von Ute | 21. Sep. J | Digitalisierung & KI, IT-Sicherheit, Rewards
Ein Zeichen für digitale Sicherheit und verantwortungsvolle IT
Am 18. September wurde die IMTB im Rahmen einer feierlichen Ehrung in die Hall of Fame der E-Mail-Sicherheit des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) aufgenommen. Unser Geschäftsführer Bastian Herrmann nahm die Auszeichnung von Claudia Plattner, Präsidentin des BSI, Norbert Pohlmann, Vorstand eco – Verband der Internetwirtschaft e.V. sowie Fabian Zacharias, Mitglied der Bitkom-Geschäftsleitung entgegen.
Die IMTB hat in diesem Jahr die Sicherheitstechnologie DNSSEC (Domain Name System Security Extensions) aktiviert und sich damit für die Aufnahme in die Hall of Fame qualifiziert.
Mit der Aufnahme in die Hall of Fame würdigt das BSI Unternehmen und Organisationen, die durch die Nutzung moderner Sicherheitsstandards aktiv dazu beitragen, die Sicherheit der E-Mail-Kommunikation in Deutschland nachhaltig zu verbessern und damit einen wichtigen Beitrag zur Cybersicherheit leisten.
Die Aufnahme in die Hall of Fame ist für uns eine besondere Anerkennung. Sie bestätigt unser kontinuierliches Engagement für Informationssicherheit und Datenschutz, insbesondere beim Schutz digitaler Kommunikation.
Sicherheit als Teil unserer Verantwortung
Für uns als Beratungsunternehmen, das primär mit Kunden aus der öffentlichen Verwaltung arbeitet, gewinnt die Absicherung elektronischer Kommunikation in Zeiten zunehmender Cyberangriffe und immer professionellerer Phishing-Aktivitäten enorm an Bedeutung. Digitale Sicherheit verstehen wir dabei nicht nur als technische Anforderung, sondern als wesentlichen Bestandteil einer vertrauensvollen Zusammenarbeit mit unseren Kundinnen und Kunden. Der sichere Umgang mit Informationen ist die Grundlage erfolgreicher Projekte und langfristiger Partnerschaften.
Insofern ist diese Auszeichnung eine Teamleistung. Das beginnt bei unseren Kolleginnen und Kollegen, die sich schwerpunktmäßig für unsere IT-Sicherheitsmaßnahmen stark machen und geht bis hin zu allen Mitarbeitenden, die Sicherheitsrichtlinien im Arbeitsalltag konsequent leben.
Blick nach vorn
Die digitale Transformation eröffnet enorme Chancen für Wirtschaft, Verwaltung und Gesellschaft. Gleichzeitig steigen die Sicherheitsanforderungen an die digitale Kommunikation.
Die Absicherung unserer E-Mail-Kommunikation ist deshalb ein Baustein von vielen. Wir entwickeln unser Informationssicherheitsmanagement kontinuierlich weiter, überprüfen die eigene IT regelmäßig und setzen die Standards, die wir unseren Kunden empfehlen, auch bei uns selbst um.
Wir freuen uns über die Auszeichnung durch das BSI und sehen sie als Bestätigung unseres Kurses.
von Ute | 18. Sep. J | Projektbegleitung, Organisationsberatung, Projektmanagement
Ein Fachbeitrag von Tine Schellenberg und Jürgen Tischmacher
Ein Projekt ohne Plan ist ein Risiko. Ein Plan, der sich nicht verändern darf, aber auch.
Diese Spannung kennen viele Projekte in der öffentlichen Verwaltung. Zum Projektstart sind Ziele, Meilensteine, Termine und Verantwortlichkeiten definiert. Ein Projektplan inklusive verbindlicher Zeitplanung vermittelt Sicherheit und schafft Orientierung. Doch dann beginnt die Realität: Eine gesetzliche Vorgabe ändert sich, ein Fachbereich formuliert neue Anforderungen, eine Schnittstelle funktioniert anders als erwartet, eine wichtige Entscheidung verzögert sich oder ein anderes Projekt verändert plötzlich die Rahmenbedingungen. Und auf einmal passt der Plan nicht mehr zur Realität. Die entscheidende Frage ist also nicht, ob sich ein Projekt verändert, sondern wie gut das Projekt(management) mit Veränderung umgehen kann.
Der perfekte Projektplan ist eine Illusion
Gerade in komplexen Verwaltungsprojekten entsteht häufig der Anspruch, möglichst früh möglichst viel festzulegen. Das ist nachvollziehbar: Planung schafft Sicherheit, macht Abhängigkeiten sichtbar und ermöglicht Steuerung. Die Praxis zeigt aber: Je komplexer ein Projekt ist, desto schwieriger wird es, alle Entwicklungen von Beginn an vorherzusehen. Je länger ein Projekt dauert, desto wahrscheinlicher wird es, dass der Plan überholt ist. Nicht weil schlecht geplant wurde, sondern weil neue Informationen hinzugekommen sind. Das ist ein entscheidender Perspektivwechsel: Eine Planänderung ist nicht automatisch ein Zeichen für schlechtes Projektmanagement. Sie kann vielmehr zeigen, dass ein Projekt auf neue Erkenntnisse reagiert.
Verwaltungsprojekte finden nicht unter kontrollierten Bedingungen statt. Sie sind eingebettet in Organisationen, die gleichzeitig ihre laufenden Aufgaben erfüllen müssen. Mitarbeitende haben unterschiedliche Perspektiven, politische und rechtliche Rahmenbedingungen können sich verändern, und Projekte stehen in Wechselwirkung mit anderen Vorhaben. Besonders deutlich wird das bei Digitalisierungsvorhaben. Die Einführung einer E-Akte beispielsweise lässt sich nicht einfach als rein technisches Projekt planen. Prozesse müssen angepasst, Rollen neu gedacht, Schnittstellen berücksichtigt und Mitarbeitende beteiligt werden. Während des Projekts entstehen zwangsläufig neue Erkenntnisse. Man kann also sagen: Das Projekt verändert die Organisation, und die Organisation verändert das Projekt. Genau deshalb reicht es nicht aus, nur nach Projektplan zu steuern. Man muss auch in der Lage sein, damit umzugehen, was während des Projekts passiert.
Veränderung ist kein Ausnahmefall
In vielen Projekten wird Veränderung noch immer wie eine Abweichung vom eigentlichen Plan behandelt: Es entsteht ein Change Request, ein Termin wird verschoben, ein Arbeitspaket angepasst. Und anschließend versucht man, möglichst schnell wieder auf den ursprünglichen Plan zurückzukommen. Aber was wäre, wenn wir Veränderung nicht als Ausnahme, sondern als normalen Bestandteil eines Projekts betrachten? Als Erstes verändert sich dann auch die Aufgabe der Projektleitung. Sie besteht nicht mehr ausschließlich darin, dafür zu sorgen, dass ein einmal definierter Plan eingehalten wird. Sie muss vielmehr dafür sorgen, dass das Projekt zielgerichtet bleibt, obwohl sich der Weg zum Ziel verändert.
Flexibel heißt nicht: Jeder macht, was er will
Flexibel heißt nicht: Jeder macht, was er will. Flexibilität wird häufig mit fehlender Struktur verwechselt. Dabei ist das Gegenteil der Fall. Ein flexibles Projekt braucht sogar besonders klare Leitplanken:
- Was ist das Ziel?
- Wer entscheidet?
- Was darf verändert werden?
- Welche Auswirkungen hat eine Entscheidung?
- Wann muss eskaliert werden?
Flexibilität funktioniert nur dort, wo Klarheit über das Wesentliche besteht. Das Ziel muss also nicht ständig neu erfunden werden. Vielmehr geht es darum, den Weg zum Ziel anpassen zu können. Man könnte es auch so formulieren: Nicht der Plan muss unveränderlich sein – die Orientierung muss es sein.
Genau hier setzt PMflex an
PMflex setzt an dieser Schnittstelle zwischen Verbindlichkeit und Veränderung an. Der PMflex-Ansatz fragt nicht nur: „Was müssen wir wann erledigen?“ PMflex berücksichtigt auch: „Was wissen wir heute und was müssen wir möglicherweise morgen anders bewerten?“
Damit entsteht ein Projektmanagement, das Struktur gibt, ohne unnötig starr zu werden. Planung bleibt wichtig. Rollen und Verantwortlichkeiten bleiben wichtig. Entscheidungen bleiben nachvollziehbar. Gleichzeitig entsteht Raum, auf neue Erkenntnisse und veränderte Rahmenbedingungen zu reagieren. Gerade für die öffentliche Verwaltung liegt darin ein wesentlicher Vorteil. Denn erfolgreiche Projekte zeichnen sich nicht dadurch aus, dass am Ende jeder einzelne Punkt des ursprünglichen Projektplans unverändert umgesetzt wurde.
Erfolgreich ist ein Projekt dann, wenn es sein Ziel erreicht, auch wenn der Weg dorthin anders aussieht als ursprünglich gedacht. PMflex kann dafür einen geeigneten Rahmen schaffen.
Wie geht es weiter?
Wir werden in Zukunft regelmäßig über PMflex berichten. Die nächsten Beiträge dieser Reihe zeigen, was genau hinter PMflex steckt, wie sich die Methodik auf konkrete Verwaltungsprojekte anwenden lässt und welche Voraussetzungen Organisationen schaffen müssen, damit Flexibilität nicht zur Beliebigkeit, sondern zum Erfolgsfaktor wird.
von Ute | 14. Sep. J | IMTB Insight
Nachdem wir unter „M wie Menschen“ über die vielen tollen Menschen der IMTB berichtet haben, geht es heute mit einem Thema weiter, das uns sehr am Herzen liegt: „N wie Nachhaltigkeit“!
Nachhaltigkeit ist vielseitig. Sie begegnet uns in nahezu allen Lebensbereichen: sowohl privat als auch im Beruf. Das Thema geht uns somit alle etwas an, weshalb jeder einen Beitrag zu etwas mehr Nachhaltigkeit leisten kann. So verstehen wir das Thema auch bei der IMTB.
Wir möchten verantwortungsvoll mit Ressourcen umgehen und dabei ökologisches, soziales und wirtschaftliches Handeln in Einklang bringen. Wie man so ein Ziel erreicht? Das gelingt nicht durch eine einzelne Maßnahme, sondern durch viele große und kleine gemeinsame Schritte.
Deshalb setzen wir an vielen Stellen an, denn eine Investition in Nachhaltigkeit ist eine Investition in die Zukunft. Das bedeutet für uns vor allem, nachhaltige Produkte und Projektergebnisse zu liefern, ein Anliegen, das für unseren Erfolg und unser Selbstverständnis besonders wichtig ist.
Aber auch darüber hinaus kommen wir unserer Verantwortung gegenüber der Gesellschaft und unseren Mitarbeitenden nach. So sorgt unser BGM-Team mit Aktivitäten wie dem BGM-Tag, dem Stadtradeln und der 5×5 Teamstaffel für Gesundheit und Bewegung im Team. Wir nehmen am World Cleanup Day teil und unterstützen in der Ukrainehilfe. Auch gewähren wir unseren Kolleginnen und Kollegen drei Tage im Jahr, die sie für ehrenamtliche Zwecke nutzen können und fördern die Gesundheit unserer Mitarbeitenden beispielsweise durch regelmäßige Massagetermine.
Auch bei Mobilität und Ressourceneinsatz achten wir auf nachhaltige Lösungen, weshalb 2023 der letzte Benziner von unserem Hof rollte und wir seither auf den Straßen mit E-Autos anzutreffen sind. ÖPNV-Tickets und BahnCard für Kolleginnen und Kollegen mit Reisetätigkeit sind ebenfalls selbstverständlich.
Nachhaltigkeit kann aber auch kleiner als ein Auto sein; wenn wir für unser Büro Bestellungen auslösen, achten wir auf Fairtrade und Bio-Produkte und verzichten auf Plastikflaschen. Für sich genommen mögen diese Maßnahmen klein erscheinen. In der Summe machen sie jedoch einen spürbaren Unterschied.
Besonders stolz sind wir übrigens auf unseren digitalen Firmenwald mit mittlerweile mehr als 3.000 gepflanzten Bäumen.
Gutes zu tun, ökologisch zu denken und zu handeln, liegt bei uns nah beieinander. Bei uns gehören gesellschaftliches Engagement und ökologisches Denken eng zusammen. Deshalb haben wir unser Engagement im Bereich Corporate Social Responsibility (CSR) in den vergangenen Jahren weiter ausgebaut. Unsere Kolleginnen und Kollegen Yassine, Theresa und Marius treiben als CSR-Team vielfältige Themen voran und setzen sich unter anderem dafür ein, Nachhaltigkeit bei der IMTB noch stärker zu verankern.
„Nachhaltigkeit ist in der heutigen Zeit wichtiger denn je“, erzählt Theresa. „Wir leben in einer schnelllebigen Gesellschaft, die von Komfort und teils egozentrischem Verhalten geprägt ist. Das sieht man an vermüllten Parks, verschmutzten Wohnvierteln und unachtsam zurückgelassenem Müll. Wir müssen mehr Bewusstsein dafür schaffen, wie wichtig verantwortungsvolles Handeln mit unserer Umwelt ist, denn Fakt ist, wir haben nur eine Erde, und wir alle benutzen sie.“
Nachhaltigkeit ist und bleibt eine gemeinsame Aufgabe, die uns auch in Zukunft begleiten wird. Jede und jeder kann dazu beitragen, sei es im privaten Umfeld oder im Arbeitsalltag, denn nachhaltiges Handeln beginnt oft mit kleinen Schritten, die gemeinsam eine große Wirkung entfalten.
von Ute | 9. Sep. J | Vergabeberatung, Beschaffung
Neue Anforderungen an Vergabestrategie und Leistungsbeschreibung
Ein Fachbeitrag von Thomas Vorbach
Mit dem Krankenhausversorgungsverbesserungsgesetz (KHVVG), seiner Fortentwicklung durch das Krankenhausreformanpassungsgesetz (KHAG) und dem seit 2026 operativen Transformationsfonds steht das deutsche Gesundheitswesen vor einer tiefgreifenden strukturellen Neuordnung. Die Einführung von Leistungsgruppen, die stärkere Spezialisierung medizinischer Leistungen sowie die Bildung regionaler Versorgungsstrukturen verändern nicht nur die Krankenhauslandschaft selbst, sondern erzeugen zugleich erheblichen Handlungsdruck bei der Modernisierung klinischer IT-Infrastrukturen.
Während das Krankenhauszukunftsgesetz (KHZG) unmittelbar die Digitalisierung von Krankenhäusern förderte, schafft die Krankenhausreform strukturelle Rahmenbedingungen, aus denen sich ein zusätzlicher Bedarf an standortübergreifenden, interoperablen und standardisierten IT-Lösungen ergibt. Die Reform wirkt damit als wesentlicher Beschleuniger komplexer IT-Großvergaben. Krankenhausträger stehen vor der Herausforderung, historisch gewachsene und häufig heterogene IT-Landschaften innerhalb kurzer Zeiträume zu harmonisieren und auf die Anforderungen zukünftiger Versorgungsmodelle auszurichten.
Die Umsetzung der Reform setzt leistungsfähige digitale Infrastrukturen voraus. Leistungsgruppensteuerung, sektorenübergreifende Patientenpfade, Telekonsile, digitale Dokumentationsprozesse sowie die Nutzung datenbasierter Entscheidungsunterstützungssysteme erfordern einen sicheren und standardisierten Informationsaustausch zwischen unterschiedlichen Einrichtungen und Versorgungsebenen. Gleichzeitig steigen die regulatorischen Anforderungen an Informationssicherheit und Cyberresilienz erheblich; hinzu kommt die zunehmende Bedrohung von Einrichtungen des Gesundheitswesens durch Cyberangriffe.
Für die Beschaffungspraxis führt dies zu einem grundlegenden Wandel. Während in der Vergangenheit vielfach einzelne Fachanwendungen oder isolierte Softwarelösungen beschafft wurden, stehen heute integrierte Plattformansätze im Mittelpunkt. Gefordert werden skalierbare und interoperable Systemlandschaften, die medizinische, administrative und logistische Prozesse standortübergreifend unterstützen können. Offene Schnittstellen, Standardisierung und Erweiterbarkeit gewinnen gegenüber isolierten Funktionalitäten einzelner Anwendungen erheblich an Bedeutung.
Vor diesem Hintergrund stößt die klassische konstruktive Leistungsbeschreibung zunehmend an ihre Grenzen. Auftraggeber können bei komplexen IT-Projekten häufig nicht mehr abschließend definieren, welche technische Lösung die angestrebten Ziele am besten erreicht. Gleichzeitig entwickelt sich die Technologie schneller weiter, als Vergabeverfahren typischerweise abgeschlossen werden können. Die funktionale Leistungsbeschreibung gemäß § 121 Abs. 1 GWB i. V. m. § 31 Abs. 2 Nr. 1 VgV entwickelt sich daher zunehmend zum Standard moderner Krankenhausvergaben. Nicht mehr die technische Ausgestaltung, sondern die Beschreibung von Prozessen, Zielbildern und funktionalen Anforderungen steht im Vordergrund.
Dieser Ansatz ermöglicht es, die Innovationskraft des Marktes zu nutzen und unterschiedliche Lösungsansätze miteinander zu vergleichen. Gleichzeitig reduziert er das Risiko vergaberechtswidriger Produktspezifikationen und fördert den Wettbewerb. Sofern die jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, kommen insbesondere das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 VgV sowie bei besonders komplexen Beschaffungsvorhaben der wettbewerbliche Dialog nach § 18 VgV in Betracht. Beide Verfahrensarten bieten die notwendige Flexibilität, um komplexe technische und organisatorische Fragestellungen gemeinsam mit dem Markt zu konkretisieren.
Eine besondere Herausforderung besteht in den personellen und fachlichen Kapazitäten der Auftraggeber. In der Praxis zeigt sich, dass die Ressourcen vieler Krankenhausträger für die parallele Vorbereitung und Umsetzung komplexer IT-Großprojekte begrenzt sind. Interne IT-Abteilungen sind häufig bereits durch den laufenden Betrieb, regulatorische Anforderungen und bestehende Digitalisierungsprojekte stark ausgelastet. Hinzu kommen Fachkräftemangel und die zunehmende Komplexität moderner IT-Architekturen. Externe Vergabeunterstützungsleistungen, vergaberechtliche Beratung, technische Fachplanung, Projektmanagement und Change-Management gewinnen deshalb an Bedeutung.
Ein weiterer Effekt der Krankenhausreform ist der wachsende Bedarf an einer Standardisierung klinischer IT-Landschaften. Die Bildung von Krankenhausverbünden und regionalen Versorgungsnetzwerken erhöht die Anforderungen an einheitliche Datenmodelle, harmonisierte Prozesse und interoperable Systemarchitekturen. Damit gewinnen insbesondere Interoperabilität, Integrationsfähigkeit, standardisierte Schnittstellen und die standortübergreifende Nutzbarkeit von IT-Lösungen als Beschaffungskriterien an Bedeutung. Gleichzeitig können Verbundvergaben, gemeinsame Beschaffungen und Rahmenvereinbarungen an Attraktivität gewinnen, da sie Skaleneffekte ermöglichen und den Beschaffungsaufwand reduzieren können.
Die Krankenhausreform führt damit nicht lediglich zu zusätzlichen IT-Investitionen. Sie verändert die Anforderungen an die Beschaffung grundlegend. Funktionale Leistungsbeschreibungen, dialogorientierte Vergabeverfahren, professionelle Projektorganisationen und standardisierte IT-Architekturen werden künftig maßgeblich darüber entscheiden, ob Krankenhäuser die mit der Reform verbundenen Digitalisierungs- und Transformationsziele erfolgreich umsetzen können. Die Beschaffung leistungsfähiger digitaler Infrastrukturen entwickelt sich damit von einer operativen Unterstützungsfunktion zu einer strategischen Kernaufgabe moderner Krankenhaussteuerung.
von Ute | 28. Aug. J | IMTB Insight
Da sie schon in unserem Firmennamen IMTB – Informationen, Menschen und Technik in Bewegung – drinstecken, geht unsere A-Z-Reihe nun folgerichtig mit „M wie Menschen“ weiter!
Was wäre die IMTB ohne die Menschen, die unseren Arbeitsalltag mit ihrer Expertise und ihrer individuellen Art jeden Tag aufs Neue bereichern?
Wir betonen oft, dass hinter all der Arbeit, ob in Kundenprojekten, internen Projekten und Aufgaben oder auch im Hintergrund, die Menschen an erster Stelle stehen. Denn auch wenn unsere fachliche Arbeit digital und zahlenbasiert wirken kann, dreht sie sich auch immer um den Menschen: um optimale Arbeitsbedingungen, beste Voraussetzungen für gute Arbeitsleistungen, Chancen auf Weiterentwicklung und selbstverständlich auch um die persönliche Entfaltung.
Das gilt sowohl für unsere Kundinnen und Kunden als auch intern. In unseren Projekten sind wir angetreten, um die digitale Transformation unserer Behördenkunden aktiv voranzubringen, indem wir Aufgaben, Prozesse und die Arbeitsorganisation analysieren, sichtbar machen, optimieren und digital unterstützen. Aber unser Fokus liegt dabei nicht selten besonders auf den Menschen, die den Wandel gestalten und erleben.
So vielfältig unsere Arbeit ist, so vielfältig sind auch die vielen Hintergrundgeschichten unserer Kolleginnen und Kollegen. Auf Instagram stellen wir in der Kategorie „Karrierewege“ regelmäßig Kolleginnen und Kollegen vor und berichten von den spannenden Berufserfahrungen, die sie schließlich zur IMTB geführt haben: Alexandra startete zum Beispiel als Soldatin bei der Bundeswehr und arbeitete nachfolgend als Zahntechnikerin, ehe sie zu uns fand. Oksana arbeitete nach ihrem Studium als Ingenieurin bei der Ukrtelecom und schloss später eine Umschulung zur Buchhalterin ab. Lisa startete mit einer Ausbildung zur Verwaltungsfachangestellten, studierte bis zum Master und ist seit zwei Jahren Teil der IMTB. Und Juliane sammelte viele Jahre lang Erfahrungen in der Tourismuswirtschaft mit Berührungspunkten zu Marketing und PR, bis sie bei der IMTB landete.
Auch auf YouTube zeigen wir Gesichter und Geschichten: wir haben mit unseren Kolleginnen und Kollegen über die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gesprochen, aber auch darüber, welche Besonderheiten die IMTB bietet und wie schön es ist, mit den Aufgaben zu wachsen. Ob es darum geht, Hürden aktiv anzupacken, den eigenen Horizont zu erweitern oder eben das Arbeitsleben flexibel zu gestalten; unsere KuK haben viel über die IMTB zu berichten.
Tatsächlich haben wir auch hier im Blog eine Reihe, die ganz intensiv den Menschen in der IMTB gewidmet ist, nämlich Menschen@IMTB. In dieser Reihe stellen wir jeweils eine Kollegin oder einen Kollegen vor. Dabei bleibt es nicht bei fachlichen Themen, sondern wir unterhalten uns über das Arbeitsleben als solches und über persönliche Interessen. So haben wir von Jana berichtet, die von Österreich aus für uns arbeitet und dennoch keine Einbuße an Teamkontakt hat, oder auch von Yassine, der seinen Weg bei uns vom Praktikanten bis zum Berater bestritt. Auf diesem Wege hatten wir auch ein spannendes Gespräch mit Florian über sein Studium der Kunstgeschichte und seine Erfahrungen als Teammanager bei der IMTB.
Informationen, Menschen und Technik in Bewegung: Die Reihenfolge in unserem Namen ist kein Zufall. Denn hinter Informationen und Technik stehen immer Menschen, die Ideen entwickeln, Veränderungen vorantreiben und gemeinsam Neues schaffen; Menschen welche die IMTB zu dem machen, was sie ist.
