Smart City Wiesbaden – das vor drei Jahren gestartete Programm hat sich mittlerweile zum Zukunftsprogramm der Stadt Wiesbaden entwickelt. In einem partizipativen Prozess werden nachhaltige digitale Lösungen entwickelt, um die Landeshauptstadt lebenswerter und zukunftsfähiger zu gestalten. Die Ideen reichen von digitalen Bürgerangeboten über Projekte zur nachhaltigen Stadtentwicklung bis hin zur Förderung des guten Zusammenlebens in der Stadt.
In den vergangenen Jahren wurden Anregungen aus der Stadtgesellschaft sowie von relevanten Stakeholdern eingesammelt, analysiert und in konkrete Smart-City-Vorhaben überführt. So wurden Maßnahmen, wie beispielsweise eine Transportdrohne im Rettungsdienst, ein urbaner digitaler Zwilling und eine digitale Begegnungsstätte für Seniorinnen und Senioren umgesetzt. In rund 20 Veranstaltungen waren diese und andere Ideen gemeinsam entwickelt und für die Umsetzung verabschiedet worden.
Kolleginnen und Kollegen der IMTB hatten bereits am 6.7.2022 das Vergnügen, Teil dieses partizipativen Prozesses zu sein und bei einem Smart-City-Workshop mit Vertreterinnen und Vertretern der Politik zu moderieren und in Arbeitsgruppen gemeinsam mit den Teilnehmenden konkrete Ergebnisse zu produzieren.
Am 14.06. 2024 fand nunmehr in den Räumen der Hochschule Fresenius das erste Netzwerktreffen der Smart City Wiesbaden mit mehr als 100 Teilnehmerinnen und Teilnehmern statt. Die Verantwortlichen des Programms präsentierten zu diesem Anlass die zentralen Ergebnisse des bisherigen Beteiligungsprozesses und gaben Einblick in die aktuellen Planungen.
Unserem IMTB-Geschäftsführer Bastian Herrmann war es eine Freude, das Team von Smart City Wiesbaden auch bei dieser Gelegenheit begleiten und das Podiumsgespräch zum Thema „Vision und Umsetzung der Smart City Wiesbaden“ moderieren zu dürfen.
Wir wünschen dem Programm Smart City Wiesbaden für die Zukunft weiterhin viel Erfolg beim Entwickeln nachhaltiger, zukunftsgerichteter Lösungen für die Einwohnerinnen und Einwohner der Landeshauptstadt.
Heute ist Weltfahrradtag, ein Tag der 2018 von der UN eingeführt wurde, um das Bewusstsein für die gesellschaftlichen Vorteile der Fahrradnutzung zu stärken. Das Fahrrad ist nämlich umweltfreundlich, sozial verträglich und auch noch gesund. Unsere Kolleginnen und Kollegen kommen daher zahlreich und gerne mit dem Radl, Velo, Drahtesel oder Bike, wie auch immer man es nennen will, zur Arbeit.
Und um ihnen dies so leicht wie möglich zu machen, können alle Beschäftigten der IMTB für sich und ihre Haushaltsangehörigen über die Firma ein Jobrad erhalten. Dieses Angebot unseres Betrieblichen Gesundheitsmanagements, wird gerne wahrgenommen, ist es doch einer der einfachsten Wege, etwas für sich, die eigene Gesundheit und Fitness und obendrein auch noch etwas für die Umwelt zu tun.
Und weil so viele Kolleginnen und Kollegen ausgiebig und gerne Fahrrad fahren, beteiligen wir uns seit dem 30. Mai 2024 unter dem Motto „IMTB by Bike – mit gutem Beispiel voran!“ wieder am alljährlichen Stadtradeln in Berlin. Bis zum 19. Juni 2024 werden alle beruflich und privat zurückgelegten Fahrrad-Kilometer gezählt. Dabei wird für eine engagierte Radverkehrsförderung, einen starken Klimaschutz, mehr Lebensqualität in den Kommunen und letztlich für mehr Spaß beim Fahrradfahren geschwitzt.
Über unsere Ergebnisse werden wir an dieser Stelle berichten …
Auf LinkedIn haben wir einen kleinen Fahrradfilm geteilt.
Schauen Sie doch mal vorbei.
Cloud-Lösungen gewinnen seit Jahren an Bedeutung und sind aus dem Unternehmensumfeld im Rahmen des vernetzten Arbeitens nicht mehr wegzudenken. Auch die öffentliche Verwaltung arbeitet zunehmend behörden- und ressortübergreifend zusammen. Cloudbasierte IT-Anwendungen bilden dabei einen wichtigen Baustein.
Im Bereich der Bundesverwaltung hat das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) die Bundescloud als exklusive, private Cloud entwickelt und stellt Behörden und Ministerien verschiedene IT-Services wie Cloud-Speicher, Entwicklungsplattformen aber auch die E-Akte Bund im Rahmen eines cloudbasierten Services bereit.
Auf Basis einer Multi-Cloud-Strategie soll die entsprechende Cloud-Infrastruktur und das Service-Angebot des ITZBund in den kommenden Jahren zusammen mit einem leistungsfähigen Cloud-Lösungsanbieter stetig weiterentwickelt und ausgebaut werden. Digitale Souveränität, Datenschutz und Datensicherheit stehen hierbei im Fokus.
Im Wege eines europaweiten Vergabeverfahrens hat das ITZBund mit einem Planungsbudget in Höhe eines dreistelligen Millionenbetrags nunmehr einen Anbieter ausgeschrieben, der eine Cloud-Plattform liefern kann, die vollständig „on premises“ – also innerhalb der Rechenzentren des ITZBund – betrieben werden kann. Wichtigster Aspekt war hierbei, dass der Regelbetrieb der Cloudplattform ohne Zugriffsmöglichkeit von außerhalb der Netze des ITZBund und ohne Verbindungen zu externen Umgebungen des Lösungsanbieters gewährleistet ist („Air Gapping“).
Das Vergabeexperten-Team der IMTB hat das ITZBund bei der Vorbereitung des europaweiten Vergabeverfahrens – insbesondere bei der Erstellung von Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalogen und weiteren Vergabeunterlagen sowie bei der Durchführung des Verfahrens bis zum erfolgreichen Abschluss und Zuschlag auf den deutschen Cloud-Anbieter IONOS – umfassend beraten und unterstützt.
Es ist inzwischen ja schon eine wunderbare Tradition bei uns, dass sich laufbegeisterte Kolleginnen und Kollegen zusammentun und für die Farben der IMTB bei der 5x5km-Team-Staffel der Berliner Wasserbetriebe ins Rennen gehen. Am letzten Donnerstag war es wieder so weit. Wie schon im vergangenen Jahr konnten wir zwei Staffeln in Orange und Blau und jede Menge Schlachtenbummler zur Unterstützung aufbieten.
Bei herrlichem Sonnenschein – mitunter erfrischenderweise unterbrochen von einigen Wolken – zogen wir mit zwei randvoll bepackten Bollerwagen von unseren Berliner Büroräumen in der Schumannstraße Richtung Tiergarten. Viele fleißige Helferinnen und Helfer hatten alles zusammengepackt, was für das leibliche Wohl und gute Laune vor Ort sorgte. Vielen Dank dafür an das Vorbereitungsteam.
Bestens gelaunt bauten wir unsere Decken-Bollerwagen-IMTB-Festwiese auf. Für die Vorbereitung und Unterstützung der zehn Läuferinnen und Läufer sowie die Organisation unserer Teams sorgte unser sportliches Teammanagement, welches das Time-Keeping organisierte, die mentale Einstellung auf das Rennen bewerkstelligte und überhaupt und insgesamt für gute Laune sorgte, unter anderem mit Wasserpistole und Luftballons. Wobei… die gute Laune hatten wir alle mitgebracht. Das Medienteam drehte Filme und fotografierte. Den Film kann man auf Instagram und LinkedIn bewundern, ein paar ausgewählte Fotos hier im Blog.
Trotz der anstrengenden staubigen Hitze hatten alle Läuferinnen und Läufer, nicht zuletzt wegen der konzertierten Anfeuerungsaktionen auf der Strecke und im Ziel, ein Lächeln auf den Lippen. Im Ziel warteten neben den feiernden Kolleginnen und Kollegen, Snacks und isotonische Kaltgetränke. Und ja, natürlich wurde die Leistung unserer Teams auch mit Sekt gefeiert, wenngleich das nicht fotografisch oder filmisch festgehalten worden ist.
Es war wieder einmal einer dieser tollen Höhepunkte im IMTB-Teamkalender. Danke an alle, die dabei waren. Wir freuen uns jetzt schon auf das nächste Jahr.
„Liebes Team der IMTB, der erste Kontakt mit der IMTB hat im Jahr 2019 mit der Einführung des Aktenplans in unserem Haus stattgefunden. Ziel dieses Projekts, war die Einführung eines verbindlichen Aktenplans in der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) … Ende 2020 startete das Folgeprojekt „Implementierung der E-Akte in der SPSG“. Auch hier unterstützte uns federführend die IMTB bei der Durchführung der IST-Analyse, Erstellung der Feinkonzeptionierung und weiterer umfangreicher Konzepte, sowie bei der Erstellung und Umsetzung des Veränderungsmanagements… Wir möchten Ihnen nochmal herzlich für Ihre Unterstützung bei beiden Digitalisierungsprojekten danken. Ein besonderer Dank geht vor allem an das Kernprojektteam der IMTB bestehend aus Frau Arbeit, Frau Martinovic und Herrn Lautenschläger. Ihre Empfehlungen, Lösungsansätze und kreativen Ideen waren immer praxisnah und zielführend. Durch diese wertvolle Unterstützung konnten wir beide Projekte erfolgreich und planmäßig umsetzen.
Vielen Dank für diese angenehme Zusammenarbeit! Viele Grüße vom Projektteam der E-Akte (Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg)“
Als eGovernment-Beratungshaus sind wir in unseren Projekten sehr oft in der öffentlichen Verwaltung, also in klassischen Behörden, im Einsatz. Manchmal berät unser Team aber auch Stiftungen. Mit der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten Berlin-Brandenburg (SPSG) beispielsweise haben wir bereits in zwei Projekten erfolgreich zusammengearbeitet, um dort die Digitalisierung von Dokumentenablage- und Arbeitsprozessen voranzutreiben.
Für uns war das insofern eine Besonderheit, weil sich die Beschäftigten in der Stiftung bei ihrer täglichen Arbeit zu großen Teilen mit kunsthistorischen und handwerklichen Themen auseinandersetzen. Der Verwaltungsbezug war, anders als in vielen unserer sonstigen Projekte, zumindest auf den ersten Blick nicht ohne Weiteres ersichtlich. Nichtsdestotrotz konnten wir mit den beiden Projektteams auch hier Arbeitsprozesse und Strukturen identifizieren, die künftig digital abgebildet werden sollten.
Den Beginn unserer Zusammenarbeit bildete 2019 das Projekt zur Einführung eines aufgabenbezogenen Aktenplans für die Stiftung. Dieser wurde gemeinsam mit dem Projektteam und mit Hilfe etlicher Beteiligter aus dem gesamten Haus in einer Reihe von Workshops entwickelt. Validiert wurden die Workshopergebnisse durch eine Vielzahl von Gesprächen in den Organisationseinheiten. Ziel war es schließlich, das Aufgabenspektrum der Stiftung so im Aktenplan abzubilden, dass die Beschäftigten bei der systematischen Ablage Ihrer erstellten Dokumente sinnvoll unterstützt werden. Mit der erfolgreichen, durch Schulungen begleiteten, Einführung des stiftungsweiten Aktenplans war bereits vor dem eigentlichen Beginn der Digitalisierung eine wesentliche Grundlage für eine einheitliche Strukturierung der in der SPSG bearbeiteten Dokumente, also des Schriftguts der Stiftung, geschaffen.
Ende 2020 startete auf dieser Basis und weiterer in der Zwischenzeit erfolgter Vorbereitungsmaßnahmen das Projekt zur „Implementierung der E-Akte in der SPSG“. Das langfristige Ziel war die erfolgreiche Einführung der elektronischen Aktenführung, also der revisionssicheren digitalen Ablage von Schriftgut, und der digitalen Vorgangsbearbeitung.
Zunächst wurden in mehreren, aufgrund der Corona-Maßnahmen häufig online stattfindenden Workshops, die fachlichen und technischen Anforderungen der Stiftung an ein E-Akte-Werkzeug erhoben. Anschließend wurde geprüft, ob die in der Bundesverwaltung eingesetzte E-Akte Bund diese Anforderungen gut abdeckt. Nachdem diese Prüfung positiv ausfiel, wurden bis Ende 2021 eine Reihe von notwendigen Dokumentationen und Konzepten zur Einführung der E-Akte Bund erstellt, unter anderem:
Eine IST-Dokumentation mit Darstellung der aktuellen Schriftgutverwaltung, des Schriftgutbestandes sowie der Nutzung des Aktenplans sowie einer Beschreibung und Analyse der genutzten IT-Infrastruktur einschließlich der Online-Aktivitäten sowie der stiftungsweiten IT-Planung
Eine Registratur-Richtlinie mit Festlegungen zur elektronischen Schriftgutverwaltung
Eine Prozessdokumentation für die geplante Ablauforganisation, inkl. Erhebung der aktuellen und Modellierung der digital abzubildenden Prozesse, wie z. B. Posteingang, Geschäftsgang, Registrierung, Bearbeitung, Mitzeichnung, Postausgang
Ein Fachkonzept, in welchem u. a. Festlegungen zu Akten- und Geschäftszeichenbildung, Ablagestruktur, Metadaten, der geplanten Ablauforganisation sowie dem Umgang mit Medienbrüchen und den fachlichen Anforderungen an die E-Akte getroffen wurden
Konzepte zur Konfiguration, zum Testen, zur Festlegung von Rechten und Rollen, zu Fragen des Datenschutzes, des Betriebs und Services sowie zur IT-Sicherheit.
Außerdem wurden Maßnahmen zum Veränderungs- und Akzeptanzmanagement entwickelt und umgesetzt, welche die Einführung flankiert haben.
Mit diesem „Konzepte-Marathon“ war die theoretisch-konzeptionelle Basis zur technischen Einführung geschaffen. Häufig endet an diesem Punkt unsere Begleitung in E-Akte-Projekten. In der SPSG durften wir den Transformationsprozess auch nach der technischen Implementierung weiter begleiten. Workshops und Abstimmungstermine gab es insbesondere zur Abbildung und Optimierung von Geschäftsgängen mit der E-Akte.
Durch das große Engagement der Projektleitung, Frau Hertelt und Frau Dressler, und ihres tatkräftigen Projektteams, das in Rekordzeit zu wahren E-Akte-Bund-Expertinnen und -Experten wurde, konnten wir beide Projekte innerhalb des vereinbarten Zeit- und Kostenrahmens erfolgreich umsetzen und haben zum Projektabschluss auch noch den oben zitierten sehr lieben Brief erhalten.
Diesen Dank können wir nur an das gesamte SPSG-Team zurückgeben. Die gemeinsamen Projekte werden auch uns in wunderbarer Erinnerung bleiben. Wir haben uns jedes Mal auf die Termine vor Ort in der zauberhaften Kulisse der Schlösser und Gärten gefreut und hatten großen Spaß bei der gleichermaßen kollegialen wie effizienten Einführung von Aktenplan und E-Akte.
