Internationaler Frauentag
Seit über einhundert Jahren wird der Internationale Frauentag begangen. Weltweit demonstrieren an diesem Tag traditionell Frauen für Gleichberechtigung und gegen Diskriminierung.
Seit über einhundert Jahren wird der Internationale Frauentag begangen. Weltweit demonstrieren an diesem Tag traditionell Frauen für Gleichberechtigung und gegen Diskriminierung.
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Im Rahmen unserer Serie „IMTB@work“ haben wir zuletzt bereits einen kleinen Einblick in das Erstellen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen gegeben. Im heutigen zweiten Teil berichten wir über die Digitalisierung des Posteingangs. Viel Spaß beim Lesen!
Digitalisierung des Posteingangs
Die Digitalisierung des Posteingangs – also das Scannen – beschäftigt uns in nahezu jedem E-Akte-Projekt, da die schlussendlich digital vorliegenden Posteingänge einen zentralen Input-Kanal der elektronischen Akte darstellen. Der entscheidende Vorteil des Scannens liegt darin, dass beispielsweise Bürgerinnen und Bürger ihre Dokumente in Papierform beibringen können, die Verwaltung nach erfolgreichem Scan aber elektronisch weiterarbeiten kann. Als Quasi-Standard hat sich im öffentlichen Sektor dabei die Technische Richtlinie zum rechtssicheren, ersetzenden Scannen (kurz: TR RESISCAN) etabliert, nach deren Vorgaben wir ein Scan-Projekt üblicherweise ausrichten. Klingt dröge? Ist es nicht, denn solche Projekte umfassen regelmäßig strategische, IT-bezogene und organisatorische Aspekte, bei denen wir tatkräftig unterstützen dürfen.
So müssen wir häufig in einem ersten Schritt gemeinsam mit der Verwaltung überlegen, wie die neue Aufgabe künftig eigentlich wahrgenommen werden soll. Scannt die Behörde die Dokumente mit eigenem Personal in zentralen oder dezentralen Scanstellen? Schließt sie sich mit weiteren Behörden zu einem Scanverbund zusammen? Oder soll die Aufgabe gänzlich an einem externen Dienstleister vergeben werden? Um die Entscheidungsfindung zu objektivieren, kann mitunter auch eine Wirtschaftlichkeitsuntersuchung in Betracht kommen, mit der wir uns im ersten Teil dieser Serie auseinandergesetzt haben.
Nachdem also die grundsätzliche Strategie festgelegt wurde, steigen wir in die Konzeptionsphase ein. Dabei erarbeiten wir beispielsweise Soll-Prozesse, erheben Posteingangsmengen oder identifizieren die in der Behörde eingehenden Dokumentenarten und überlegen, wie mit diesen Dokumenten künftig umzugehen ist. Ein besonderes Augenmerk liegt zudem auf der Konzeption von Schnittstellen zu den anzusteuernden Zielsystemen, was meistens die elektronische Akte oder ein IT-Fachverfahren der Behörde ist. Der Architekt in uns kann zudem zum Vorschein treten, wenn Unterstützung bei der räumlichen Planung von zentralen Behördenscanstellen gefragt ist. Dann schauen wir gemeinsam mit den Beschäftigten vor Ort, wo die Scanner bestmöglich platziert oder wo Regale für die Zwischenlagerung von Papierdokumenten aufgestellt werden. Die Projektarbeit findet also nicht im stillen Kämmerlein statt, sondern lebt vom persönlichen Austausch zwischen den Beteiligten.
Die in der Konzeptionsphase generierten Informationen verarbeiten wir dann häufig in Ausschreibungsunterlagen zur Beschaffung von Scan-Hardware und Scan-Software. Die zu beschaffenden Geräte sind mitunter wahre Technikwunder und haben oftmals einen Warenwert von mehreren zehntausend Euro – pro Stück! Flexibles Arbeiten ist im Zuge der Ausschreibung immer dann gefragt, wenn Bieterfragen eingehen, die gemeinsam mit der Kundenseite innerhalb von definierten Fristen beantwortet werden müssen.
Sobald das Vergabeverfahren beendet ist und die Scanner mitsamt Software ausgeliefert wurden, unterstützen wir die Behörden zum Beispiel bei der Konfiguration von Scan-Profilen in der Software. Mit welcher Auflösung soll gescannt werden? Soll datensparend schwarz-weiß oder in Farbe gescannt werden? Welche Organisationeinheit soll die Scans empfangen? All dies sind Fragen, welche in einem Scan-Profil beantwortet werden. Natürlich testen wir auch das Zusammenspiel von Hardware und Software, bevor der Produktivbetrieb dann endlich beginnen kann.
Wer jetzt denkt, dass das alles ganz schön aufwändig klingt, der hat vollkommen recht. Deswegen versuchen wir in unseren Projekten auch immer darauf hinzuarbeiten, dass Dokumente von Anfang an elektronisch in der Verwaltung eingehen. Solange dies aber nicht vollständig gewährleistet werden kann, sind wir auch weiterhin in den Post- und Scanstellen dieser Republik anzutreffen.
Auch in diesem Jahr wollen wir Sie an unserem Stand beim Zukunftskongress begrüßen und mit Ihnen ins Gespräch kommen.
Im zehnten Jahr der Veranstaltung unter der Schirmherrschaft des BMI wechselt der Veranstaltungsort in den Westhafen ins WCC, einem neuen, kreativen und hippen Raum, laut CEO Oliver Lorenz.
Zukunftskongress Staat & Verwaltung
unter der Schirmherrschaft des BMI
Der Leitgedanke der diesjährigen Veranstaltung lautet:
„10 Jahre Zukunftskongress – Zeit für Neues“
Das gesamte Programm können Sie hier einsehen.
Sie finden uns an Stand 33.
Wir freuen uns auf den Austausch mit Ihnen!
IMTB@work oder: „Was wir eigentlich den ganzen Tag so machen“
Die IMTB hat ihren Schwerpunkt im Bereich der Organisations- und IT-Beratung der Öffentlichen Verwaltung. Dort fühlen wir uns wohl, dort kennen wir uns aus. Doch was hat es damit konkret auf sich? Welchen Aufgaben begegnen wir IMTB-Beraterinnen und -Berater in unserem Arbeitsalltag? Und wie gehen wir diese Herausforderungen an? Solche oder ähnliche Fragen kommen vor allem in Bewerbungsgesprächen immer wieder auf. Im Rahmen unserer neuen Serie „IMTB@work“ wollen wir deshalb einen Einblick in typische Projekte und Aufgabenstellungen geben, die wir gemeinsam mit unseren Kunden bearbeiten. Los geht es heute mit der Durchführung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im öffentlichen Sektor. Viel Spaß!
Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im öffentlichen Sektor
Die öffentliche Verwaltung ist dazu verpflichtet, für finanzwirksame Maßnahmen angemessene Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen (WiBe) durchzuführen. Solche finanzwirksamen Maßnahmen begegnen uns regelmäßig, sei es im Zuge der Einführung einer elektronischen Akte oder bei der Ablösung eines IT-Fachverfahrens. Im ersten Schritt überlegen wir demnach gemeinsam mit dem Kunden, welche Varianten im Rahmen der Betrachtung zu untersuchen sind. Meistens vergleichen wir zwei Varianten, nämlich den Weiterbetrieb des aktuellen IT-Systems gegen die Beschaffung eines neuen IT-Systems.
Im Anschluss sammeln wir Zahlen, Daten und Informationen zu den definierten Varianten. Dabei orientieren wir uns am Fachkonzept WiBe 5.0, herausgegeben von der Beauftragten der Bundesregierung für Informationstechnik. Das Konzept gibt in vier abschließenden Katalogen vor, welche quantitativen und qualitativen Kriterien für eine vollständige WiBe 5.0 zu erheben sind. Dies können – quantitativ betrachtet – beispielsweise Lizenzkosten, Pflege- und Wartungskosten oder Schulungskosten sein. In qualitativer Hinsicht wird zum Beispiel die Bedeutung der Maßnahme für die IT-Strategie einer Behörde oder der wirtschaftliche Nutzen für verwaltungsexterne Stellen wie Bürgerinnen und Bürger oder Unternehmen bewertet.
Die Informationserhebung ist sicherlich der aufwändigste Teil eines WiBe-Projekts. Wir führen Interviews oder Workshops mit den Fachabteilungen durch, sichten bereits vorhandene Konzepte auf verwertbares Zahlenmaterial, greifen auf vergleichbare Projekterfahrungen zurück oder stellen mit der Kundenseite qualifizierte Schätzungen an. Besonders spannend im Rahmen von Wirtschaftlichkeitsbetrachtung sind zudem Markterkundungen. Hierbei präsentieren potenzielle Anbieter ihr System und beantworten vorab übermittelte Fragen, beispielsweise zur Systemarchitektur, zum Lizenzmodell oder zur Vorgehensweise im Rahmen der Systemeinführung. Die Lernkurve hierbei: Unbezahlbar.
Nach dem Zusammentragen aller notwendigen Zahlen und Informationen beginnt die Ausarbeitung der Ergebnisdokumente. Diese Phase eignet sich perfekt für konzentrierte Tage im Home-Office und stellt damit einen Kontrast zur kontaktintensiven Phase der Informationsbeschaffung dar. Eine akkurate Arbeitsweise ist bei der Erarbeitung der Umsetzungsempfehlung zwingend notwendig, schließlich hängt davon häufig die Entscheidung ab, ob und in welchem Umfang Steuermittel zur Beschaffung oder Weiterentwicklung eines IT-Systems eingesetzt werden.
Im Zuge von WiBe-Projekten stehen wir mit dem Kunden teilweise über viele Jahre in Kontakt, da die Untersuchungsergebnisse in regelmäßigen Abständen aktualisiert werden. Erkenntnisreich sind insbesondere solche Überarbeitungen, in denen ursprüngliche Plankosten durch tatsächliche Ist-Kosten ersetzt werden. Die Betrachtung gewinnt dadurch von Mal zu Mal an Genauigkeit und ermöglicht der Verwaltung eine fortlaufende Erfolgskontrolle.
Das war der kurze Einblick zu Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen im öffentlichen Sektor und gleichzeitig der Auftakt unserer vierteiligen Serie. Demnächst geht es an dieser Stelle weiter mit einem Beitrag zur Digitalisierung des Posteingangs in Verwaltungsbehörden.