von Erik | 10. Mai J | Digitale Archivierung, Digitalisierung & KI, Fachveranstaltung
Ein Beitrag von Ute Arbeit, Anita Martinovic und Benjamin Jähne
Am 9. und 10. Mai 2023 fand am Seddiner See der Brandenburgische Archivtag unter dem Titel „Umbruch als Chance – Archive und Records Management in der digitalen Transformation“ statt. Organisiert und gestaltet wurde die Veranstaltung vom Landesverband Brandenburg im Verband deutscher Archivarinnen und Archivare e.V. (VdA) in Zusammenarbeit mit dem Fachbereich Informationswissenschaften der Fachhochschule Potsdam.
Redebeiträge zum Thema Archivierung, Records Management und digitale Transformation gab es unter anderem vom Brandenburgischen IT-Dienstleister, dem Brandenburgischen Landeshauptarchiv, dem Stadtarchiv Potsdam sowie Erfahrungsberichte unter anderem vom Kreisarchiv des Vogtlandkreises Plauen.
Auch Kolleginnen und Kollegen der IMTB waren eingeladen, um gemeinsam mit der Stiftung Preußische Schlösser und Gärten (SPSG) – einem unserer inzwischen langjährigen Kunden – in einer Arbeitsgruppe unter dem Titel „Vom Aktenplan zur E-Akte – Erfahrung in der Zusammenarbeit mit Beratungsfirmen beim Records Management“ aus der gemeinsamen Projektpraxis zu berichten. Herr Oehlsen, Archivar der SPSG, eröffnete die Arbeitsgruppe mit der Schilderung der gemeinsamen Projektarbeit in den beiden Projekten „Erstellung und Einführung eines Aktenplans“ (2018) und „Einführung der E-Akte in der SPSG“ (seit 2020) aus Kundenperspektive und unsere Kolleginnen Anita Martinovic und Ute Arbeit ergänzten mit grundsätzlichen Erfahrungswerten für die Gestaltung von Projekten zur Transformation von der analogen zur digitalen Verwaltung von Schriftgut. Der Kollege Benjamin Jähne rundete den Input für die Arbeitsgruppe ab, indem er den Bogen über die E-Akte hinaus bis zum Archiv spannte und auch einen Ausblick gewährte, wie Archivgut in 100 Jahren genutzt werden und was daraus zu lernen sein könnte. Der anschließende Gedankenaustausch mit den Teilnehmerinnen und Teilnehmern im Arbeitskreis war trotz des späten Nachmittags so angeregt, dass wir deutlich über das avisierte Veranstaltungsende hinaus beisammen saßen.
Wir danken für die rege Beteiligung und die Einladung zum Gedankenaustausch an den Seddiner See.
von Erik | 3. Mai J | Digitalisierung & KI, E-Akte
Am 22. Juli 2015 machte sich ein Projektteam von drei Kolleginnen und Kollegen mit dem Auftrag auf den Weg nach München, den BFH bei der „Einführung der elektronischen Aktenführung in der Zentralabteilung der Verwaltung“ zu unterstützen. Was darauf folgte, war ein hausweiter Transformationsprozess, der neben einer Reorganisation des Hauses und der Umstellung auf die vollständige elektronische Arbeitsweise auch die Einrichtung elektronischer Sitzungssäle beinhaltete.
Nach der erfolgreichen Reorganisation des Verwaltungsbereichs und der Einführung der Elektronischen Verwaltungsakte (EVA) nahm der Justizbereich den Staffelstab am 26. April 2018 auf und begann mit der umfangreichen Aufnahme der organisatorischen und prozessualen Situation für die Einführung der elektronischen Gerichtsakte. Auch hier ging die Digitalisierung einher mit einer manchmal schmerzhaften, am Ende jedoch für alle Beteiligten zufriedenstellenden Reorganisation der Gerichtsgeschäftsstellen und Vereinheitlichung der Arbeitsabläufe. Obwohl die Corona-Pandemie in vielen Kundenprojekten zu einer Verlangsamung oder sogar Unterbrechung geführt hatte, ließ das Projektteam des BFH das Ziel der Einführung der elektronischen Gerichtsakte (EGA) nie aus den Augen, wodurch bereits im Jahr 2021 mit der Pilotierung in den ersten Senaten gestartet werden konnte.
Unser Projektteam blickt heute auf eine sehr konstruktive, zielorientierte und vor allem wertschätzende Zusammenarbeit zurück, welche am 19. April 2023 bei einem gemeinsamen bayrischen Frühstück mit Herrn Dr. Thesling (Präsident BFH), Herrn Wittwer (Vizepräsident BFH, Projektleiter EGA) sowie allen Projektbeteiligten einen würdigen Abschluss fand.
Wir danken allen Mitarbeitenden des BFH für dieses außergewöhnliche Projekt und wünschen ihnen weiterhin viel Erfolg bei der elektronischen Zusammenarbeit und auf ihrem Weg der digitalen Transformation.
von Erik | 20. Apr. J | Organisationsberatung, Personal
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Ein Beitrag von Viktoria Widera
Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir bereits einen kleinen Einblick in das Erstellen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen und die Digitalisierung des Posteingangs gegeben. Im heutigen dritten Teil berichten wir über die Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor. Viel Spaß beim Lesen!
Personalbedarfsermittlungen im öffentlichen Sektor
Für die Steuerung von Personalressourcen im öffentlichen Sektor ist die Personalbedarfsermittlung (PBE) ein zentrales Instrument. Einerseits dient sie als haushaltsbegründende Unterlage, andererseits stellt sie die Basis für Entscheidungen zur langfristigen und bedarfsorientierten Personalplanung dar.
Wichtige methodische Orientierung für die PBE bietet das Organisationshandbuch des Bundes. In diesem wird zwischen der quantitativen und der qualitativen PBE unterschieden. Erstere liefert einen Überblick über die Anzahl der erforderlichen Vollzeitäquivalente (VZÄ) nach Laufbahngruppen, die für bestimmte Aufgaben oder Prozesse erforderlich sind. Letztere gibt Aufschluss darüber, welche formalen Qualifikationen, Kenntnisse und Fähigkeiten hierfür benötigt werden. Die zentralen Fragen, die eine PBE beantwortet, sind also: Können die Aufgaben und Prozesse der Behörde durch den derzeitigen Personalkörper erfüllt werden? Und wenn nicht, im Rahmen welcher Aufgaben oder Prozesse sind welche weiteren Stellen zu schaffen?
Aufgrund unserer Erfahrung im Bereich Organisationsberatung werden wir von Kunden auf Bundes-, Landes- und auch kommunaler Ebene mit der Durchführung einer PBE beauftragt – häufig in Verbindung mit Prozessoptimierung und Aufgabenkritik. Ein klassischer Projektablauf sieht wie folgt aus:
Grundlage jeder PBE stellt eine umfassende Voruntersuchung dar. Dabei setzen wir in Zusammenarbeit mit dem Kunden Grundpfeiler der Erhebung, wie die Erhebungsbasis, die Erhebungsmethoden und den Betrachtungsbereich.
Anschließend beginnt die Ist-Erhebung: Identifiziert wird der erforderliche Aufwand für die Erledigung von Aufgaben oder Prozessen. Solche Mengengerüste können wir durch Methoden wie analytisches Schätzen oder Selbstaufschreibung entwickeln oder auf Daten stützen, die bereits durch Fachverfahren in der Behörde erhoben werden. Wie genau wir dabei vorgehen, ist abhängig von den behördenspezifischen Gegebenheiten: Liegen bereits valide und reliable Daten vor? Ist eine Voll- oder Teilerhebung gewünscht? Wie stark sollen die Beschäftigten im Rahmen der PBE eingebunden werden?
Der so errechnete Personalbedarf wird dem aktuellen Personalstand gegenübergestellt und Mehr- bzw. Minderbedarfe werden offengelegt. Durch die intensive Beschäftigung mit den Aufgaben und Prozessen unserer Kunden, den frischen Blick von außen und unsere Erfahrungen aus anderen Projektkontexten sind wir imstande, auf fundierter Basis Optimierungspotenziale zu identifizieren und Vorschläge in Bezug auf mögliche Neustrukturierungen von Aufbau- und Ablauforganisation zu machen. Wir überlegen zum Beispiel, ob und inwiefern Digitalisierung zu einem Qualitätszuwachs bei der Aufgabenerledigung führen kann, wie durch Parallelisierung und die Nutzung von Technologien Prozesse optimiert werden können und ob durch organisatorische Änderungen sinnvolleres Verwaltungshandeln möglich ist.
Am Ende des Projekts steht eine umfassende Dokumentation der PBE. Der Kunde erhält von uns die Berechnungstabellen sowie einen ausführlichen Bericht, der das Vorgehen, die PBE-Ergebnisse und je nach Umfang Optimierungspotenziale, Aufgabenkritiken und Zukunftsprognosen beinhaltet. Damit ist unsere Arbeit vorerst abgeschlossen, denn die tatsächliche Umsetzung der Personalressourcensteuerung und Prozessoptimierung liegt grundsätzlich in der Verantwortung der Behörde. Wie wir auch im Rahmen von Prozessmanagement-Projekten tätig werden, ist Thema des nächsten Beitrags.
von Erik | 30. März J | IMTB Insight
Seit 15 Jahren fahren wir einmal im Jahr nach Zinnowitz auf die Insel Usedom.
Aus allen Ecken der Republik (und darüber hinaus) reisten mehr Kolleginnen und Kollegen an als je zuvor. Unsere IMTB-Familie ist so sehr gewachsen, dass das Palace-Hotel (seit 2008 unsere Adresse) für diese Zeit anbauen muss.
Wie jedes Jahr gab es einen Mix aus Spiel und Spaß, Zahlen und Fakten, Strategien und Maßnahmen, Aperol Spritz und Fischergeist. Rituale, wie die traditionelle Mittagspause am Fischbrötchenstand, die gemeinsamen Abendessen und das nächtliche Tanzen in der Hotel-Bar dürfen auf Usedom nicht fehlen.
Es war wie immer ein Fest
Danke an alle Beteiligten, Organisatoren und die Geschäftsführung
Wir freuen uns auf USEDOM2024
von Erik | 8. März J | IMTB Insight
Seit über einhundert Jahren wird der Internationale Frauentag begangen. Weltweit demonstrieren an diesem Tag traditionell Frauen für Gleichberechtigung und gegen Diskriminierung. Und auch wenn sich bei uns im Kleinen schon Vieles richtig gut entwickelt hat, gibt es immer noch etwas zu tun.
Sei gern dabei, wenn es heißt:
Mehr Frauen in die IMTB.
Packen wir es an.
Gemeinsam.
