Es ist inzwischen ja schon eine wunderbare Tradition bei uns, dass sich laufbegeisterte Kolleginnen und Kollegen zusammentun und für die Farben der IMTB bei der 5x5km-Team-Staffel der Berliner Wasserbetriebe ins Rennen gehen. Am letzten Donnerstag war es wieder so weit. Wie schon im vergangenen Jahr konnten wir zwei Staffeln in Orange und Blau und jede Menge Schlachtenbummler zur Unterstützung aufbieten.
Bei herrlichem Sonnenschein – mitunter erfrischenderweise unterbrochen von einigen Wolken – zogen wir mit zwei randvoll bepackten Bollerwagen von unseren Berliner Büroräumen in der Schumannstraße Richtung Tiergarten. Viele fleißige Helferinnen und Helfer hatten alles zusammengepackt, was für das leibliche Wohl und gute Laune vor Ort sorgte. Vielen Dank dafür an das Vorbereitungsteam.
Bestens gelaunt bauten wir unsere Decken-Bollerwagen-IMTB-Festwiese auf. Für die Vorbereitung und Unterstützung der zehn Läuferinnen und Läufer sowie die Organisation unserer Teams sorgte unser sportliches Teammanagement, welches das Time-Keeping organisierte, die mentale Einstellung auf das Rennen bewerkstelligte und überhaupt und insgesamt für gute Laune sorgte, unter anderem mit Wasserpistole und Luftballons. Wobei… die gute Laune hatten wir alle mitgebracht. Das Medienteam drehte Filme und fotografierte. Den Film kann man auf Instagram und LinkedIn bewundern, ein paar ausgewählte Fotos hier im Blog.
Trotz der anstrengenden staubigen Hitze hatten alle Läuferinnen und Läufer, nicht zuletzt wegen der konzertierten Anfeuerungsaktionen auf der Strecke und im Ziel, ein Lächeln auf den Lippen. Im Ziel warteten neben den feiernden Kolleginnen und Kollegen, Snacks und isotonische Kaltgetränke. Und ja, natürlich wurde die Leistung unserer Teams auch mit Sekt gefeiert, wenngleich das nicht fotografisch oder filmisch festgehalten worden ist.
Es war wieder einmal einer dieser tollen Höhepunkte im IMTB-Teamkalender. Danke an alle, die dabei waren. Wir freuen uns jetzt schon auf das nächste Jahr.
„Liebes Team der IMTB, der erste Kontakt mit der IMTB hat im Jahr 2019 mit der Einführung des Aktenplans in unserem Haus stattgefunden. Ziel dieses Projekts, war die Einführung eines verbindlichen Aktenplans in der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) … Ende 2020 startete das Folgeprojekt „Implementierung der E-Akte in der SPSG“. Auch hier unterstützte uns federführend die IMTB bei der Durchführung der IST-Analyse, Erstellung der Feinkonzeptionierung und weiterer umfangreicher Konzepte, sowie bei der Erstellung und Umsetzung des Veränderungsmanagements… Wir möchten Ihnen nochmal herzlich für Ihre Unterstützung bei beiden Digitalisierungsprojekten danken. Ein besonderer Dank geht vor allem an das Kernprojektteam der IMTB bestehend aus Frau Arbeit, Frau Martinovic und Herrn Lautenschläger. Ihre Empfehlungen, Lösungsansätze und kreativen Ideen waren immer praxisnah und zielführend. Durch diese wertvolle Unterstützung konnten wir beide Projekte erfolgreich und planmäßig umsetzen.
Vielen Dank für diese angenehme Zusammenarbeit! Viele Grüße vom Projektteam der E-Akte (Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg)“
Als eGovernment-Beratungshaus sind wir in unseren Projekten sehr oft in der öffentlichen Verwaltung, also in klassischen Behörden, im Einsatz. Manchmal berät unser Team aber auch Stiftungen. Mit der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) beispielsweise haben wir bereits in zwei Projekten erfolgreich zusammengearbeitet, um dort die Digitalisierung von Dokumentenablage- und Arbeitsprozessen voranzutreiben.
Für uns war das insofern eine Besonderheit, weil sich die Beschäftigten in der Stiftung bei ihrer täglichen Arbeit zu großen Teilen mit kunsthistorischen und handwerklichen Themen auseinandersetzen. Der Verwaltungsbezug war, anders als in vielen unserer sonstigen Projekte, zumindest auf den ersten Blick nicht ohne Weiteres ersichtlich. Nichtsdestotrotz konnten wir mit den beiden Projektteams auch hier Arbeitsprozesse und Strukturen identifizieren, die künftig digital abgebildet werden sollten.
Den Beginn unserer Zusammenarbeit bildete 2019 das Projekt zur Einführung eines aufgabenbezogenen Aktenplans für die Stiftung. Dieser wurde gemeinsam mit dem Projektteam und mit Hilfe etlicher Beteiligter aus dem gesamten Haus in einer Reihe von Workshops entwickelt. Validiert wurden die Workshopergebnisse durch eine Vielzahl von Gesprächen in den Organisationseinheiten. Ziel war es schließlich, das Aufgabenspektrum der Stiftung so im Aktenplan abzubilden, dass die Beschäftigten bei der systematischen Ablage Ihrer erstellten Dokumente sinnvoll unterstützt werden. Mit der erfolgreichen, durch Schulungen begleiteten, Einführung des stiftungsweiten Aktenplans war bereits vor dem eigentlichen Beginn der Digitalisierung eine wesentliche Grundlage für eine einheitliche Strukturierung der in der SPSG bearbeiteten Dokumente, also des Schriftguts der Stiftung, geschaffen.
Ende 2020 startete auf dieser Basis und weiterer in der Zwischenzeit erfolgter Vorbereitungsmaßnahmen das Projekt zur „Implementierung der E-Akte in der SPSG“. Das langfristige Ziel war die erfolgreiche Einführung der elektronischen Aktenführung, also der revisionssicheren digitalen Ablage von Schriftgut, und der digitalen Vorgangsbearbeitung.
Zunächst wurden in mehreren, aufgrund der Corona-Maßnahmen häufig online stattfindenden Workshops, die fachlichen und technischen Anforderungen der Stiftung an ein E-Akte-Werkzeug erhoben. Anschließend wurde geprüft, ob die in der Bundesverwaltung eingesetzte E-Akte Bund diese Anforderungen gut abdeckt. Nachdem diese Prüfung positiv ausfiel, wurden bis Ende 2021 eine Reihe von notwendigen Dokumentationen und Konzepten zur Einführung der E-Akte Bund erstellt, unter anderem:
Eine IST-Dokumentation mit Darstellung der aktuellen Schriftgutverwaltung, des Schriftgutbestandes sowie der Nutzung des Aktenplans sowie einer Beschreibung und Analyse der genutzten IT-Infrastruktur einschließlich der Online-Aktivitäten sowie der stiftungsweiten IT-Planung
Eine Registratur-Richtlinie mit Festlegungen zur elektronischen Schriftgutverwaltung
Eine Prozessdokumentation für die geplante Ablauforganisation, inkl. Erhebung der aktuellen und Modellierung der digital abzubildenden Prozesse, wie z. B. Posteingang, Geschäftsgang, Registrierung, Bearbeitung, Mitzeichnung, Postausgang
Ein Fachkonzept, in welchem u. a. Festlegungen zu Akten- und Geschäftszeichenbildung, Ablagestruktur, Metadaten, der geplanten Ablauforganisation sowie dem Umgang mit Medienbrüchen und den fachlichen Anforderungen an die E-Akte getroffen wurden
Konzepte zur Konfiguration, zum Testen, zur Festlegung von Rechten und Rollen, zu Fragen des Datenschutzes, des Betriebs und Services sowie zur IT-Sicherheit.
Außerdem wurden Maßnahmen zum Veränderungs- und Akzeptanzmanagement entwickelt und umgesetzt, welche die Einführung flankiert haben.
Mit diesem „Konzepte-Marathon“ war die theoretisch-konzeptionelle Basis zur technischen Einführung geschaffen. Häufig endet an diesem Punkt unsere Begleitung in E-Akte-Projekten. In der SPSG durften wir den Transformationsprozess auch nach der technischen Implementierung weiter begleiten. Workshops und Abstimmungstermine gab es insbesondere zur Abbildung und Optimierung von Geschäftsgängen mit der E-Akte.
Durch das große Engagement der Projektleitung, Frau Hertelt und Frau Dressler, und ihres tatkräftigen Projektteams, das in Rekordzeit zu wahren E-Akte-Bund-Expertinnen und -Experten wurde, konnten wir beide Projekte innerhalb des vereinbarten Zeit- und Kostenrahmens erfolgreich umsetzen und haben zum Projektabschluss auch noch den oben zitierten sehr lieben Brief erhalten.
Diesen Dank können wir nur an das gesamte SPSG-Team zurückgeben. Die gemeinsamen Projekte werden auch uns in wunderbarer Erinnerung bleiben. Wir haben uns jedes Mal auf die Termine vor Ort in der zauberhaften Kulisse der Schlösser und Gärten gefreut und hatten großen Spaß bei der gleichermaßen kollegialen wie effizienten Einführung von Aktenplan und E-Akte.
Da wir trotz Homeoffice und Videokonferenzen immer noch des Öfteren reisend im Land unterwegs sind, entstehen Kosten. Damit unsere Kolleginnen und Kollegen diese schnell und bequem abrechnen können, haben unsere Kollegen Sebastian, Christian, Arthur und Yassine die Initiative ergriffen und eine Reisekosten-App für die IMTB entwickelt. Das tolle Ergebnis ihrer Arbeit haben sie bei unserem Team-Wochenende auf Usedom vorgestellt. Wir haben Sebastian, der das interne Projekt geleitet hat, zu einem Spaziergang am Strand von Zinnowitz getroffen und uns mit ihm über sein Lieblingsprojekt unterhalten.
Hallo Sebastian, ein tolles Produkt habt Ihr da entwickelt. Und zwar, obwohl Ihr ja eigentlich als Berater bei der IMTB eingestellt worden seid. Hast Du damit gerechnet, dass Du auch solche Aufgaben übernehmen kannst, als Du bei der IMTB angefangen hast?
Nein. Das hätte ich nicht gedacht und ich bin sehr dankbar dafür, dass ich so etwas machen durfte. Es ist tatsächlich mein Lieblingsprojekt geworden.
Wie kam es dazu?
Wir hatten in der Firma schon eine Reisekosten-App, deren Support allerdings ausgelaufen ist. Und da hatten wir die Idee, dass wir doch einfach selbst mal eine solche App entwickeln könnten. Das Ganze wollten wir auf Basis einer Low-Code-Plattform machen, um auf diesem Gebiet eine Expertise aufzubauen.
Und wer hat damals die Initiative ergriffen?
Das war Bastian (Geschäftsführer, Anm. d. Red.). Er hatte die Idee eingebracht. „Ihr könnt ja mal gucken, ob Ihr eine App bauen könnt.“ Und da haben wir gesagt: „Ja, machen wir gerne.“ Wir haben dann mit denen, die ohnehin ein Interesse daran hatten, sich mit der Microsoft Power Platform zu beschäftigen, ein kleines Team zusammengestellt und direkt losgelegt. Aber es gab auch immer mal Phasen, wo wir das Projekt ein bisschen haben ruhen lassen, weil einfach zu viel Tagesgeschäft war. Es hat deshalb insgesamt länger gedauert als gedacht.
Wie kam es denn, dass Ihr einfach selbstbewusst gesagt habt: „Ja, machen wir“? Beschäftigst Du Dich beispielsweise in Deiner Freizeit mit Programmierung?
Ich hatte immer mal wieder angefangen, mir Programmiersprachen über Tutorials beizubringen, aber noch nie eine Idee für einen konkreten Anwendungsfall gehabt, den man auf diese Weise lösen könnte. Da habe ich dann irgendwann auch wieder das Interesse verloren. Aber jetzt hatten wir einen solchen Anwendungsfall, weshalb ich gleich die Initiative ergriffen habe.
Mit der alten App hatten wir auch schon einen guten Anhaltspunkt, so dass wir die Anforderungen daraus ableiten und direkt starten konnten. Unser Vorteil war natürlich, dass wir als IMTB die Microsoft-Umgebung bereits intensiv nutzen. Somit konnten wir auf die bestehende Berechtigungsstruktur zurückgreifen und vorhandene Microsoft-Anwendungen mit der Power-Platform verknüpfen.
Aber ohne die Funktionsweise der Plattform zu verstehen, funktioniert es natürlich trotzdem nicht. Wir haben uns also gefragt, wie man so ein Projekt aufziehen kann und zunächst eine „App-in-a-Day“-Schulung besucht, aus der wir sehr viel mitnehmen konnten. Das Wording „App-in-a-Day“ wurde gerne immer mal wieder IMTB-intern belächelt, weil wir für die Entwicklung der Reisekosten-App deutlich länger gebraucht haben. Natürlich kann man an einem Tag eine einfache App entwickeln, aber die Umsetzung der Reisekosten war dann doch deutlich komplexer als die Beispiel-App aus der Schulung.
Kommst Du von der Ausbildung her aus der technischen Richtung?
Ich habe BWL mit Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik studiert, habe also schon einen technischen Background und habe schon früh damit angefangen, mich für Computer zu interessieren und selbst welche zusammenzubauen. Also, die Affinität war schon immer da. Ich hatte bislang keine zündende Idee für ein kleines Programmier-Projekt, dessen Ergebnis einen erkennbaren Nutzen bringt. Nun hatte ich ein solches und es hat mir großen Spaß gemacht. Ich kann mich da richtig drin verlieren.
Wie lange habt Ihr insgesamt gebraucht?
Eineinviertel Jahr ziemlich genau. Ein großer Anteil ist aber in die Recherche geflossen. Wir haben sehr viele YouTube-Videos geguckt, in Foren gelesen, die Community durchforstet. Wenn wir die App jetzt nochmal entwickeln müssten, würde es deutlich schneller gehen, weil jetzt natürlich ziemlich viel Wissen da ist, das wir auf neue Problemstellungen übertragen können.
Aber jetzt zunächst mal die Reisekosten-App. Die habt Ihr gerade beim Teamwochenende auf Usedom den Kolleginnen und Kollegen vorgestellt. Wie hat sich das angefühlt?
Auf der einen Seite stolz, auf der anderen Seite hat es mich natürlich richtig gewurmt, dass es an der einen Stelle mit der Erfassung der Kostenpositionen nicht geklappt hat. Das ist während der Tests wirklich noch nie passiert und hat mich während der Präsentation schon etwas unter Druck gesetzt.
Vorführeffekt …
Ja, Vorführeffekt. Braucht man nicht. Aber es hat am Ende funktioniert und das Feedback war sehr positiv. Das hat richtig gutgetan. Jetzt im Nachgang haben wir auch im Hintergrund noch ein paar Kleinigkeiten erledigen können. Unser Systemadmin Daniel hat zum Beispiel bei der Umsetzung von Features unterstützt, für die wir Schnittstellen zu anderen, von uns betriebenen IT-Anwendungen schaffen mussten. So konnten wir die App auf unsere individuellen Bedürfnisse zuschneiden, was mit einer am Markt verfügbaren App sehr wahrscheinlich nicht ohne weiteres möglich gewesen wäre. Und ja, am Ende bin ich einfach sehr zufrieden, weil wir insgesamt sehr viel positives Feedback bekommen haben – und natürlich auch noch ein paar Verbesserungsvorschläge. Aber im Großen und Ganzen können wir uns glücklich schätzen.
Und jetzt ist im Grunde genommen der Startschuss für die Nutzung auf Usedom gefallen, nicht wahr?
Genau, so war es gedacht und es funktioniert auch. Kleinere Bugs wurden über unseren internen IMTB-Chat gemeldet. Das finde ich gut, weil man dann auch transparent sieht, wenn etwas schon behoben ist und so verhindert wird, dass ich fünfzig Mal die gleiche Meldung bekomme.
Für die App alleine brauchen wir sicherlich kein Ticketsystem. Aber ich fände es insgesamt für die IMTB vorteilhaft, wenn wir ein solches System für verschiedene Themen hätten. Ich finde, wir haben eine Unternehmensgröße erreicht, bei der man sich Gedanken darüber machen kann, wie wir solche Prozesse noch besser gestalten können. Aber Ideen gibt es ja genug. Die Herausforderung besteht darin, solche Ideen neben dem Kerngeschäft umzusetzen.
Andererseits, wenn man mit solchen internen Themen noch einmal ganz andere Fähigkeiten und auch Faibles von Kolleginnen und Kollegen erschließen kann, wie in Eurem Fall, dann ist das ja auch etwas Wertvolles.
Definitiv. Ich fand es insgesamt sehr cool, auf Usedom zu sehen, was wir in einem Jahr als IMTB auf die Beine gestellt haben. Neben der Reisekosten-App haben weitere interne Projektteams ein internes eLearning entwickelt und ein IMTB-Wiki aufgebaut Das sind zwei weitere tolle interne Projekte, deren Ergebnisse nun produktiv genutzt werden können und parallel zum Tagesgeschäft umgesetzt wurden. Ich finde es einfach cool, zu sehen, wie sich unsere Firma insgesamt entwickelt hat.
Deshalb mache ich auch, neben all den externen, gerne interne Projekte. So habe ich das Gefühl, etwas für die Firma zu tun, sodass wir noch besser und produktiver werden. Da wir als Firma stetig wachsen, ist es aus meiner Sicht notwendig, Aufgaben, die vorher von einer Person erledigt wurden, auf mehrere Köpfe zu verteilen, vorhandenes Wissen noch besser für alle zugänglich zu machen und Automatisierungspotenziale zu nutzen. Ich komme ursprünglich aus der Bankenbranche und habe miterlebt, wie das Unternehmen unter anderem durch Fusionen immer weiter gewachsen ist und Aufgabengebiete im Zeitverlauf von einer Person auf neu gebildete Abteilungen übergegangen sind. Bei uns ist das vergleichbar. Auch wir sind inzwischen groß genug geworden, sodass wir neue Teams für bestimmte Aufgabenbereiche gebildet haben.
Du hast jetzt schon öfter von Deinen Erfahrungen bei der Bank gesprochen. Was hattest Du dort eigentlich gearbeitet?
Einiges. Ich habe die Ausbildung dort gemacht, verschiedene Stationen durchlaufen und am Ende, die letzten fünfeinhalb Jahre, war ich in der IT-Organisation als Bindeglied zwischen Rechenzentrum und Endanwendern tätig. Im Laufe der Zeit haben mich meine vorwiegend administrativen Aufgaben immer weniger erfüllt, weil ich jemand bin, der gerne Dinge vorantreibt und optimiert. Und genau das kann ich hier tun.
Du bist dann also eher Team Technik bei der IMTB.
Ja, ich bin definitiv Team Technik. Ich schau‘ immer, dass ich in die eher technischeren Projekte und Themen komme. So ziemlich jedes Projekt hat schließlich technische Facetten, z. B. beim ersetzenden Scannen das Thema Siegel und Signaturen. Oder die Frage, wie beim Scandienst die IT-Infrastruktur ausgestaltet werden muss. Wir bewegen uns in unseren Projekten zwar oft im technischen Bereich, aber vor allem auf der Planungs- und Konzeptionsebene und sind in erste Linie das Bindeglied zwischen Organisation und IT. Für die Zukunft wünsche mich mir noch mehr Projekte mit stärkerem Technikbezug – am liebsten das ein oder andere Low-Code-Projekt, in dem wir unsere Erfahrungen und Expertise aus dem internen Reisekosten-App-Projekt einfließen lassen können.
Und ansonsten… Was heißt denn genau Technik? Technische Aspekte begleiten uns in den meisten unserer Projekte. Ich denke, die Herausforderung besteht oftmals darin, die Übersetzer-Rolle einzunehmen. Also zwischen technischen Experten wie beispielsweise Entwicklern und IT-Architekten und technikferneren Projektbeteiligten zu vermitteln. Eben beide Welten zusammenzubringen.
Wir sind die Übersetzer…
Ja, oftmals schon. Und es macht auch wirklich Spaß so ein bisschen den Dolmetscher zu spielen.
Dann wünschen wir Dir weiterhin viel Spaß beim „Dolmetschen“, und drücken die Daumen für viele schöne Low-Code-Projekte bei der IMTB. Vielen Dank all unseren App-Entwicklern für die tolle App und Dir für das spannende Interview, lieber Sebastian.
Wir haben unsere Kolleginnen und Kollegen gefragt, wie sie die IMTB sehen und haben ganz wunderbare, vielfältige Rückmeldungen erhalten. Somit haben wir uns selbst wunderschöne Ostereier ins Nest gelegt, die wir hier schon einmal stolz zeigen, obwohl noch gar nicht Ostern ist.
Danke an unser tolles IMTB-Team und frohe, erholsame Ostertage für unsere Kundinnen und Kunden, Familienangehörigen, Freunde, Partnerinnen und Partner.
Weil uns der schweißtreibende Alltag so schnell wieder eingefangen hat, blicken wir zum Ende der Woche noch einmal auf unser fröhliches Teamwochenende in Zinnowitz auf der Insel Usedom zurück.
Nicht nur die Geschäftsführung belohnte uns alle mit einem zusätzlichen Tag zur Gesundheitspflege und Entspannung an der Ostsee, auch die Sonne tat uns den Gefallen und bescherte uns frühlingshafte Temperaturen, Licht und einen immer wieder aufs Neue einladenden Strand.
Nachdem wir mit dem BGM-Tag gestartet waren, den unsere Kolleginnen Gertrud und Ricarda für uns auf die sportlichen Beine gestellt hatten, hieß es am Freitagnachmittag traditionell „Spaß mit Tine und Bastian“. Diesmal war das Motto „Usedom 2024 – Die Nachhaltigkeits-Challenge“. Aber egal, ob beim Müllsammeln, beim Strom erzeugen auf dem Fahrradergometer oder beim Fußballzielschuss zugunsten unseres IMTB-Waldes, der Spaß stand immer im Mittelpunkt und das sieht man unseren Usedom-Fotos auch an.
Auch der folgende Tag, an dem wir das zurückliegende Arbeitsjahr Revue passieren ließen, war von guter Laune geprägt. Unsere Kolleginnen und Kollegen stellten überragende Ergebnisse aus den internen Projekten vor. So wurden im vergangenen Jahr eine App zur Abrechnung unserer Reisekosten, ein eLearning und ein eigenes Wiki entwickelt. Diese und alle anderen Erfolge wurden an den Usedom-Abenden natürlich ausgiebig gefeiert. Zu Recht!
Und gerade, weil wir uns inzwischen wieder voll und ganz auf unsere Arbeit konzentrieren: Zum Endspurt in die Woche werfen wir alle noch einmal lächelnd einen Blick zurück.
Danke an alle, die diese wunderbaren Tage auf die Beine gestellt haben. Wir freuen uns jetzt schon auf Usedom 2025!
