E-Akte-Beratung

Sie planen die Einführung einer E-Akte-Lösung? Sie wollen damit nicht lediglich den gesetzlichen Anforderungen gerecht werden, sondern ein System einführen, das auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist und mit dem Ihre Beschäftigten gerne arbeiten?

Wir unterstützen Sie, damit Ihre E-Akte-Projekte zu einem Erfolg werden. Dafür betrachten wir mit Ihnen gemeinsam Ihre Prozesse und den Lebenszyklus Ihrer Informationen – von ihrer Entstehung und Bearbeitung über die Langzeitspeicherung bis hin zur Archivierung bzw. Vernichtung. Wir beraten sie produktneutral hinsichtlich der fachlich und technisch zu Ihnen passenden Systemlösung und helfen Ihnen bei der Erarbeitung der notwendigen organisatorischen Festlegungen.

Dabei beraten wir Sie in dem Umfang, wie Sie es benötigen, beispielsweise zu folgenden Themen:

Beschaffung Ihres E-Akte-Systems

  • Unterstützung bei der Wahl der Verfahrensart
  • Konzeption und Durchführung von Workshops zur Aufnahme der Anforderungen
  • Erstellung von Leistungsbeschreibungen und/oder DMS-Anforderungskatalogen mit Anforderungen an die Hard- und Software, den Betrieb und die Dienstleistungen unter Berücksichtigung geeigneter Bewertungsmethoden
  • Entwicklung vergaberechtskonformer Eignungs- und Zuschlagskriterien
  • Erstellung der Vergabeunterlagen einschließlich Bewertungsmatrix, Preisblatt etc.
  • Unterstützung bei der Verfahrensabwicklung
  • Unterstützung bei der Erstellung von Vertragsunterlagen (Rahmenvereinbarungen, EVB-IT Musterverträge, Individualverträge)
  • Unterstützung bei der Verfahrensdokumentation sowie der Entscheidung zur Durchführung des Vergabeverfahrens

Einführung Ihres E-Akte-Systems

  • Bestandsaufnahme, Schriftgutanalyse, Prozessanalyse, Prüfung rechtlicher Rahmenbedingungen, Erhebung der Anforderungen für Fachverfahrensintegrationen
  • Erstellung bzw. Anpassung organisatorischer Regelwerke, bspw. Aktenplan, Schriftgutordnung, Dienst- und Handlungsanweisungen
  • Erstellung von Konzepten, bspw. Fach- und Konfigurationskonzept, Rechte- und Rollenkonzept, Betriebsführungskonzept, Poststellen- und Scankonzept, Testkonzept, Einführungskonzept, Schulungskonzept und Schulungsunterlagen, IT-Sicherheitskonzept, Datenschutzkonzept
  • Entwicklung von Lösungen für die Langzeitspeicherung und Archivierung
  • Unterstützung bei der Gremienbeteiligung
  • Durchführung von Einweisungen und Tests
  • Vorbereitung und Durchführung von Schulungen, z. B. zum System und zur Schriftgutverwaltung
  • Planung und Durchführung des Rollouts
  • Auf Wunsch Evaluierung

Entwicklung von Lösungen für die Digitalisierung von Posteingängen

  • Anforderungserhebung, Identifizieren von Eingangs- und Zielsystemen
  • Entwicklung von Soll-Prozessen zur Posteingangsbearbeitung inkl. Digitalisierung/Scannen
  • Durchführung und Auswertung von Mengenerhebungen
  • Entwicklung und Bewertung von Betriebsvarianten
  • Bewertung der Ergebnisse nach monetären und nicht monetären Faktoren (Kosten-Nutzen-Analyse/WiBe)
  • Unterstützung bei der organisatorischen und technischen Vorbereitung
  • Erstellung Schutzbedarfsanalyse
  • Erstellung Scan-Konzept und Verfahrensanweisung zum Ersetzenden Scannen

Durchführung von Schulungen rund um das Thema E-Akte

  • Anwenderschulungen für verschiedene Dokumentenmanagementsysteme
  • Schulungen und Trainings zur Schriftgutverwaltung
  • Entwicklung von digitalen Schulungsformation, z. B. modulare Anwendertrainings und Lernvideos
  • Workshops und Coaching für Führungskräfte
  • Workshops und Coaching für Projektleitungen

Projektmanagement

  • Agile und sequenzielle Vorgehensmodelle
  • Initiierung von Projekten zur Schaffung eines gemeinsamen Grundverständnisses und Durchführung einer Auftaktveranstaltung, auf Wunsch Erstellung eines Projekthandbuchs
  • Aufgaben-, Zeit-, Kosten- und Ressourcenplanung
  • Durchführung einer initialen Risikoanalyse und -bewertung
  • Projektsteuerung durch Meetings, Projektcontrolling, kontinuierliches Risiko-, Qualitäts- und Anforderungsmanagement
  • Projektkoordination
  • Stakeholdermanagement
  • Projektabschluss
  • Projektevaluation und -abschluss

Veränderungsmanagement

  • Erstellung eines Konzepts zum Veränderungsmanagement
  • Erstellung eines Kommunikationskonzept
  • Entwicklung und Planung von Maßnahmen zur Förderung der Akzeptanz im Rahmen des E-Akte-Projekts und Zusammenfassung in einem Maßnahmenkatalog
  • Unterstützung in der operativen Ausgestaltung des Veränderungsmanagements zu den Schwerpunktthemen Information und Partizipation, Schulungen, Anwenderbetreuung, Gesundheitsmanagement
  • Erstellung von Flyern, Präsentationen, Checklisten, Leitfäden, Plakaten, Werbemitteln
  • Erarbeitung Intranet-Auftritt
  • Durchführung von themen- und zielgruppenspezifischen Workshops und Schulungen

Wir wirken gemeinsam mit Ihnen darauf hin, dass Ihre E-Akte ein Werkzeug ist, das Ihnen die Arbeit erleichtert, ein Werkzeug, mit dem Ihre Beschäftigten gerne arbeiten.

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