von Ute | 7. Mai J | Digitalisierung & KI, Organisationsberatung, Steuerung und Controlling
Gestern wurde in der Berliner „Schule an der alten Feuerwache“ in Treptow-Köpenick (Berlin) eine innovative Anwendung vorgestellt, mit der die Schulreinigung in den Berliner Schulen nachhaltig verbessert werden soll: die KleanBerlin-App.
In Anwesenheit von Dr. Torsten Kühne, Staatssekretär für Schulbau und Schuldigitalisierung, CDO Matthias Hundt, Staatssekretär für Digitalisierung und Verwaltungsmodernisierung in der Senatskanzlei und Schulstadtrat Marco Brauchmann wurde die App in einer Pressekonferenz vorgestellt und der Öffentlichkeit demonstriert. Gespräche und ein Rundgang mit der Schulleiterin und dem Hausmeister der „Schule an der alten Feuerwache“, Frau Michaela Gewand und Herrn René Balzer rundeten den Termin ab. Unser Kollege Ruben Drückler durfte allen Anwesenden die Funktionsweise der App vorstellen.
Die Ausgangslage
Das Ziel die Sauberkeit an Berlins Schulen zu verbessern, wird von Senat und Bezirken durch eine enge Zusammenarbeit in der AG Schulreinigung und über die Zielvereinbarung „Qualitätsverbesserung Schulreinigung“ intensiv verfolgt. Die IMTB durfte die Zielvereinbarung von Anfang an, also seit 2022, begleiten und war auch bei der App-Entwicklung von der Anforderungserhebung bis zum Rollout unterstützend und beratend dabei.
Im März 2022 haben sich der Senat und alle 12 Berliner Bezirke auf einen gemeinsamen Auftrag zum Thema „Auf dem Weg zu sauberen Schulen – Qualitätsverbesserung Schulreinigung“ verständigt. Aus diesem Grund wurde im vierten Quartal 2023 eine Onlinebefragung zur Zufriedenheit mit der Sauberkeit und Reinigung an 694 Schulen in Berlin durchgeführt. Diese ergab, dass Mängel bezüglich der Sauberkeit auf zu seltene sowie eine schlechte Qualität der Reinigung zurückgeführt wurden. Befragt wurden Schülerschaft, Lehrkräfte und Schulpersonal, Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeistern sowie die Eltern befragt.
Die KleanBerlin-App als Baustein für eine bessere Schulreinigung
Mit den Ergebnissen dieser Umfrage begann die konkrete Initiative für eine bessere Schulreinigung auf Basis eines digitalisierten Prozesses, für welchen die KleanBerlin-App ein wichtiger Baustein ist. Sie schafft mehr Transparenz, ein besseres Controlling und ermöglicht damit die Steuerung der Qualität der Reinigungsleistungen.
Mit Hilfe der neuen App protokollieren Schulhausmeisterinnen und Schulhausmeister auf Tablets den Zustand der einzelnen Räume. Mängel können auch per Foto dokumentiert werden. Die Anwendung wurde seit Sommer 2024 in Friedrichshain-Kreuzberg pilotiert, im Anschluss weiterentwickelt und seit Oktober 2025 schrittweise an den Schulen der Hauptstadt getestet und eingeführt. Mit der App soll es gelingen, die Kommunikation zwischen Schulen, Reinigungsfirmen und Bezirksämtern zu erleichtern, damit Probleme schneller behoben und Reinigungsleistungen besser kontrolliert werden können.
Wir sind stolz, dieses für die Stadt so wichtige Projekt begleitet zu haben.
von Ute | 28. Apr. J | IMTB Insight
Und weiter geht es in unserem 20-Jahre-IMTB-A-bis-Z mit dem Buchstaben E wie Engagement.
Schon bei Firmengründung im Jahr 2006 wurde es in unserem Firmenselbstverständnis formuliert: „Die IMTB übernimmt als Unternehmen gesellschaftliche Verantwortung“. Dieser Verantwortung kommen wir nicht nur unseren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gegenüber nach, sondern auch weit darüber hinaus. Für uns geht gesellschaftliche Verantwortung mit Engagement in viele Richtungen einher: Nachhaltigkeit, Klimaschutz, humanitäre Hilfe und Spenden sind dabei nur einige Beispiele. Die Art unseres gesellschaftlichen Engagements haben wir von Anfang an auf diverse Lebensbereiche ausgerichtet und können stolz sagen, dass sich aus vielen kleinen und großen Beispielen schöne Traditionen herausgebildet haben.
Gutes zu tun, bedeutet für uns dort hinzuschauen, wo Hilfe ganz besonders dringend vonnöten ist. Bereits im Jahr 2022 haben wir mit Blick auf den Krieg für die „Nothilfe Ukraine“ gespendet. In diesem Jahr war unser Kollege Erik dann gleich zwei Mal selbst vor Ort, um anzupacken: in enger Zusammenarbeit mit Karsten Fuhrken und der TMR Flüchtlingshilfe Ukraine Berlin e.V. sorgte er für humanitäre Unterstützung und erfreute mit mehreren weihnachtlichen Hilfsaktionen, wie dem Singen ukrainischer Weihnachtslieder für Kinder und Überbringen von Weihnachtsgeschenken für Senioren, die Menschen vor Ort.
Aber auch hierzulande unterstützen wir Menschen in Not. Unsere Kollegin Kirsten engagiert sich seit Jahren für die Kältehilfe, um Menschen, die auf der Straße leben, in den kältesten Tagen Wärme zu geben. Traditionell sammelt sie für diesen guten Zweck alljährlich auf unserer Weihnachtsfeier Spenden, eine Aktion an der sich unsere KuK gern beteiligen.
Vielfältig ist unser Engagement auch, wenn es um Kinder geht. Das bedeutet einerseits unseren Kolleginnen und Kollegen beste Möglichkeiten zu schaffen, um für Ihre Kinder da zu sein, z. B. in der Elternzeit und durch die Übernahme von Kitakosten oder bei der Schaffung flexibler Lösungen zum Arbeiten während der Ferienzeit. Darüber hinaus haben wir als Firma und unsere Kolleginnen und Kollegen im Rahmen ihrer IMTB-Ehrenamtstage in der Vergangenheit vielfach für Kinderprojekte, Kitas und Schulen Zeit und Geld gespendet.
Ein Teilaspekt von Engagement ist es aber auch, Kulturgut aus der Vergangenheit für nachfolgende Generationen zugänglich zu machen und für die Erhaltung von Dingen zu sorgen, die nicht für die Ewigkeit gemacht sind. Wie können wir da besser helfen als mit einem Katalogisierungs- und Digitalisierungsprojekt? Erst kürzlich haben wir den Landesmusikrat Berlin bei der Katalogisierung von am Ende fast 1.000 Akkordeons unterstützt, welche nun im Europa-Center ausgestellt werden.
Engagement kommt also in vielen Formen daher. Manchmal sind es große Projekte, manchmal kleine Taten und manchmal auch Partnerschaften, wie die, welche uns mit unseren Nachbarn vom Deutschen Theater verbindet.
Lesen Sie mehr über das gesellschaftliche Engagement der IMTB und unserer Kolleginnen und Kollegen unter unserem Hashtag „GutesTun“.
von Ute | 20. Apr. J | Digitalisierung & KI, E-Akte, IMTB Insight
In unserem IMTB-A-Z zum 20jährigen Firmenjubiläum sind wir mittlerweile beim Buchstaben D angelangt. Und was liegt näher, wenn man über die IMTB spricht, als D wie Digitalisierung?
Bereits seit 20 Jahren begleiten wir die Digitalisierung im öffentlichen Sektor und dennoch ist und bleibt die digitale Transformation eines der bedeutendsten Zukunftsthemen des Landes. Egal, ob interne Prozesse digitalisiert, Ablagesysteme ordnungsgemäß und revisionssicher digital gestaltet, die digitale Langzeitspeicherung von Daten ermöglicht oder Verwaltungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen online verfügbar gemacht werden, wir unterstützen unsere Kunden auf dem Weg „von analog zu digital“.
Bei der digitalen Transformation zu unterstützen, heißt dabei nicht einfach, IT-Wissen zu Kunden zu tragen, sondern eine Verknüpfung von Menschen, Organisation und Technik herzustellen, manchmal also eine Art Übersetzungsdienstleistung zu vollbringen. Dafür sind sowohl das technische als auch organisatorisches Know-how sowie viel Empathie und Sozial- und Methodenkompetenz vonnöten.
Methodisch hat sich über die Jahre unser selbst entwickelter Beratungsansatz, die „Erweiterte Soziotechnische System-Analyse (ESSA)“ bewährt. Mit ihr begleiten wir unsere Kunden aus Bund, Ländern, Kommunen und NPOs erfolgreich auf dem nicht immer einfachen Weg der digitalen Transformation. Unser Hauptaugenmerk liegt dabei auf den Beschäftigten mit ihren Arbeitsprozessen und dem Wirkungszusammenhang zwischen Informationen, Menschen und Technik. Denn es geht nicht nur darum, gesetzliche Anforderungen zu erfüllen und IT-Systeme einzuführen, sondern um Lösungen, die für Menschen konzipiert werden, Lösungen mit denen Menschen gerne arbeiten, Lösungen, die Bürger sicher und gerne nutzen.
Es ist unmöglich, Projekte und Erfolge herauszuheben, aber einer der größten Erfolge ist sicherlich, dass wir immer wieder von unseren Kunden unter die beliebtesten eGovernment-Beratungshäuser des Landes gewählt worden sind.
Wir sind stolz darauf, mit einer Ausnahme alle Verfassungsorgane der Bundesrepublik und viele weitere Bundesbehörden bei der Einführung der E-Akte Bund begleitet zu haben. Wir durften viele Bundesländer bei der Einführung der E-Akte unterstützen, so zum Beispiel Sachsen, Thüringen, Brandenburg, Rheinland-Pfalz und Berlin und auch im kommunalen Bereich waren wir in Bayern, Mecklenburg-Vorpommern, dem Saarland und vielen weiteren Bundesländern erfolgreich. Außerdem haben wir Stiftungen, wie die Stiftung Preußische Schlösser und Gärten, die Konrad-Adenauer-Stiftung und die Heinrich-Böll-Stiftung beraten.
Das Land Brandenburg durften wir darüber hinaus bereits 2009 als erstes Bundesland überhaupt dabei unterstützen, die elektronische Ausfertigung und Verkündung von Rechtsnormen umzusetzen. Brandenburg war damit das erste und lange Zeit einzige Bundesland, welches den gesamten Prozess von der Vorbereitung der elektronischen Ausfertigung bis zur elektronischen Verkündung des Gesetz- und Verordnungsblatts innerhalb eines medienbruchfreien digitalen Prozesses umgesetzt hat.
Wir haben an Fachpublikationen mitgewirkt und das erste Prozessmanagement-Handbuch der öffentlichen Verwaltung Deutschlands mit erarbeitet. Aber auch beim DOMEA-Konzept und am Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit waren wir beteiligt.
In der schönen, neuen, digitalen Zukunftswelt haben wir – wie sollte es anders sein – Expertise beim Thema KI aufgebaut und bereichern unsere Projekte an passender Stelle mit Ideen und Umsetzungen, die das Arbeiten von Menschen effektiver und zugleich angenehmer gestalten. Das Thema KI ist sicher das derzeit alles beherrschende, wenn es um Digitalisierung geht, und es ist wichtig, alle Potenziale, die sich hier bieten auszuschöpfen, denn Informationen, Menschen und Technik bleiben auch in Zukunft in Bewegung.
von Ute | 10. Apr. J | IMTB Insight
Gemeinsam ein Vierteljahrhundert IMTB – das muss man erstmal schaffen!
Zwei unserer Kolleginnen haben zusammen die 25 Jahre geknackt, denn Ute ist bereits 10 Jahre bei der IMTB und Katarina sogar 15 Jahre. Es gab also Grund zu feiern, und so haben die beiden eine kleine Jubiläumsparty ausgerichtet.
Nebst Blumen und Sekt gab es von der Geschäftsführung zur Feier des Tages eine kleine Urkunde und viele warme Worte. Während des Essens und Feierns ließ man so manch gemeinsamen Moment Revue passieren, denn eines ist klar: nach so vielen Jahren hat man gemeinsam viel erlebt! Für beide Seiten bedeutet diese langjährige Beziehung nicht nur Wertschätzung, sondern tiefes Vertrauen.
Unsere Katarina ist mit ihren 15 Jahren Betriebszugehörigkeit eine der langjährigsten Mitarbeiterinnen bei uns. Erst kürzlich haben wir ein Interview mit ihr geführt, in dem sie uns einiges über ihre Anfänge, die Arbeit, aber auch persönliche Geschichten zu berichten hatte. Zum Grund ihrer langen Zugehörigkeit findet Katarina klare Worte: „Fünfzehn Jahre irgendwo zu bleiben, spricht schon eine gewisse Sprache. Im Großen Ganzen herrscht bei der IMTB eine sehr nette Atmosphäre. Die Kolleginnen und Kollegen sind supernett und auch das Verständnis, das einem von Kolleginnen, Kollegen und Geschäftsführung entgegengebracht wird, ist nicht selbstverständlich. Wenn man mit den Leuten spricht, die woanders arbeiten und doch eher unglücklich sind, dann sage ich immer: ´Ja, ich bin bei der ITMB glücklich´.“
Auch Ute ist schon lange Teil der IMTB und wirkt nicht nur im Projektgeschehen mit, sondern auch im Marketing- und Kommunikationsbereich. Zwischendurch war sie woanders tätig und hat einige spannende Stationen im Lebenslauf zu verzeichnen. Doch sie kam zurück zur IMTB und ist seitdem geblieben. Über ihre Beweggründe zur Rückkehr sagt sie: „Mir waren die vielfältigen Erfahrungen in Wissenschaft und Verwaltung wichtig, aber am Ende gefallen mir die Projektvielfalt, das Arbeiten mit unterschiedlichen Menschen und auch die Reisetätigkeit. Und unser familiäres Klima bei der IMTB ist ohnehin unschlagbar.”
Ute und Katarina sind zwei überaus wertvolle Kolleginnen und wir sind glücklich, dass sie mit ihrem Wissen und ihrer wundervollen Art die IMTB Tag für Tag bereichern. Was kann man da noch sagen, außer: auf weitere 25 Jahre!
von Ute | 25. März J | Digitalisierung & KI, E-Akte
Nachdem wir uns im ersten Blogbeitrag zur Reihe „Digitalisierung in Europa“ dem Thema E-Akte in der DACH-Region gewidmet haben, schauen unsere Kollegin Isabella Helbach und unser Kollege Michael Trautmann in Teil 2 der Reihe nach Norden und nehmen die digitale dänische Erfolgsgeschichte unter die Lupe.
Warum Dänemark zu den digital stärksten Ländern Europas gehört
Eine für deutsche Ohren überraschende Nachricht sorgte Ende 2025 für Schlagzeilen: Dänemark hat zum Jahreswechsel die gesetzliche Beförderungspflicht für Briefpost abgeschafft. Dänemark ist somit das erste europäisches Land, das die staatliche Briefpost abschafft. Möglich wird das auch, weil die Behördenkommunikation dort seit Jahren digital organisiert ist. Wir nehmen die Meldung zum Anlass, im Rahmen unserer Reihe Digitalisierung in Europa den Blick auf unser nordisches Nachbarland Dänemark zu richten.
Digitale Identitäten als Grundpfeiler des digitalen Staats
In europäischen Benchmarks wie dem Digital Economy and Society Index (DESI) zählt Dänemark seit Jahren zu den Spitzenreitern bei digitalen öffentlichen Diensten. Dieses hohe Leistungsniveau fußt nicht auf einem einzelnen System, sondern auf dem orchestrierten Zusammenspiel nationaler Basiskomponenten. Die „Digital Government Strategy 2022–2025“ richtet Leistungen konsequent an Lebenslagen aus, fördert die rechtssichere Datenwiederverwendung nach dem Once-Only-Prinzip und baut proaktiv digitale Services aus.
Der Zugang zu digitalen Verwaltungsleistungen ist in Dänemark landesweit vereinheitlicht. Bürgerinnen und Bürger identifizieren sich bei der Nutzung von Angeboten der öffentlichen Verwaltung, aber auch bei Online-Käufen, mittels des staatlichen digitalen Identifikationssystems MitID. Die MitID ist das Ergebnis einer Zusammenarbeit zwischen dem öffentlichen Sektor und den Finanzinstituten des Landes. Das MitID-Konsortium besteht aus der Agentur für Digitalisierung, die den Staat, die dänischen Regionen und Kommunen repräsentiert und den Finanzinstituten des Landes, vertreten durch ihren Branchenverband, Finance Denmark.
Dänemark hat digitale Standards und digitale Kommunikation früh per Strategie und Gesetz verankert und schrittweise verpflichtend gemacht. Als wichtige Grundbausteine dieser Entwicklung gelten, neben der Etablierung der „MitID“ als einheitliche digitale Identität dänischer Bürgerinnen und Bürger, die Portale Borger.dk und virk.dk. Diese staatlichen Online-Portale erleichtern und zentralisieren den Zugang zu Verwaltungsleistungen.
Der digitale Briefkasten als zentraler Kommunikationskanal
Ein wichtiger Schritt zum ganzheitlichen eGovernment war die Etablierung der „Digital Post“ als verpflichtender digitaler Briefkasten, über den Bürger, Unternehmen und Behörden miteinander kommunizieren. Für die behördliche Kommunikation dient Digital Post als rechtssicherer Standardkanal zwischen Verwaltung, Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen. Für Privatpersonen bedeutet die digitale Behördenkommunikation, dass amtliche Schreiben in der Regel in der eigenen Digital-Post-Box eingehen, erreichbar über das zentrale Portal borger.dk mit Anmeldung via MitID.
Digitale Inklusion
Digital Post ist der Standard – aber auch in Dänemark soll niemand ausgeschlossen werden. Wer Digital Post aus besonderen Gründen nicht nutzen kann, kann sich befreien lassen. Daneben leisten auch Kommunen ihren Beitrag und bieten Hilfe zur Selbsthilfe, typischerweise in den „Borgerservice-Stellen“ und häufig in Kooperation mit Bibliotheken. Speziell für ältere Menschen ergänzen zivilgesellschaftliche Angebote die staatlichen Hilfen: etwa landesweite, niedrigschwellige IT-Kurse und individuelle Unterstützung der Seniorenorganisation Ældre Sagen zu Themen wie MitID und Digital Post. Auch Stellvertretungs- und Delegationsfunktionen sind vorgesehen. In Digital Post können Zugriffsrechte für Vertrauenspersonen eingeräumt werden; in der Unternehmenswelt sorgen „MitID Erhverv“ und „NemLog-in“ für geregelte Vertretungen.
Auch für Unternehmen ist Digital Post verpflichtend; das Unternehmenspostfach ist hier über das Portal virk.dk erreichbar. Die zentrale Kommunikation über Portale reduziert Mehrfacheingaben, weil Behörden gemeinsame Registerdaten wiederverwenden können. Kommunikationswege und Durchlaufzeiten verkürzen sich.
Elektronische Akten als Rückgrat digitaler Verfahren
Auch innerhalb der dänischen Behörden ist digitale Schriftgutverwaltung seit Jahren die Norm –sie verknüpft Facharbeit, Kommunikation und Archivierung und dient als Rückgrat digitaler Verfahren. Die elektronische Aktenführung in Dänemark stützt sich auf eine klare gesetzliche Basis, eine robuste IT-Infrastruktur und eine Kultur, die digitale Prozesse als Standard betrachtet.
In Dänemark gibt es keine einzelne, für alle Behörden gesetzlich vorgeschriebene Software, die für die zentrale Aktenführung verwendet werden muss. Stattdessen basiert das System auf Interoperabilität, Standards und gemeinsamen Rahmenverträgen. Behörden (Kommunen, Regionen, Ministerien) nutzen unterschiedliche Softwarelösungen, müssen aber Daten austauschen können. Viele kommunale IT-Lösungen (z. B. KIR – Kommunesystemet) sind standardisiert, um den Datenaustausch zu vereinfachen.
Behörden müssen sicherstellen, dass ihr gewähltes System den gesetzlichen Anforderungen der Arkivalieloven (Archivgesetz) entspricht. Zum Einsatz kommen E-Akte-Systeme (in Dänemark ESDH-Systeme genannt) verschiedener Hersteller. Sie ermöglichen es Behörden Anträge, Bescheide und Mitteilungen digital zu erstellen, bearbeiten und über Digital Post rechtssicher zuzustellen. . Dadurch bleiben Integrität, Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit dauerhaft gewährleistet.
Schlüsselfaktoren der erfolgreichen Digitalisierung
Die dänische eGovernment Strategie beruht auf gut aufeinander abgestimmten Bausteinen. Dänemark zeigt, wie gemeinsame Basiskomponenten und klare Inklusionsmechanismen zusammenwirken. Eine zentrale, breit genutzte eID, ein verpflichtender, sicherer digitaler Zustelldienst, gemeinsame Register und klare Archiv- und Sicherheitsstandards bilden das Fundament für eine effiziente digitale Verwaltung, die niemanden ausschließt.
