommunen und Wirtschaft zusammen, um sich über die aktuellen Herausforderungen und Entwicklungen in der öffentlichen Beschaffung auszutauschen. In diesem Jahr standen insbesondere Themen wie nachhaltige Beschaffung, Prozessoptimierung, Digitalisierung und Nutzung von Künstlicher Intelligenz (KI) im Fokus.
Nachhaltigkeit
Angesichts der wachsenden Bedeutung von Nachhaltigkeit in der Wirtschaft wurden Strategien zur Implementierung nachhaltiger Beschaffungspraktiken vorgestellt. Es wurde diskutiert, wie es um die Nachhaltigkeit in der öffentlichen Beschaffung steht und welche Ansätze verfolgt werden, um den öffentlichen Einkauf nachhaltiger zu gestalten. Eine Studie der Universität des Bundeswehr München zeigte in diesem Zusammenhang, dass der Anteil öffentlicher Vergaben mit Nachhaltigkeitskriterien in deutschen Kommunen zwischen 2012 und 2023 um über 40 % zurückging und 2023 nur noch bei 13,7 % lag. Die Analyse zeigte ferner, dass 61 % der Vergaben ausschließlich rein preisorientiert erfolgten, was bedeutet, dass Nachhaltigkeitsaspekte häufig vernachlässigt werden.[1] Darüber hinaus wurde betont, dass die Integration von Nachhaltigkeitskriterien in die Zuschlagskriterien entscheidend ist, um die Ziele der nachhaltigen Beschaffung erreichen zu können. Zusammenfassend zeigte sich, dass die mangelhafte Umsetzung von Nachhaltigkeit in der öffentlichen Beschaffung nicht auf das Vergaberecht, sondern auf Defizite in der Vergabepraxis („Management & Steuerung“) zurückzuführen ist.
Künstliche Intelligenz im Vergaberecht
Ein weiteres Thema war der Einsatz von Künstlicher Intelligenz im Vergaberecht. Die Experten betonten, dass die KI in der Lage ist, den Beschaffungsprozess erheblich zu optimieren. Insbesondere kann sie dazu beitragen, Prozesse zu automatisieren und die Effizienz zu steigern. So könnten KI-Systeme beispielsweise bei der Analyse von Ausschreibungen, der Auswertung von Angeboten und der Markterkundung eingesetzt werden, indem sie große Datenmengen schnell und präzise analysieren. Gleichzeitig wurde jedoch betont, dass KI lediglich als unterstützendes Werkzeug betrachtet werden sollte, dass die menschliche Entscheidungskraft nur ergänzt, anstatt sie zu ersetzen. Die finale Entscheidungsfindung sollte weiterhin in menschlicher Hand liegen, um sicherzustellen, dass rechtliche Aspekte umfassend berücksichtigt werden.
Digitalisierung in Beschaffungsstrukturen- Eine Reifegradanalyse nach 20 Jahren „E-Vergabe“
Im Rahmen der Beschaffungskonferenz stellte sich auch die zentrale Frage:
Wo steht die öffentliche Beschaffung heute, insbesondere in Bezug auf die Digitalisierung?
Ein Vortrag beleuchtete den aktuellen Stand der Digitalisierung im öffentlichen Beschaffungswesen ausführlich.
Es wurde deutlich, dass ein Großteil der Behörden bereits digitale Ausschreibungen nutzen und auch bei der Angebotsöffnung sowie der Zuschlagserteilung auf elektronische Lösungen setzen. Trotz dieser positiven Entwicklungen zeigte sich jedoch, dass es weiterhin Schwachstellen gibt, insbesondere bei der Markterkundung und der Bedarfsermittlung.
Während digitale Tools in einigen Bereichen gut etabliert sind, sind sie in internen Verwaltungsprozessen noch nicht flächendecken integriert. Der Vortrag machte deutlich, dass in den letzten 20 Jahren zwar bereits große Fortschritte erzielt wurden, es aber weiterhin Optimierungspotenzial gibt – vor allem in den internen Abläufen.
Politik und Einkauf im strategischen Diskurs
Im Dialog „Politik und Einkauf im strategischen Diskurs“ wurden zentrale Reformbedarfe im Vergaberecht diskutiert, insbesondere im Hinblick auf die Vereinfachung und Digitalisierung von Prozessen. Die Teilnehmer betonten, dass das aktuelle Vergabeverfahren oft zu komplex und bürokratisch sei, was nicht nur zu Verzögerungen, sondern auch zu ineffizienten Ergebnissen führe.
Ein wichtiger Impuls aus der Diskussion war der Vorschlag, die Grenzen für die die Direktvergaben deutlich zu erhöhen. Dies würde es den öffentlichen Stellen ermöglichen, bestimmte Aufträge schneller und unkomplizierter zu vergeben, insbesondere in Bereichen, die dringlich oder weniger komplex sind.
Ein weiterer zentraler Punkt war die Forderung, mutiger zu agieren und innovative Ansätze auszuprobieren, um die Effizienz und Wirksamkeit der öffentlichen Beschaffung zu steigern. Der Slogan „Mutig sein- einfach mal machen“ unterstrich diesen Aufruf.
Fazit
Als Teilnehmer an der 25. Beschaffungskonferenz konnten wir wertvolle Einblicke gewinnen. Die 25. Beschaffungskonferenz hat erneut gezeigt, wie wichtig der Austausch zwischen Wissenschaft, Wirtschaft und öffentlicher Verwaltung ist, um den Herausforderungen der modernen Beschaffung gerecht zu werden.
Moderne Verwaltung, digitalisierte Behörden und vernetzte Städte: Wie Digitalisierung im öffentlichen Sektor gestaltet werden kann, zeigt die Smart Country Convention vom 15. – 17. Oktober 2024 zum siebten Mal in Berlin. Die SCOON24 bringt Akteure aus Verwaltung, Politik, Digitalwirtschaft, Verbänden und Wissenschaft zusammen und setzt inhaltliche Schwerpunkte bei den Themen Smart City, Smart Region, E-Government, IT-Sicherheit, Mobilität, Energie und Nachhaltigkeit.
Mit mehr als 15.000 Teilnehmenden ist die SCCON24 ein Muss für alle, die die Digitalisierung des öffentlichen Sektors vorantreiben und mitgestalten. Daher wird die IMTB auch in diesem Jahr wieder mit einem Stand auf dem Messegelände Berlin vertreten sein.
Unsere Kolleginnen und Kollegen erwarten Sie zum fachlichen Austausch in Halle 25 am Stand 512. Kommen Sie mit uns ins Gespräch zu aktuellen Themen, wie „KI und E-Akte“ und zu vielen weiteren Themen rund um unsere Beratungsleistungen und die digitale Transformation.
Wir freuen uns auf Sie!
Wann: 15. – 17. Oktober 2024 Wo: hub27, Messegelände Berlin, Halle 25, Stand 512
Dass zu jedem Projekt ein so genannter Kick-Off, eine Auftaktveranstaltung, gehört, ist wohl Projektmanagement-Binsenweisheit. Dass nach langer erfolgreicher Zusammenarbeit eine würdige Abschlussveranstaltung ebenso dazu gehört, ist eigentlich auch selbstverständlich. Dennoch ist es gar nicht so selten, dass der Projektabschluss ein wenig hintüber fällt.
Umso schöner war es für uns, die Abschlussveranstaltung für das Projekt „electrA“ im Landratsamt Augsburg (LRA) mit vorbereiten und erleben zu dürfen.
Als wir 2019 die ersten Gespräche im Landratsamt führten, war dort schon seit einigen Jahren ein Dokumentenmanagementsystem vorhanden, welches allerdings nur in einigen wenigen Bereichen genutzt wurde. Die Schriftgutordnung des LRA sah noch die Papierakte als führende Akte vor, elektronische Vorgangsbearbeitung war überhaupt noch nicht möglich. Dort, wo die elektronische Akte genutzt wurde, diente sie „nur“ als Dokumentenablage. Das Führen vollständiger Akten wurde durch das Nebeneinander von Papierakte und elektronischen Ablagevarianten immer schwieriger.
Nachdem ein Quick-Check zum Stand der Schriftgutverwaltung ergeben hatte, dass mit dem vorhandenen DMS alle Anforderungen des Landratsamts umgesetzt werden können, wurde unser Projekt gestartet, welches zum Ziel hatte, innerhalb von fünf Jahren den gesamten Schriftgutverkehr in die elektronische Akte zu überführen und die Vorgangsbearbeitung im Landratsamt zu ermöglichen.
Hierfür haben wir gemeinsam mit dem Projektteam im LRA zunächst viel konzeptionelle Arbeit geleistet, ein Organisations- und Sollkonzept, ein Rechte- und Rollen-, ein Akzeptanzmanagement- sowie ein Poststellenkonzept erarbeitet. Gemeinsam mit den Beschäftigten wurden zunächst in zwei Pilotbereichen und später in allen Organisationseinheiten des Landratsamts Feinkonzepte erstellt und der Aktenplan vereinheitlicht. Zusammen mit den Beschäftigten der Poststelle wurde ein zentrales frühes ersetzendes Scannen nach TR RESISCAN umgesetzt. Insbesondere dies ist keine Selbstverständlichkeit, denn der Landkreis Augsburg ist derzeit der einzige bayrische Landkreis, der nahezu vollständig das zentrale ersetzende Scannen umsetzt. Auch die Anbindung von Fachverfahren – ein ganz wichtiger Punkt für das Arbeiten mit der E-Akte im kommunalen Bereich – konnte weitgehend erfolgen. Prozesse werden mittlerweile digital abgebildet und bearbeitet.
Insofern konnte bei der Projekt-Abschlussveranstaltung stolz konstatiert werden, dass die Ziele des Projekts in der vorgesehenen Zeit und mit dem geplanten Budget erreicht wurden. Der partizipative Ansatz, bei dem die DMS-Verantwortlichen und weitere Beschäftigte der Bereiche in die Erarbeitung der Feinkonzeption eingebunden wurden, sich regelmäßig in E-Akte-Cafés austauschen konnten und die Beschäftigten ein Online-Coaching erhielten sowie das bereichsspezifische Customizing, waren Schlüsselfaktoren auf dem Weg zum Digitalen Landratsamt.
Und so galt der Dank des Landrats Martin Sailer, der die Abschlussveranstaltung eröffnete, dem gesamten Projektteam, den beteiligten Beschäftigten und insbesondere dem Projektleiter Michael Ruf, welcher das Projekt mit großer Verve vorangetrieben und neben seinen Linienaufgaben großartige Arbeit geleistet hatte.
Die Kolleginnen und Kollegen der IMTB, die das Projekt begleitet haben, freuen sich über den erfolgreichen Abschluss und die konstruktive und menschlich jederzeit außerordentlich angenehme Zusammenarbeit mit allen Beteiligten im LRA.
Die eAkte wird pilotiert und steht kurz vor dem Rollout. Alle sind gespannt darauf, wie die digitale Verwaltung von Schriftgut in der Praxis funktioniert, aber ein Rest Unsicherheit bleibt dennoch: Was genau kommt da auf mich zu? Wie sieht die Aktenhaltung im neuen elektronischen System aus? Wie lege ich meine Unterlagen richtig ab? Und was kann so eine eAkte noch alles? Wie kann ich mich vorbereiten?
An dieser Stelle steht derzeit unser Kunde, die Verwaltung des Deutschen Bundestages. Das Projektteam eAkte informiert und kommuniziert zwar schon seit längerem im Rahmen der Veränderungsbegleitung intensiv mit den Kolleginnen und Kollegen, aber etwas zu lesen, zu sehen oder zu hören ist das eine, selbst ausprobieren etwas ganz anderes. Es gab während der Projektlaufzeit Kompetenzgruppen zur fachlichen Beteiligung der Beschäftigten, es gibt eine Projekt-Intranetseite, einen Newsletter, einen Imagefilm über die eAkte und regelmäßige Informationsveranstaltungen für unterschiedliche Zielgruppen. Was allerdings bisher fehlte: Eine Möglichkeit, die eAkte auch einmal selbst auszuprobieren.
Dafür gibt es jetzt bei der Verwaltung des Deutschen Bundestages den eAkte-Treff. Dieser wurde in Anwesenheit des Direktors beim Deutschen Bundestag und von Mitgliedern des Lenkungsausschusses des Projekts eAkte eröffnet. Der Projektleiter Herr Serien erläuterte bei dieser Gelegenheit die Bedeutung des eAkte-Treffs als Ort, an dem die Beschäftigten auch vor dem Start in der eigenen Organisationseinheit einen Blick in die eAkte werfen, sie ausprobieren und kennenlernen können und auch während des Rollouts und nach den Schulungen immer eine Anlaufstelle für Fragen und gegenseitigen Austausch haben werden.
Die Anwesenden hatten am Eröffnungsnachmittag auch die Möglichkeit, die eAkte selbst auszuprobieren. Im Arbeitsvorrat der eAkte lagen für die Teilnehmenden einige Aufgaben bereit, die mit Begeisterung erledigt wurden. Im Anschluss konnten sie klicken, testen und die vielfältigen Funktionen der eAkte assistiert vom Projektteam ausprobieren. Auf diese Weise konnten sich alle mit dem neuen System vertraut machen und erste Eindrücke sammeln.
Der eAkte-Treff ist ab sofort für alle Kolleginnen und Kollegen der Bundestagsverwaltung geöffnet. Zum Ausprobieren in entspannter Atmosphäre stehen drei Arbeitsplätze mit jeweils zwei Monitoren zur Verfügung. Auf den Rechnern ist die Testversion der eAkte installiert. Es wird jemand aus dem Fachadministratorenteam vor Ort sein, der die Fragen der Kolleginnen und Kollegen beantwortet und sie beim Ausprobieren begleitet. Das neu erworbene Wissen kann im Anschluss an einer „Gut zu Wissen“-Wand mit anderen Kolleginnen und Kollegen geteilt werden.
Für das Projektteam ist der eAkte-Treff eine Möglichkeit, mit den zukünftigen Nutzerinnen und Nutzern ins Gespräch zu kommen und auch später, wenn schon mit der eAkte gearbeitet wird, zu erfahren, wo noch Schwierigkeiten bestehen. Fragen, die im eAkte-Treff aufkommen sowie gemeinsam entdeckte Tricks und Tipps können auch im Newsletter oder auf den FAQs der Intranetseite aufgegriffen und für alle sichtbar gemacht werden. Eine Win-Win-Situation für alle!
Die IMTB freut sich, die Bundestagsverwaltung auch weiterhin bei der Einführung der eAkte und der Veränderungsbegleitung unterstützen zu dürfen!
Der Bundesgerichtshof setzt mit seinem Urteil vom 15. Februar 2024 im Fall VII ZR 42/22 einen wichtigen Standpunkt in der Rechtsprechung zu Vertragsstrafenklauseln in Einheitspreisverträgen und verdeutlicht die strengen Anforderungen an die Wirksamkeit des § 307 BGB.
Der BGH stellte fest, dass eine Vertragsstrafenklausel, die sich auf die Auftragssumme beruft, Auftragnehmer unangemessen benachteiligen kann. Insbesondere wurde die Höhe der Vertragsstrafe als unverhältnismäßig hoch bewertet. Denn eine pauschale Vertragsstrafe von 0,2 % der Auftragssumme pro Tag des Verzuges kann zu extrem hohen Strafzahlungen führen, die außer Verhältnis zu den tatsächlichen Schäden der Auftraggeberin stehen. Weiterhin wurde die Klausel als intransparent eingestuft, da sie nicht klar und verständlich formuliert war und somit nicht eindeutig erkennbar war, auf welche Auftragssumme sich die Vertragsstrafe bezieht und welche Leistungen in die Berechnungsgrundlage einfließen.
Dieses Urteil des BGH verdeutlicht die hohen Anforderungen an die Wirksamkeit von Vertragsstrafenklauseln im Allgemeinen.
Unser Tipp
Auftraggeber sollten bei der Formulierung von Vertragsstrafenklauseln darauf achten, dass diese sowohl hinsichtlich der Höhe der Strafe als auch ihrer Transparenz den Anforderungen des § 307 BGB genügen. Andernfalls riskieren sie, dass die Klauseln vor Gericht als unwirksam angesehen werden. Insbesondere hinsichtlich der EVB-IT, bei denen die Vertragsstrafenklauseln vermehrt auf den Auftragswert ausgerichtet sind, sollte nach dieser Rechtsprechung eine Anpassung der Auftragssumme auf die Abrechnungssumme (tatsächlich gezahlte Vergütung) vorgenommen werden.
